Qui aurait pensé, il y a encore deux ans et dans un contexte professionnel massivement orienté vers le présentiel, que le télétravail prendrait tant d’ampleur ? Les usages en matière de travail mettent parfois des années à évoluer, et il est intéressant de voir que le télétravail, alors source d’angoisse pour certaines entreprises comme pour certains salariés, est devenu banal.
Car si le premier confinement nous a bien prouvé quelque chose, c’est que le télétravail est tout à fait possible sans risque de pénalisation de l’activité ! Saviez-vous que certaines entreprises avaient même observé un pic de productivité lors des confinements ?
Retour au bureau ou hybridation ?
Le rythme de travail s’est souvent imposé de lui-même dans les entreprises, composant au mieux avec les différentes mesures gouvernementales (confinements, couvre-feu, limite de déplacement, etc.). Mais la vaccination massive permet à présent d’avoir une visibilité à plus long terme, et certaines entreprises en profitent donc pour cadrer davantage le mode de travail.
Ainsi, certaines préfèrent voir les collaborateurs revenir dans les locaux à temps complet, alors que d’autres vont favoriser le travail hybride (en partie en télétravail, en partie en présentiel).
Or, si en mars 2020 le télétravail relevait d’une décision de l’employeur, poussée par le gouvernement, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Ce qui était une décision unilatérale devient donc un accord entre l’employeur et les salariés, d’où un changement de cadre.
Dans ce contexte, vous vous demandez quels sont les frais liés au télétravail, et comment communiquer auprès de vos équipes à ce sujet ? Pas de panique, on vous explique tout dans cet article !
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Frais remboursables en télétravail : que dit la loi ?
Commençons par le commencement : on parle de télétravail dès qu’un travail est réalisé hors des locaux, et ce de façon régulière.
Lors du premier confinement, la mise en place du télétravail a été considérée comme un cas de force majeure, nécessaire pour assurer la continuité de l’activité et la sécurité des salariés.
En revanche, la décision d’étendre le télétravail, hors contexte de pandémie, relève d’une décision commune entre l’employeur et les collaborateurs ou représentants du personnel.
Or, en matière de télétravail, deux directives coexistent :
- Le Code du Travail
- L’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005, s’appliquant à tous les secteurs professionnels représentés par les organisations patronales et syndicales.
💡 L’ANI est obligatoire pour toutes les entreprises appartenant aux organisations patronales et syndicales signataires, mais ses décisions peuvent être écartées par un accord d’entreprise, d’établissement ou de groupe sur le télétravail (mais pas par une simple charte).
Un salarié en télétravail a les mêmes droits et avantages que ceux des salariés présents dans les locaux, à situation égale. Selon l’ANI du 26 novembre 2020 portant sur le télétravail (étendu le 13 avril 2021), « les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur [dans toutes] les situations de travail ». Donc oui, les salariés peuvent prétendre à une prise en charge de leurs frais en télétravail.
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Quels sont les frais pris en charge en télétravail ?
Même s’il a déjà les équipements adéquats chez lui, le télétravail engage des coûts pour le salarié (électricité, achat de fournitures, chauffage…). Les coûts liés au télétravail sont considérés comme charges de caractère spécial, nécessaire à la réalisation de la mission du salarié.
Les accords dont nous avons parlé plus haut prévoient une prise en charge des frais liés au travail à distance ; en revanche, il est possible que votre entreprise ne relève que de l’un ou d’aucun des accords.
Le collaborateur en télétravail peut se faire rembourser des frais liés au local, à l’adaptation du lieu en télétravail ou aux frais matériels :
#1 – Les frais liés au local
Il s’agit des frais liés à l’utilisation de son local personnel pour un usage professionnel. Ils sont fixes (charges, loyers, etc.) et variables (électricité, chauffage, etc.).
#2 – Les frais liés à l’adaptation du lieu en télétravail
Si des aménagements sont nécessaires pour que le salarié puisse mener ses missions, il peut se faire rembourser certains frais, comme l’achat ou l’installation de prises (téléphone, ethernet, etc.). Le mobilier peut être remboursé jusqu’à 50% de la dépense réelle (sur justificatif).
