En matière de gestion de notes de frais, l’administration publique ne fait pas exception. Frais kilométriques, remboursement des repas et des hébergements lors de déplacements… Les notes de frais des agents de la fonction publique représentent des tâches chronophages pour les services administratifs et peuvent rapidement devenir source d’erreurs et générer des coûts supplémentaires. Jusqu’à récemment, les règles de dématérialisation autour des notes de frais étaient relativement floues. Mais l’arrêté du 23 mai 2019 est venu fixer les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale et encadrer la numérisation des justificatifs des notes de frais. Désormais, il est possible de fournir des justificatifs numérisés pour justifier le remboursement des frais engagés par les agents. En plus de réduire les erreurs, cette méthode permet également de simplifier l’archivage et la consultation. En bref, elle facilite le travail des services administratifs. Explications.

Notes de frais dans le secteur public : quelles sont les règles ?

Les notes de frais remboursées

Cela concerne principalement les frais de transport domicile / administration dans le cas où l’agent de la fonction publique se déplace pour les besoins du service et en dehors de la commune dans laquelle se situe son service d’affectation ou de la commune où il réside. C’est le chef de service qui décide du moyen de transport le moins onéreux (transport en commun, véhicule personnel, taxi, deux roues) ou le plus adapté.

L’agent peut également bénéficier d’un forfait télétravail. Depuis le 1er septembre 2021, les agents de la fonction publique d’Etat, territoriale et hospitalière bénéficient d’une indemnité de 220 € par an ou 2,5 € par jour de télétravail.

Et afin de les encourager à privilégier les modes de transports doux et durables, la loi d’orientation des mobilités du 24 décembre 2019 a mis en place un forfait de 200 euros par an pour les trajets domicile / travail.

Les règles applicables en matière de remboursement des notes de frais

Les frais de missions 

Il existe également plusieurs règles  au sein de l’administration en matière de remboursement des frais de transports :

  • Si l’agent prend les transports en commun, l’administration remboursera les frais sous réserve de fournir les justificatifs de titres de transports.
  • Si l’agent se déplace avec son véhicule personnel, la règle veut que le chef de service l’indemnise :
    • Sur la base du tarif de transport en commun le moins onéreux (l’agent n’a pas voulu prendre les transports en commun alors qu’il aurait pu, il est donc remboursé en tant que tel).
    • Sur la base des indemnités kilométriques conditionnées au nombre de kilomètres parcourus et à la puissance fiscale du véhicule (cf. barème). Attention : elles ne couvrent pas les frais d’assurance ou de réparation en cas d’accident.
Barème indemnités km dans le secteur public

Exemple : un véhicule de 6 CV qui parcourt 100 km se verra appliquer une indemnité égale à

100 x 0,41 = 41 euros

Les frais de repas et d’hébergement sont également remboursés à hauteur de 17,50 euros pour les repas et de 70 euros pour les villes de moins de 200 000 habitants et 90 euros pour les grandes métropoles à l’exception de Paris où le remboursement peut aller jusqu’à 110 euros. Les travailleurs en situation de handicap bénéficient d’un remboursement des frais d’hébergement allant jusqu’à 120 euros, quel que soit le lieu.

Les frais de transport domicile / administration

Ils sont pris en charge à 50 % du prix de l’abonnement, dans la limite de 86,16 € par mois pour :

  • Les abonnements multimodaux à des entreprises de transports privées et publics (SNCF, RATP, etc.)
  • Les abonnements à un service public de location de vélos

Ces deux abonnements ne sont néanmoins pas cumulables.

Si l’agent utilise un véhicule personnel, deux solutions s’offrent également à lui :

  • Un abattement de 10 % sur son revenu imposable : l’administration applique automatiquement un abattement de 10 % pour tous les agents afin de couvrir les frais professionnels relatifs aux kilomètres parcourus et aux repas. Il est donc important de calculer ces frais pour savoir si cet abattement est avantageux ou non.

Exemple : un agent déclare 25 000 euros de revenus annuels. Il calcule 3 000 euros de frais. Seul 2 500 euros seront pris en compte par l’administration. Il peut alors être intéressant de déclarer aux frais réels.

  • Déduire le remboursement des dépenses kilométriques aux frais réels : si l’abattement de 10 % ne suffit pas pour couvrir les frais de l’agent, il peut les déclarer aux frais réels. Les frais domicile / travail sont intégralement pris en compte si l’agent habite à moins de 40 km de son lieu de travail dans la limite d’un aller-retour par jour. Au-delà, ils ne sont pas pris en compte sauf exceptions.

Exemple : un agent déclare 18 000 euros de revenus annuels. Ses frais représentent 1 000 euros par an soit 5,5 % de ses revenus. Il est donc préférable de choisir l’abattement fiscal.

Les avantages de digitaliser le traitement des notes de frais dans le secteur public

Dans ce cadre, l’adoption d’un logiciel de traitement des notes de frais présente plusieurs avantages.

  • Un gain de temps : les logiciels de traitement des notes de frais tels que N2F vous permettent de digitaliser rapidement tous les documents papier mais aussi de détecter et d’intégrer automatiquement les données de vos justificatifs. Il n’est donc plus nécessaire de tout saisir manuellement et la gestion des notes se fait de manière beaucoup plus rapide. Les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée sont ainsi réduites drastiquement.
  • Répondre aux demandes de l’administration fiscale : à l’image de la dématérialisation des factures, les pouvoirs publics souhaitent digitaliser un grand nombre de documents. Les notes de frais en font partie. Cela permet notamment de réduire les risques d’erreur et de fraudes mais aussi de stocker les données de manière sûre, au sein d’un logiciel adapté pour l’archivage à valeur probante.
  • Répondre au grand enjeu de transformation digitale des services de l’Administration publique : la digitalisation des notes de frais des agents publics est une étape franchie de plus dans la transition numérique des services publics initiée depuis 2017 dans le cadre du Grand Plan d’Investissement. S’entourer d’un partenaire de confiance comme N2F, qui connait les enjeux de déploiement que cela représente, garantit un traitement fluide et sécurisé des données extraites des notes de frais.
  • Un archivage adapté pendant 10 ans : dans le cadre de la digitalisation, les règles de stockage sont assez strictes. En effet, elle doit être à valeur probante, c’est-à-dire que le document doit répondre à certains critères tels que l’inaltérabilité, la légitimité et l’intégrité.

C’est dans le contexte réglementaire de l’arrêté du 23 mai 2019 que N2F, référencé auprès de l’UGAP, a créé une solution de digitalisation des notes de frais qui permet aux services administratifs d’extraire toutes les informations utiles d’une note (montant, date, TVA) et de les intégrer automatiquement au logiciel. Une fois prise en photo et intégrée numériquement, la note de frais est comptabilisée et vous pouvez même jeter sa version papier ! Demandez vite une démo.