Automatiser sa comptabilité est devenu la norme, grâce à des outils de plus en plus pointus destinés à gagner en efficacité et en précision. Parmi les tâches comptables qui peuvent être automatisées, on oublie pourtant souvent la gestion des ordres de mission.
Or, dans un environnement technique de plus en plus complexe, les responsables financiers et comptables doivent pouvoir s’appuyer sur des outils garantissant la précision, la conformité et l’efficacité de leur travail.
Dans cet article, nous vous expliquons en profondeur pourquoi l’automatisation des ordres de mission est cruciale, et vous donnons les clés pour bien choisir votre outil.
Ordre de mission dans le secteur public : qu’est-ce que c’est?
Un ordre de mission, temporaire ou permanent, est un document obligatoire pour les collaborateurs en déplacement professionnel. C’est l’ordre de mission qui permet d’anticiper les dépenses liées à une mission et d’en justifier le remboursement.
Dans le privé comme dans le public, il est édité par l’entreprise et autorise le déplacement d’un agent. Il doit préciser toutes les modalités relatives au déplacement professionnel :
- Type de mission
- Date
- Lieu d’exécution
- Moyen de transport jusqu’au lieu de la mission
- Informations sur le salarié
- Etc.
Surtout, ce document doit définir le budget nécessaire à l’accomplissement de la mission : l’entreprise ou l’administration délivrant l’ordre de mission s’engage à régler les indemnités de déplacement du collaborateur.
💡 L’ordre de mission est individuel et ne peut dépasser douze mois. Il est cependant possible de le renouveler, voire de le rendre permanent en fonction des missions.
Automatiser ses ordres de mission : quels bénéfices?
Pour les collectivités ou entités dont les collaborateurs se déplacent régulièrement, la production d’ordres de mission est particulièrement chronophage. C’est d’autant plus vrai si plusieurs acteurs sont impliqués dans le processus de validation !
Pourtant, automatiser les ordres de mission peut se faire très simplement, par exemple avec une solution de notes de frais, et les bénéfices sont nombreux pour le travail.
#1 – Conformité aux réglementations
Les collectivités territoriales sont soumises à des réglementations strictes en matière de dépenses publiques. Or, les erreurs dans la gestion des ordres de mission peuvent entraîner des problèmes de conformité coûteux.
Automatiser les ordres de missions garantit des documents conformes aux normes en vigueur, qui intègrent automatiquement les règles et taux de remboursement spécifiques à chaque mission.
#2 – Réduction des fraudes
Automatiser les ordres de missions renforce la transparence et la traçabilité du processus. Vos documents sont enregistrés et accessibles dans un espace de stockage numérique sécurisé, ce qui vous permet de réduire les risques de fraudes et d’abus.
#3 – Gain de temps et réduction du risque d’erreur
La création, la validation et la gestion des ordres de mission sont des tâches fastidieuses et chronophages. En automatisant la gestion des ordres de mission, vous éliminez la saisie manuelle des données. Vous gagnez ainsi du temps, que vous pourrez investir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De plus, passer par un logiciel pour gérer vos ordres de mission est une façon de minimiser les risques d’erreurs en garantissant la cohérence des informations.
🔎 A lire aussi : Ordre de mission dans la fonction publique : comment simplifier le remboursement des frais de mission ?
Comment automatiser les ordres de mission?
Il existe de nombreux logiciels d’automatisation ses ordres de mission : logiciels comptables, administratifs, ou solutions de notes de frais telle que N2F.
Tous ces outils offrent des fonctionnalités avancées pour la création et la gestion des ordres de mission. De plus, les données liées aux ODM sont intégrées directement dans votre système comptable, pour une traçabilité totale.
Voici les fonctionnalités qui sont pour nous essentielles au moment de choisir une solution pour automatiser vos ordres de mission :
- Connexion avec votre écosystème : la solution doit pouvoir s’interfacer avec votre système comptable existant pour synchroniser les données des ordres de mission en comptabilité. Les dépenses sont ainsi enregistrées au bon format et injectées directement, sans travail manuel.
- Personnalisation des modèles : la personnalisation permet d’adapter les ordres de missions en fonction des objectifs, tout en respectant les réglementations en vigueur : taux de remboursement, identité des collaborateurs, etc.
- Personnalisation du flux de validation : le worflow de validation doit être paramétrable, afin de s’adapter aux besoins de chaque service. Ainsi, une fois créé, l’ordre de mission est automatiquement transmis au(x) décideur(s). Après approbation, le document est systématiquement généré par le logiciel.
- Gestion des avances : les demandes d’avances ponctuelles ou permanentes sont idéales pour compléter le module d’ordre de mission. La déduction du remboursement peut être réalisée, ainsi que les fichiers d’écriture comptable pour injection en comptabilité.
- Intégration de l’IA : l’intelligence artificielle peut analyser toutes les demandes d’ordres de mission afin de détecter les anomalies, incohérences et potentiels risques de non-conformité.
💡 Chez N2F, nous vous recommandons d’opter pour une solution totalement paramétrable, qui s’adapte aux nécessités de votre collectivité. Effectivement, les besoins d’une mairie et d’une ambassade ne sont pas les mêmes !
Par exemple, une mairie pourra utiliser des modèles pré-configurés et mettre en place un circuit de validation automatisé pour gagner du temps. Une ambassade, elle, pourra injecter les ordres de mission directement dans son outil comptable afin d’avoir un suivi des dépenses en temps réel, et donc d’optimiser les ressources financières.
Vous l’avez compris, automatiser les ordres de mission est indispensable pour les responsables financiers et comptables de collectivités territoriales. Des outils spécialement conçus pour la gestion des ordres de mission, comme N2F, vous apportent des bénéfices non négligeables en termes d’efficacité, de conformité, de traçabilité et de gestion des finances.
Dans un environnement en constante évolution, choisir des outils numériques pour automatiser et assurer la fiabilité de certaines tâches est une réponse aux enjeux d’adaptation et de sécurisation auxquels font face les collectivités territoriales.
Et pour vous aider à gagner du temps dans la gestion de vos processus administratifs, nous vous avons préparé ces modèles d’ordres de mission permanents et temporaires en cliquant ici.
