La récupération de TVA peut vous faire réaliser des économies considérables et améliorer la trésorerie de votre entreprise dans une large mesure. Et d’autant plus lorsque les sommes avancées par les collaborateurs dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions augmentent et se multiplient…
Mais encore faut-il connaître les règles applicables. Quels sont les différents types de TVA déductible ? Comment vous faire rembourser la TVA récupérable ? Frais de déplacement, carburant, dépenses de restauration, hébergement et parking : le point sur la récupération de TVA pour optimiser les finances de votre entreprise.
Sommaire :
1/ Qu’est-ce que la TVA récupérable ?
2/ Les différents types de TVA déductibles
5/ Automatiser le calcul et la récupération de la TVA
Qu’est-ce que la TVA récupérable ?
Commençons par rappeler la définition de la TVA récupérable.
💡 A noter : on parle indifféremment de TVA récupérable ou de TVA déductible.
La TVA, taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect récupéré par l’Etat par le biais des professionnels assujettis. C’est-à-dire que ce sont les entreprises qui collectent cet impôt, à charge de le reverser à l’administration fiscale. En contrepartie, les entreprises assujetties bénéficient du mécanisme de récupération de TVA.
TVA déductible et TVA collectée : quelle différence ?
- La TVA déductible est payée par l’entreprise lorsqu’elle achète des biens ou services à ses fournisseurs
- La TVA collectée est perçue lorsque l’entreprise vend des biens ou services à ses clients.
La TVA récupérable équivaut à la part de TVA déductible réglée par l’entreprise lorsqu’elle achète un bien ou service, et qu’elle peut déduire de la TVA collectée au moment de l’encaissement des règlements clients.
- Lorsqu’elle réalise une vente, l’entreprise affiche un prix HT (hors taxes) auquel elle applique le montant de la TVA. Le client consommateur paye le prix TTC (toutes taxes comprises), TVA comprise. L’entreprise encaisse le prix TTC, à charge de reverser à l’Etat le montant de la TVA collectée.
- Lorsque l’entreprise achète des biens ou des services pour ses besoins professionnels – investissements en équipement, repas d’affaires au restaurant… – elle paye également le prix TTC, TVA incluse. Grâce au mécanisme de récupération de TVA, l’entreprise se fait ensuite rembourser le montant de la TVA : on parle de TVA récupérable.
- Concrètement, la récupération de TVA s’opère par un jeu d’écritures au moment des déclarations. TVA Collectée – TVA Récupérable = TVA à payer à l’administration fiscale. On parle ainsi de TVA déductible.
3 cas de figure au terme de la formule de calcul précédente :
- Le montant de la TVA à payer est nul : dans ce cas, l’entreprise ne paye rien ni ne se fait rembourser.
- Le montant de la TVA à payer est négatif : l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA. Soit l’entreprise se fait immédiatement rembourser la TVA, soit elle opte pour un report de TVA sur ses déclarations ultérieures.
- Le montant de la TVA à payer est positif : l’entreprise paye, mais sachant qu’elle a ainsi bénéficié d’une réduction du montant de la TVA à reverser à l’administration fiscale.
Les différents types de TVA déductible
A priori, l’entreprise bénéficie de la récupération de TVA dès lors qu’elle engage des dépenses dans le cadre de ses besoins professionnels. Achats de matériel, documentation, abonnements à des services… de nombreux investissements permettent de récupérer la TVA.
Les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, de même, peuvent générer de la TVA déductible. A noter que les biens ou services achetés par les salariés doivent entrer dans le cadre de l’activité de l’entreprise et ne pas faire l’objet d’une utilisation privative supérieure à 90 %. Mais le remboursement de TVA n’est pas systématique. La TVA non récupérable en effet n’ouvre pas droit à déduction. Parmi les cas d’exclusion, on citera les dépenses de logement faites au bénéfice des dirigeants ou des salariés de l’entreprise mais également les biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale.
TVA récupérable et non récupérable, quelles sont les types de dépenses concernés ? Voiture, hôtel, restaurant, parking et carburant : le point sur les règles applicables.
