Quels que soient le secteur d’activité et les technologies en place dans l’entreprise, les avances sur frais professionnels restent monnaie courante. Transport, repas, hébergement… les salariés engagent des dépenses dans l’intérêt de l’entreprise, notamment à l’occasion de leurs rendez-vous clients et autres déplacements professionnels. A charge pour l’entreprise de les rembourser. Dans ce contexte, difficile d’échapper à la gestion des notes de frais. Dans un objectif de fiabilité d’une part, de gain de temps d’autre part, il s’avère essentiel de mettre en place un process performant d’approbation des notes de frais. Découvrez comment le logiciel de gestion de notes de frais N2F résout ces problématiques majeures, et au-delà…
Gestion des notes de frais : une politique claire de remboursement
Un modèle de note de frais doit répondre à des obligations qui garantissent la réalité des informations, notamment en cas de contrôle. Veillez à utiliser votre modèle de note de frais en suivant tous les conseils ci-après.
1ère étape pour optimiser le process d’approbation des notes de frais : mettre en place une politique claire de remboursement. Il s’agit pour le DAF, sous contrôle de l’employeur, d’établir et de communiquer auprès des salariés les règles relatives au remboursement des notes de frais. 2 enjeux à adresser à cet effet :
- Rappeler les catégories de frais professionnels remboursables. Toutes les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de l’exercice de sa mission peuvent faire l’objet d’une note de frais. Sont notamment inclus : les frais de transport, les frais de repas, les frais d’hébergement, les frais kilométriques en cas d’utilisation de son véhicule personnel par le salarié, les achats de documentation, les frais de télétravail.
- Définir les modalités de remboursement des frais professionnels. L’employeur arbitre entre un remboursement au réel ou au forfait. Attention, certaines dépenses ne peuvent être remboursées par octroi d’allocations forfaitaires, le remboursement des frais réels est alors obligatoire.
Définir une politique rigoureuse pour le remboursement des frais professionnels permet d’éviter les mauvaises surprises, de maîtriser les coûts et d’offrir de l’agilité aux salariés. La gestion des notes de frais, dès lors qu’elles sont établies conformément à la politique de l’entreprise, est facilitée.
Gestion de note de frais : un process de validation optimisé
2ème étape pour optimiser la gestion des notes de frais : mettre en place un process de validation à la fois rapide et fiable. Ce process inclut plusieurs étapes distinctes :
- La vérification de la note de frais : est-elle transmise à la bonne date ? Contient-elle toutes les mentions obligatoires ? Est-elle dûment justifiée ?
- L’approbation : une fois vérifiée, la note de frais est transmise par le manager à la direction financière.
- Le remboursement du salarié.
Le process de validation varie d’une entreprise à l’autre eu égard aux différents niveaux décisionnels en place, et peut inclure des étapes supplémentaires en fonction montant de la note de frais. Pour accélérer et simplifier la gestion des notes de frais, il est donc indispensable de se doter d’un logiciel d’automatisation permettant d’appliquer des process de validation personnalisés. N2F permet de paramétrer vos différents process de validation des notes de frais. A la clé : des économies considérables en temps et en argent.
N2F intègre également une fonctionnalité unique sur le marché : la vérification prédictive. L’IA contrôle et classe automatiquement les dépenses via un système de notation. La personne en charge est alertée en cas d’anomalie : le contrôle est effectué sur les seules dépenses suspectes. A la clé : un gain de temps considérable, une infaillibilité accrue.
La confiance n’exclut pas le contrôle. L’entreprise dans cet objectif a tout intérêt à s’équiper d’un outil logiciel performant pour récupérer, vérifier et traiter les justificatifs de dépenses professionnelles. N2F, conçu à cet effet, offre une solution clé en main :
- Le salarié soumet en ligne sa note de frais dématérialisée ;
- Le manager approuve la note de frais via un système multi-niveaux et conditionnel ;
- Le service administratif vérifie l’absence d’anomalies – détectées par surbrillance – et valide la note de frais ;
- Le service comptable procède au remboursement du collaborateur et à l’injection dans son logiciel comptable en un clic ;
- Le salarié est notifié du délai de remboursement.
