La gestion des notes de frais a toujours été un calvaire pour une entreprise, pour toutes les parties concernées. La procédure de refacturation aux clients n’est pas toujours simple, effectuer un suivi analytique sur la rentabilité des projets est un casse-tête. Sans oublier le temps que perdent vos employés à venir à bout de cette tâche qui génère souvent de la frustration. Une véritable épreuve pour une tâche qui apporte peu de valeur ajoutée à votre entreprise. Pour parer à ce problème, la digitalisation de vos notes de frais est la solution dont votre société de service a besoin pour cesser de faire perdre du temps à vos employés. Voici pourquoi.
Société de service : faites gagner du temps à vos collaborateurs
La gestion des notes de frais a toujours été une tâche très chronophage. Avec une solution digitale, vos employés gagneront entre 30 et 50 minutes par mois en saisie de notes de frais. Du temps qu’ils pourront passer à réaliser leur mission principale, plutôt qu’à faire de l’administratif !
De plus, cela permettra de mettre fin aux problèmes engendrés par un ticket perdu. Sans justificatif, vous ne pouvez pas déduire les charges, la TVA et surtout, vous ne pouvez pas refacturer la dépense à vos clients, des coûts que votre société de services se retrouve obligée de prendre en charge. Vous allégerez aussi la responsabilité de gérer et conserver de nombreux tickets pour ceux qui sont souvent en déplacement.
Enfin, une gestion digitale des notes de frais devrait accélérer le processus de remboursement en le simplifiant. De fait, les notes de frais pourront être gérées au coup par coup, et ne seront plus systématiquement repoussées. Cela permettra aussi à vos collaborateurs de pouvoir suivre l’évolution du processus de remboursement.
Faire gagner du temps à votre service comptabilité
La digitalisation de vos notes de frais apportera aussi un vent de fraîcheur au sein de votre service comptabilité. En effet, le temps de traitement sera drastiquement réduit, puisqu’il ne sera plus nécessaire de passer du temps à déchiffrer l’écriture parfois illisible de certains employés sur leurs demandes de remboursement. C’est aussi du temps de gagné pour ces derniers, qui attendent le remboursement de leurs notes de frais !
Votre service comptabilité plus besoin de vérifier que les données saisies correspondent aux montants des justificatifs puisque le logiciel s’occupe d’extraire les données et de les importer automatiquement sur les logiciels de comptabilité.
Les sommes se refacturent automatiquement aux clients en fonction des règles prédéfinies (forfaits, plafonds différents selon les projets ou les clients…).
Enfin, une solution digitale vous fournira un suivi analytique de vos dépenses clair, en vous permettant de filtrer simplement les données selon les projets ou les clients…
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Limiter les risques de fraude
Un autre argument avantageux en faveur de la digitalisation de la gestion de vos notes de frais, c’est qu’une telle solution contribue à limiter les risques de fraude qui pèsent inévitablement sur votre société de service.
Avec le scan intelligent, les montants, types et motifs de dépenses sont saisis automatiquement, ce qui limite les tentatives de fraude au niveau de la saisie.
De plus, comme les règles de remboursement sont directement paramétrées dans le logiciel, il ne sera plus possible pour les collaborateurs d’être remboursés sur des montants supérieurs aux plafonds imposés.
Enfin, en simplifiant la gestion quotidienne des notes de frais, ceci permettra au service comptabilité d’avoir un meilleur suivi sur le respect des règles en vigueur. Cela est d’autant plus vrai que les intelligences artificielles sont capables de détecter les erreurs et irrégularités d’une demande de remboursement et émettent des alertes.
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Vous l’avez compris, implémenter une solution digitale de gestion de notes de frais est la solution idéale pour tous les collaborateurs de votre société de service concernés par la gestion des notes de frais. Cela allègera la charge de travail et la responsabilité liées à leur traitement, ce qui aura un impact positif sur la qualité de vie au travail de vos salariés. Tous les services reçoivent des alertes quand leur intervention est nécessaire sur le processus, qui est par conséquent nettement fluidifié. Et, cerise sur le gâteau, vos collaborateurs n’auront plus besoin d’être physiquement sur leur lieu de travail pour transmettre une note de frais. Un système gagnant – gagnant pour tout le monde !