#1 – TVA récupérable et hôtel
Le régime de récupération de TVA en matière de frais d’hébergement est strict : lorsque vous allez à l’hôtel, et ce même dans l’exercice de vos missions, il n’est pas possible a priori de récupérer la TVA.
Une exception à ce principe : vous bénéficiez de la TVA récupérable si la dépense vise l’hébergement d’un tiers de l’entreprise (un client ou un fournisseur) que vous invitez, par exemple. En vertu de l’annexe 2 du Code général des impôts, la TVA déductible s’applique également pour l’hébergement du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise.
🔎 Une nuance utile à connaître : si vous prenez le petit-déjeuner à l’hôtel, cette dépense est pour sa part concernée par la TVA récupérable. Il en va de même si vous optez pour la soirée étape. En effet, l’hébergement dans ce cas inclut la nuit à l’hôtel ou en chambre d’hôte, ainsi que le dîner et le petit-déjeuner.
Là encore, soyez vigilant : seule la nuitée est exclue du bénéfice de la TVA récupérable, le dîner et le petit-déjeuner seront quant à eux bien pris en compte pour la récupération de TVA. Dans tous les cas, qu’il soit ou non possible de récupérer la TVA sur une dépense d’hôtel, justifier la charge d’un point de vue comptable est nécessaire.
Pensez donc à demander et conserver une note de frais pour justifier des dépenses d’hébergement. Attention à obtenir une facture, et à pouvoir prouver que la dépense a bien été réalisée dans l’intérêt de l’entreprise.
#2 – TVA récupérable et restaurant
Vous bénéficiez de la TVA récupérable sur vos frais de repas et restauration.
Lorsque vous ou vos collaborateurs allez au restaurant, vous devez vous acquitter de la TVA au moment du paiement des repas. Son montant est récupérable et déduit de la TVA que vous reversez à l’Etat. Les repas d’affaires avec des clients ou des fournisseurs et les repas de fin d’année ou en réunion professionnelle, de même, bénéficient du mécanisme de récupération de TVA dans les mêmes conditions.
🔎 A noter : il existe aujourd’hui de nombreuses idées reçues sur la TVA déductible. En effet, certains entrepreneurs imaginent à tort que la TVA sur l’alcool n’est pas déductible. C’est faux. La TVA est récupérable au restaurant sur toute votre note. Il faut simplement distinguer la TVA à 20 % sur l’alcool et à 10 % sur la nourriture.
Notez que pour une dépense inférieure à 150 euros, un ticket de caisse suffit : vous devez simplement le prendre en photo et l’ajouter dans votre solution de gestion de notes de frais, telle que N2F. Pour une dépense supérieure, pensez à demander au restaurateur une facture avec notamment les coordonnées (SIRET) de l’entreprise et le montant de la TVA récupérable. Il faut rappeler que dans tous les cas, les noms, prénoms et sociétés des invités, le cas échéant, sont demandés par l’administration fiscale lorsque vous demandez la récupération de TVA.
#3 – TVA récupérable et parking
A l’occasion de vos déplacements professionnels en voiture, naturellement, vous êtes confronté aux problèmes de parking. La TVA, de 20% sur les dépenses de parking, est récupérable si :
- Les emplacements sont achetés ou loués pour répondre aux besoins de l’entreprise (personnel, client) et se trouvent à proximité du lieu de travail ou de la mission ;
- Il s’agit de boxes, garages, parkings publics (aériens, souterrains ou de surface) fermés par des barrières.
Il est possible de récupérer la TVA sur tous les types de véhicule (utilitaire comme de tourisme), mais celle-ci est uniquement récupérable pour le personnel de l’entreprise, y compris les dirigeants, et ses clients.
🚨 La TVA n’est pas récupérable sur les emplacements de stationnement situés sur la chaussée. Si vos salariés réalisent des déplacements professionnels, il peut donc être plus intéressant pour vous de leur conseiller de se garer dans des parkings publics plutôt que dans la rue.
#4 – TVA récupérable et carburant
Lorsque l’on aborde les déplacements, difficile de ne pas évoquer le carburant. C’est un point sensible pour les entreprises dans le cadre de la récupération de TVA.
