Véritable casse-tête pour les entreprises, peu importe leur taille et leur activité, la gestion des notes de frais est une activité chronophage qui est particulièrement sujette aux erreurs et imprécisions. Alors, comment s’en décharger ?
Sous l’impulsion du digital, de nouvelles solutions destinées à faciliter la vie des services comptables ont vu le jour au cours des dernières années. À la clé : un gain de temps évident grâce à un traitement optimisé et efficace des notes de frais. Une véritable révolution au sein de l’entreprise, tant pour les dirigeants que pour les collaborateurs.
Dans cet article, découvrez 4 bonnes raisons d’opter pour un logiciel de gestion des notes de frais !
Le logiciel de notes de frais : un gain de temps considérable
Comparée à un traitement des notes de frais via un tableur sur Excel à partir des justificatifs en format papier, la gestion faite à partir d’un logiciel dédié présente de nombreux avantages.
Grâce à une solution de gestion telle que celle proposée par N2F, le classement et l’archivage fastidieux des notes de frais n’a plus de raison d’être ! Les collaborateurs concernés ont pour simple mission de prendre en photo leurs justificatifs avec leur smartphone et le tour est joué. Le scan intelligent intégré à l’application récupère l’ensemble des données utiles pour l’enregistrement des notes de frais : montant, devise, date, taux de TVA… Ensuite, ces informations passent par un processus de vérifications opérationnelles et administratives avant d’être validées.
Les fonctionnalités prédictives de cet outil 100% dématérialisé permettent de multiplier par 5 sa productivité lors du traitement des notes de frais. Un sacré gain de temps au quotidien !
Au niveau de la conversion des devises ou encore des indemnités kilométriques, les calculs peuvent vite se corser et compliquer la gestion des notes de frais. Grâce au logiciel, cette typologie de frais est gérée automatiquement. Là aussi, le logiciel permet un gain de temps non négligeable, notamment pour les entreprises implantées à l’international ou sur différents sites géographiques. Les justificatifs sont traités en temps réel. Ainsi, les collaborateurs sont remboursés rapidement lorsqu’ils ont avancé des frais. Pas de tracas à ce niveau-là ! De leur côté, les tableaux de bord et l’analyse des données facilitent la gestion globale de la trésorerie de l’entreprise, ce qui offre plus de souplesse dans la gestion quotidienne. Génération d’états, décompte des titres restaurants ou encore gestion des dépenses refacturables : vous n’avez plus à vous en occuper. La belle vie, n’est-ce pas ?
L’amélioration des processus de gestion des notes de frais
Grâce à la fonctionnalité Smart Scan disponible sur l’application mobile, la collecte et l’enregistrement des justificatifs se font en deux temps, trois mouvements (ou presque). Le risque de faire des erreurs de saisie est sensiblement amoindri tandis que celui de perdre certaines données est totalement écarté. Vous pouvez enfin avoir l’esprit tranquille à ce niveau-là !
La possibilité de catégoriser les dépenses selon leur nature (hébergement, restauration, transport…) facilite grandement la tâche aux comptables de l’entreprise. Le traitement, l’analyse, la saisie des données ou encore le remboursement sont automatisés grâce au logiciel de gestion. Son utilisation permet également de rationaliser et d’uniformiser les processus par entité légale et par service, ce qui améliore la qualité du suivi des notes de frais par les directions respectives des différents départements. Ainsi, tout le monde est satisfait.
D’une façon générale, les logiciels de notes de frais assurent la fiabilité des données saisies ainsi que la sécurisation de leur stockage : des avantages non négligeables pour mener sereinement votre activité !
Une politique de frais mieux maîtrisée
Concernant la politique de frais de l’entreprise, elle est contrôlée de façon précise par le biais des outils de gestion comme celui destiné aux notes de frais. Grâce à l’analyse des usages et des différentes dépenses, il est plus facile de définir et déployer la politique de notes de frais la plus appropriée avec des plafonds d’avertissement cohérents. Stop aux dépenses inutiles et aux abus en tous genres !
Pour les managers et dirigeants de l’entreprise, la vision globale des dépenses liées aux notes de frais est bien plus simple à obtenir. Si certains collaborateurs tentent de frauder l’entreprise d’une quelconque manière, ces derniers se font rapidement repérer. Au-delà du monitoring des dépenses, cet outil se révèle aussi très utile en tant qu’aide à la prise de décision, notamment dans l’objectif de réduire les dépenses de l’entreprise pour améliorer sa rentabilité. Par exemple, il est possible de paramétrer l’outil de façon à ce que toutes les dépenses qui ne s’inscrivent pas dans la politique de frais de l’entreprise soient automatiquement rejetées. Le logiciel est totalement personnalisable, ce qui le rend adaptable à tous types de structures. Comme souvent, la flexibilité est la clé de la réussite, et N2F l’a bien compris.
Des économies et une meilleure productivité : le combo gagnant !
Utiliser une application mobile pour la récupération des notes de frais permet de s’occuper de leur traitement au fil de l’eau, et ce même si vous vous trouvez dans une zone sans couverture réseau. Vous êtes enfin libre de partir dans les zones les plus reculées du monde sans avoir la crainte d’égarer ou d’oublier de comptabiliser certaines notes de frais.
D’un autre côté, la suppression du traitement des justificatifs au format papier permet aux salariés de gagner du temps et d’être plus productifs au travail. Plus besoin de passer des heures à trier et scanner des justificatifs à la fin de chaque mois.
Quant au service comptable, il est sans doute le premier concerné par l’efficacité de ce logiciel de gestion. Les employés de ce département peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, plutôt que de relancer maintes fois les collaborateurs et d’éplucher les notes de frais à la recherche d’une éventuelle coquille. Les doublons sont détectés automatiquement par le logiciel qui se charge de les supprimer.
Opter pour un logiciel de gestion de notes de frais offre un confort appréciable au quotidien pour l’ensemble des collaborateurs, dirigeants comme employés. Chacun peut gagner en productivité en se déchargeant des tâches chronophages liées à la gestion des notes de frais. La gestion gagne en fluidité et les prises de tête quant aux notes de frais ne sont plus qu’un lointain souvenir !
Plus fiable et transparente, cette solution offre une vision claire et précise de l’état des dépenses et s’impose comme un excellent outil d’aide à la prise de décision. Il permet d’optimiser la gestion de la comptabilité et le fonctionnement de l’entreprise d’une manière générale. Une demande d’information ou une question ? Contactez-nous !
