Selon l’Agence de la transition écologique (Ademe), le papier représente 75 % des déchets de bureau. A lui seul, un salarié consommerait jusqu’à 3 ramettes de papier par mois sans qu’elles ne soient systématiquement recyclées. Pourtant, l’utilisation d’outils digitaux s’est largement développée dans les entreprises, ce qui devrait réduire considérablement l’usage du papier. Une tendance émerge d’ailleurs dans les entreprises et les administrations : le « 0 papier », qui s’inscrit dans une stratégie plus globale de RSE. Explications sur une démarche qui devrait, à terme, devenir la norme !
Qu’est-ce qu’une démarche RSE ?
Stratégie RSE : définition
La démarche RSE est apparue dans les entreprises françaises au début des années 2010 avec la publication de la norme ISO 26000 définissant 7 domaines d’application :
- Gouvernance de l’organisation
- Droits de l’homme
- Relations et conditions de travail
- Environnement
- Loyauté des pratiques
- Questions relatives aux consommateurs
- Communautés et développement local
D’après la norme, la responsabilité sociétale des entreprises se définit comme « la responsabilité des entreprises vis-à-vis des effets qu’elles exercent sur la société ». En d’autres termes, la RSE vise à faire en sorte qu’une entreprise demeure économiquement viable tout en ayant un impact positif sur la société.
La RSE repose sur 3 piliers :
- Le pilier économique qui concerne la tarification, la transparence envers les investisseurs, le soutien envers les fournisseurs/producteurs.
- Le pilier social qui instaure la diversité et l’égalité des chances dans les recrutements, le respect du droit du travail, etc.
- Le pilier environnemental dont l’objectif est la réduction de l’empreinte carbone liée à l’activité de l’entreprise et des déchets d’entreprise dont le papier représente près de 85 kg consommés par an et par salarié.
Démarche 0 papier : bientôt une obligation légale ?
Dans l’Administration publique, le mouvement en faveur du 0 papier a été initié dès 2018 par le Plan national de transformation numérique de la commande publique. Les services publics doivent réduire considérablement leur consommation de papier jusqu’à atteindre le 0 papier en privilégiant la dématérialisation. Rien qu’en coût d’impression des contrats de marchés publics, cette démarche permettrait d’économiser 117 millions d’€. La loi de Finances pour 2020 généralise progressivement le recours à la facture électronique entre les entreprises et avec l’Administration. A partir du 1er juillet 2024, les factures papiers dans les relations B-to-B seront interdites ce qui réduira drastiquement l’utilisation du papier.
Quels sont les avantages d’une démarche 0 papier ?
Une meilleure gestion et sécurisation des documents
Fini les papiers qui atterrissent par mégarde à la poubelle ou sont tâchés par du café. Désormais, les documents sont stockés dans un ordinateur, sans risque qu’ils ne disparaissent. Ils sont facilement modifiables, peuvent être partagés à tout le monde dans une logique collaborative, et peuvent même être signés électroniquement. En outre, les documents dématérialisés – lorsqu’ils ont vocation à être confidentiels notamment – assurent la sécurité des données qu’ils contiennent contrairement aux papiers qui peuvent finir entre les mains de collaborateurs non habilités. Vous pouvez y ajouter des accès sécurisés par exemple. Enfin l’archivage électronique est une garantie supplémentaire contre les incendies ou inondations qui peuvent détruire entièrement des papiers.
Une réponse au développement du télétravail
Le télétravail n’est plus une exception, c’est pourquoi il est indispensable pour un collaborateur de pouvoir travailler sur un document sans devoir être physiquement dans l’entreprise ou dans une administration, et sans dépendre d’un document papier. Le 0 papier, grâce à la dématérialisation, offre plus de flexibilité aux travailleurs.
Des économies
Un autre argument en faveur de la démarche 0 papier est évidemment les économies qu’elle permet de réaliser. Plus généralement, les coûts d’encre d’une imprimante, de son entretien, le prix du papier et l’affranchissement représentent des milliers d’euros qui seront vite économisés. Par exemple, le traitement complet d’une facture électronique représente quelques centimes d’euros contre 8 € pour une facture papier. L’économie se ressent également sur l’archivage. Une entreprise ou une administration gagnera de la place en archivant électroniquement ses documents plutôt qu’en monopolisant des espaces de stockage physiques.
Un impact positif pour l’environnement
La suppression du papier est évidemment une aubaine pour lutter contre la déforestation, la consommation d’eau et la coupe d’arbres. Si l’on remonte la chaîne de production, la fabrication de la pâte à papier représenterait à elle-seule 26 % du total des déchets mis en décharge d’après l’ONG The world Counts.
Quelles actions mettre en place dans son entreprise pour supprimer le papier ?
La démarche 0 papier implique un engagement fort et le respect d’un certain nombre d’exigences de la part de tous les collaborateurs de l’entreprise ou de l’administration. Elle se concrétise par la dématérialisation des procédures et des données tout en étant suffisamment au clair pour savoir que certains documents doivent rester au format papier.
Les entreprises ont donc tout intérêt à mettre en place un ensemble d’actions faciles à instaurer comme :
- Réduire le gaspillage en aménageant la mise en page des documents : recto/verso par exemple.
- Optimiser l’impression : imprimer en noir et blanc.
- Choisir un papier recyclé (certifié FSC®) ou qui minimise son impact écologique et labellisé Écolabel européen, Ange Bleu ou encore Écolabel nordique.
- Mettre en place des corbeilles à papier et recycler ce dernier.
- Utiliser des serviettes dans les toilettes ou des torchons dans la cuisine pour limiter le recours au papier ou au sopalin.
- Proposer des doubles écrans pour faciliter la lecture.
- Limiter le nombre d’impression par collaborateur ou intégrer des limitateurs sur les machines afin d’amorcer le processus de réduction des impressions.
La dématérialisation des procédures grâce aux solutions digitales est évidemment l’action la plus intéressante à mettre en place. Par exemple, l’entreprise peut utiliser des logiciels de gestion de tâches plutôt que d’utiliser des post-it ou du papier pour lister les tâches quotidiennes. Elle peut également dématérialiser sa gestion des notes de frais, consommatrice de papier, grâce à un outil comme N2F, notre solution digitale de gestion de note de frais, disponible depuis un ordinateur ou sur mobile. Fini les papiers, vos collaborateurs peuvent scanner leur justificatif de notes de frais depuis leur téléphone et ainsi participer à une démarche 0 papier. Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution dématérialisée de gestion de note de frais ? Demandez un essai gratuit.