Commençons par la TVA déductible pour les véhicules diesel puisque dans ce cas la situation est très simple :
- Dans le cadre d’une utilisation d’un véhicule utilitaire, vos notes de carburant font l’objet d’une TVA récupérable à 100%.
- S’il s’agit d’un véhicule de tourisme, seuls 80 % ouvrent droit à la TVA déductible.
Pour l’essence, la donne est différente. En effet, jusqu’en 2016, la TVA sur l’essence n’était pas récupérable. A présent vous bénéficiez de la TVA déductible, mais uniquement à hauteur de 60 % (que le véhicule soit utilitaire ou de tourisme). Le taux de récupération de TVA évolue chaque année par incrément de 20 %.
Depuis le 1er janvier 2022, l’entreprise bénéficie d’un alignement des régimes gazole/essence : la récupération de TVA est désormais possible à hauteur de 80 % pour l’utilisation de véhicules de tourisme, 100 % pour les véhicules utilitaires, quel que soit le type de carburant.
#5 – TVA récupérable et péage
Vous pouvez récupérer la TVA sur les tickets de péage, quel que soit le véhicule utilisé, dès lors que le déplacement présente un caractère professionnel.
#6 – TVA récupérable et véhicule
La location d’une voiture ouvre droit à récupération de TVA sous conditions. Le véhicule de société loué doit respecter au choix les critères suivants :
- La voiture dispose de 2 places à l’avant, sans dispositif de point d’ancrage permettant l’utilisation de sièges arrière.
- Le véhicule est un utilitaire, une camionnette ou un tracteur.
- La voiture devient un taxi, un véhicule auto-école ou un véhicule de location.
- Le véhicule dispose de plus de 8 places et se destine au transport des collaborateurs de l’entreprise sur leur lieu de travail.
La TVA est également déductible pour tous les frais d’entretien sur ces voitures de société (hors véhicules de tourisme) : interventions de réparation, produits et consommables (remplacement d’un rétroviseur, huile de vidange…). Cf. Article 206 annexe II du CGI. Attention : la TVA n’est pas déduite des frais kilométriques engendrés à la suite de l’utilisation de votre véhicule.
#7 – TVA récupérable et voyage
Les voyages d’affaires ou tous autres déplacements professionnels donnent lieu à l’établissement de notes de frais. Si l’entreprise peut déduire la TVA sur de nombreux frais lors d’un déplacement professionnel (repas notamment), les frais de transport sont exclus.
La TVA en effet n’est pas déductible des billets de train, ni des billets d’avion. La TVA n’ouvre pas non plus droit à déduction sur les notes de taxi ou les tickets de transport en commun.
Comment récupérer la TVA ?
Pour bénéficier de la récupération de TVA, veillez à respecter les règles applicables. Les conditions de TVA déductible varient notamment selon que la dépense ouvrant droit à TVA déductible est réalisée en France ou à l’étranger.
Récupération TVA française
Vous souhaitez bénéficier de la TVA déductible sur vos achats et dépenses éligibles en France ?
- Veillez à fournir une facture en bonne et due forme, avec mention du montant de la TVA déductible.
- Sachez que la TVA déductible suppose que le fournisseur soit assujetti à la TVA. Certains micro-entrepreneurs en franchise en base de TVA, par exemple, ne facturent pas de TVA déductible.
- En tout état de cause, sachez que seules les dépenses engagées à des fins professionnelles, dans le cadre de l’activité de l’entreprise, ouvrent droit à la TVA déductible.
Les conditions de déductibilité de la TVA vont donc porter sur l’exigibilité chez le fournisseur, l’affectation des biens et des services à des opérations imposables, et l’existence d’une facture conforme.
La condition d’exigibilité
Si le fournisseur doit verser la TVA à l’Etat alors son client pourra la déduire. A noter qu’une TVA qui a été facturée à tort, ne pourra pas être déductible. La loi de finances pour 2022 précise également que la TVA sur les acomptes qui seront perçus à partir du 1er janvier 2023 sera exigible au moment de leur encaissement. Pour les livraisons de biens, la date d’exigibilité de la TVA correspond à celle de la livraison ou celle de la facturation. Pour les prestations de service, elle correspond à la date de paiement de l’acompte ou du solde.
