L’application N2F vous propose une grande variété de fonctionnalités permettant une gestion des notes de frais plus efficace. Faites gagner un temps précieux à vos équipes et optimisez votre budget.

Gain de temps et d’argent, comment N2F va révolutionner votre gestion des notes de frais ?

A travers cet article, vous allez comprendre en 10 points comment N2F va changer le quotidien de tous les collaborateurs de votre entreprise et pourquoi vous ne pourrez plus vous passer de cette application de gestion de notes de frais.

1 – Saisie des dépenses et photo du reçu

N2F est une application mobile de gestion de notes de frais qui vous permet de saisir vos notes au fur et à mesure. Oubliez le travail fastidieux de fin de mois pour donner à la comptabilité de votre entreprise vos reçus. Notre application est dotée d’un scan intelligent. Prenez une photo de votre facture avec votre smartphone, elle saura détecter les montants et les enregistrer automatiquement. Optez pour l’archivage à valeur probante et jetez toutes vos factures grâce à une dématérialisation complète du process. N2F est une solution simple, fiable et rapide.

2 – Calcul automatique des taxes

La TVA récupérable est calculée automatiquement, le travail de la comptabilité est naturellement allégé. Cette taxe est pré-paramétrée et adaptable à chaque dépense, l’application permet une gestion spécifique pour le carburant et il est possible d’anticiper un changement de taux. De plus, cette application de gestion de notes de frais permet une vérification administrative simple et rapide. Nous avons en effet développé une fonction “stabilo” qui permet de mettre en évidence via un code couleurs les informations essentielles (dépense non remboursable, plafond dépassé, etc.). Ces alertes visuelles permettent d’agir de suite en cas de problème.

3 – Des données exportées automatiquement

Les comptables adorent le logiciel N2F ! L’export des données se fait automatiquement vers tous les logiciels comptables du marché, plus aucune saisie n’est nécessaire. Exports vers des logiciels de comptabilité, exports PAIE ou exports spécifiques vers des webservices, avec N2F, tout est possible. Et pour un gain de temps toujours plus important, l’application permet de générer le fichier de remboursement (virement Sepa).

4 – Un suivi en temps réel des remboursements

Notre application de gestion des notes de frais a été pensé pour créer un climat de confiance en entreprise. Le salarié est informé en temps réel de l’action de la comptabilité. Qu’une note de frais soit validée ou qu’un souci soit rencontré au regard notamment des plafonds de budget, le collaborateur est prévenu.

5 – Un respect de la loi sur la gestion des notes de frais et du budget

Les entreprises ont besoin de respecter un budget préétabli en matière de frais professionnels, N2F les accompagne dans cette démarche. Ainsi, les gestionnaires peuvent recevoir une alerte en cas de dépassement de la politique de frais de l’entreprise afin d’assurer une meilleure gestion du budget, mais aussi de respecter les règles en vigueur. En cas de contrôle URSSAF sur la gestion de note de frais, vous pouvez présenter une gestion exemplaire et éviter un redressement. Le workflow de validation permet une gestion multi-niveaux, de relever ou baisser un plafond selon le poste tout en respectant la législation en matière de notes de frais, de valider ou refuser en temps réel grâce aux alertes visuelles.

6 – Une gestion complète des indemnités kilométriques

Le barème fiscal qui évolue de manière régulière est intégré à notre application de gestion de frais kilométriques. Toutefois, si vous souhaitez appliquer votre propre barème, aucun souci, N2F est personnalisable. Vous avez oublié de noter le nombre de kilomètres que vous avez parcourus ? Notre application intègre le module Google Maps qui calcule la distance pour vous. De plus, il est possible de mettre en place des trajets récurrents afin de limiter les saisies et gagner toujours plus de temps dans la gestion de vos frais de déplacement.

7 – Une application ergonomique accessible à tous

Avec N2F, nul besoin d’être un expert en informatique, tout a été pensé pour que chaque corps de métier puisse utiliser ses fonctionnalités et profiter pleinement de ses avantages. Nous proposons une application de gestion de notes de frais intuitive avec des menus clairs, des alertes visuelles et une personnalisation des icônes, des couleurs, etc., afin que chacun se sente à l’aise avec cette solution. Appvizer, comparateur de logiciels, a d’ailleurs accordé le prix de la meilleure ergonomie dans la catégorie notes de frais à N2F.

8 – Tout est configurable

Nous mettons en place un pré-paramétrage pour aider à faire vos premiers pas avec cette application. Toutefois, notre solution est entièrement personnalisable selon les besoins de votre entreprise, elle s’adapte à tous les profils. Vous pouvez ainsi créer vos propres catégories de dépenses professionnelles, gérer vos plafonds selon votre budget ou le niveau de vos collaborateurs, paramétrer les textes d’alertes de dépassement, modifier les taux de TVA, etc.

9 – Gestion multilingue et multidevise

Parce que certaines entreprises évoluent au niveau international, nous avons pensé qu’il était nécessaire de proposer une gestion à la fois multilingue et mutlidevise. La traduction informatique est de nos jours stratégiques pour toucher de nouveaux marchés mais elle nécessite du professionnalisme pour ne pas nuire à l’image de l’application. C’est pourquoi notre solution a été traduite soigneusement en 11 langues et 170 devises. Si vous êtes à l’étranger et que vous n’avez pas de réseau, pas d’inquiétude, N2F fonctionne également en hors ligne afin de gérer vos taux de conversion.

10 – Des statistiques et une analyse des données pour optimiser son budget

Enfin, notre option statistiques et reporting permet d’avoir en un instant une vision globale de la gestion de notes de frais dans votre entreprise, des dépenses réalisées et de la manière dont il est possible de les optimiser.  L’analyse des données se fait, quant à elle, grâce à une extraction multicritères et une extraction des justificatifs. Il est également possible de visualiser les dépenses refacturables et de déterminer le nombre de tickets restaurants à attribuer à chaque collaborateur.

Parce que nous sommes certains que notre application de gestion de frais est faite pour vous, nous vous proposons dès à présent un essai gratuit. 96 % de nos utilisateurs se disent très satisfaits. Et vous, quand pensez-vous rendre la gestion de notes de frais plus fiable et plus rapide ?