A noter que les collaborateurs en situation de handicap ou ayant des problèmes de santé peuvent bénéficier d’un document attestant de la nécessité de ce matériel.
#3 – Les frais matériels
Il s’agit de l’ensemble des frais informatiques, de connexion et de fournitures (imprimante, ou consommables comme papier, cartouches d’encre, etc.). Notez que l’employeur peut décider de fournir du matériel informatique au collaborateur. Il peut aussi lui rembourser un achat s’il ne souhaite pas qu’il utilise son matériel personnel.
Si le collaborateur a besoin du téléphone dans le cadre de ses missions mais ne possède pas de téléphone professionnel, il peut être indemnisé des frais de communication.
Comment s’organise la prise en charge des frais ?
Si l’employeur y est tenu, la prise en charge des frais liés au télétravail peut se faire de 2 façons : par le remboursement des frais réels ou par une allocation forfaitaire.
- Remboursement des frais réels : dans ce cas, le collaborateur est remboursé après avoir réalisé une note de frais avec les justificatifs nécessaires.
- Allocation forfaitaire : elle est limitée, corrélée au nombre de jours effectués en télétravail chaque mois (10€ pour un jour de télétravail par semaine, 20€ pour deux jours de télétravail par semaine, etc.).
Le remboursement des frais comme l’allocation sont exonérés de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par les accords collectifs (source : URSSAF).
Selon le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), l’exonération ne peut se faire que dans les limites suivantes :
- 13€ par mois pour une journée de télétravail par semaine
- 3,25€ par jour de télétravail dans le mois
- Avec une limite mensuelle de 71,50€ pour ces deux montants.
💡 Attention, cette indemnité peut être considérée comme un complément de salaire, et donc soumise aux cotisations sociales, dès lors que la valeur du remboursement ne peut être justifiée.
Comment communiquer auprès des collaborateurs ?
Un changement dans le rythme ou les conditions de travail suppose souvent des contraintes ou des tensions. Afin que la mise en place du télétravail ou d’une hybridation se passe au mieux, nous vous recommandons de bien communiquer auprès des collaborateurs à ce sujet.
Si nécessaire, associez-vous avec le service communication de votre organisation, afin de préparer un document en interne. Listez-y :
- Les règles en matière de télétravail : est-il obligatoire, combien de jours par semaine, sous quelles conditions, etc.
- Les pré-requis pour pouvoir effectuer du télétravail : faut-il que les employés aient un bureau ? Qu’ils justifient de quelque chose ?
- Les modalités annexes : est-il possible de changer la fréquence ? Avec qui le salarié doit-il voir cela ?
Mais surtout, soyez clairs sur ce qui est remboursable ou non ! Vos salariés vont se poser beaucoup de questions à ce sujet. Préférez donc être clair sur les points qui vous concernent, afin de répondre à toutes leurs interrogations.
Comment mettre en œuvre la gestion des notes de frais ?
Afin de faciliter la gestion des frais de vos collaborateurs, en télétravail, en présentiel ou en hybride, nous vous conseillons de vous doter d’une solution de notes de frais.
En effet, la gestion des notes de frais peut être très chronophage pour vos équipes, en plus d’être une source de stress ou de tension. Effectivement, nombreux sont les salariés qui réalisent leurs notes de frais d’un seul tenant, occasionnant une surcharge de travail en comptabilité. De plus, entre les justificatifs à fournir, les différents tableaux à remplir et les validations à attendre, la gestion des notes de frais peut être source d’erreurs, et de rancœur pour les salariés qui attendent leurs remboursements.
Une solution de notes de frais vous permet de fluidifier ce process, que les salariés soient en présentiel ou en télétravail. En effet, il leur suffit de prendre en photo leur justificatifs : grâce au scan intelligent, toutes les informations importantes sont directement ajoutées sur la note de frais. Un système de workflow personnalisé réduit la validation à un simple clic. Enfin ,l’export en comptabilité permet de limiter les risques d’erreur.
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