La condition d’affectation du bien ou service à des opérations imposables
Il s’agit en réalité de calculer le coefficient de déduction unique pour l’année. Deux coefficients sont à distinguer : le coefficient d’assujettissement et le coefficient de taxation, qui sont tous les deux égaux à 1 dans les entreprises soumises à TVA (hors ventes à l’étranger).
La condition de forme
La récupération de la TVA impose l’existence d’une facture mentionnant la TVA. Cela signifie que la déduction ne peut pas être acceptée si un bon de commande ou un devis sont présentés par l’entreprise. Les mentions obligatoires sont précisées à l’article 242 nonies A de l’annexe II du CGI.
Récupération TVA étrangère
Vous réalisez des dépenses dans un pays étranger ? Savez-vous que pour bénéficier de la TVA déductible à l’étranger, il suffit de remplir 3 conditions :
- Les frais sont engagés pour les besoins professionnels.
- Les achats ouvrent droit à récupération de TVA.
- La dépense est grevée de TVA, déductible eu égard à la législation de l’Etat dans lequel vous avez effectué la dépense.
💡 La TVA étrangère récupérable peut représenter jusqu’à 5 % du budget voyage de votre entreprise. Si l’on se penche un peu plus sur les chiffres relatifs à la TVA étrangère, on s’aperçoit pourtant que dans la grande majorité des cas, elle ne sera pas souvent récupérée. Cela représente une perte de 5,5 milliards d’euros . Comment expliquer un tel manque à gagner ? Règles en matière de TVA étrangère variant d’un pays à l’autre, processus de récupération plus complexe, justificatifs non-conformes… les causes expliquant la non-récupération de la TVA à l’étranger sont nombreuses.
Remboursement de TVA
Vous avez payé plus de TVA que vous n’en avez facturé ? Vous avez droit à un remboursement de TVA.
Sachez que cette situation n’est pas extrêmement courante, mais cela peut parfaitement arriver dans le cadre de dépenses de déplacements importantes ou d’un investissement majeur pour l’entreprise.
Si vous devez récupérer plus de TVA que vous n’en avez collecté, il est possible de faire une demande de remboursement. Il suffit pour cela de se rendre sur le site impots.gouv.fr et de faire une demande de remboursement de crédit de TVA si celui-ci dépasse 760 euros lorsque l’administration vous réclame un acompte trimestriel (si vous êtes au régime simplifié) ou un acompte mensuel (si vous êtes au régime réel). Pour cela vous devrez remplir le formulaire Cerfa n°3519. Il existe toutefois une autre solution : le report de crédit de TVA. Cette fois, vous pouvez demander que ce crédit soit imputé sur un prochain solde de TVA à reverser.
Naturellement, avant toute demande de remboursement ou de report, assurez-vous bien du montant de votre TVA récupérable en fonction des informations que nous vous avons livrées ici.
En cas de doute, n’hésitez pas à vous tourner vers votre expert-comptable qui saura vous conseiller en la matière. Car, nous l’avons constaté avec la TVA récupérable sur l’essence, les lois évoluent en permanence, votre expert-comptable se doit d’être au fait de celles-ci.
Enfin, il est possible d’imputer la déduction de la TVA sur une échéance future pour payer un autre impôt professionnel encaissé par le réseau fiscal de la Direction Générale des Finances Publiques.
Une application tout-en-un pour gérer votre TVA récupérable
N2F, solution de gestion de notes de frais réalise automatiquement ces calculs de récupération pour vous, y compris en cas de dépenses plafonnées par une politique de dépense d’entreprise. Notre logiciel de note de frais calcule également automatiquement la TVA récupérable dans les cas complexes de récupération de TVA qui dépendent de la classification du véhicule et de son énergie (et de l’année de la dépense pour le cas de l’essence).
Comme N2F peut s’interconnecter à tous les logiciels comptables du marché, vous n’aurez plus aucun calcul ni saisie à réaliser. Les sociétés clientes de N2F ont constaté – en plus d’une automatisation complète de la récupération de TVA- que leur montant de TVA récupérable a été optimisé de 3% par an !
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