Vos transactions bancaires remontent-elles automatiquement dans votre logiciel comptable ? Vos emails indésirables atterrissent-ils dans une boîte “spams” ? Ces deux situations sont des exemples de l’utilisation de l’automatisation robotisée des processus, ou RPA.
Contrairement à ce que l’on peut penser, la RPA est déjà intriquée dans notre vie quotidienne : auto-complétion des formulaires, connexion à des applications… Chaque jour, la RPA facilite nos actions personnelles ou professionnelles.
Lisez notre article pour tout connaître de la RPA et savoir quels bénéfices elle peut apporter à votre business !
Qu’est-ce que la RPA ?
La RPA (eh oui, on dit “la” puisqu’on parle d’automatisation robotisée des processus) automatise les tâches répétitives dans un logiciel informatique.
Ces programmes sont basés sur des bots qui imitent les actions humaines, permettant de gagner en efficacité et en précision sur les tâches quotidiennes. La RPA peut se baser sur des règles prédéfinies, des modèles de workflow, ou des enregistrements d’actions pour exécuter les tâches de manière autonome.
Voici quelques exemples de l’utilisation de la RPA :
- Gestion de transactions comptables
- Extraction de données depuis le web
- Elimination des spams et indésirables de votre boîte mail
- Ecriture des transactions bancaire dans le livre comptable
- Automatisation du paiement des notes de frais
- Génération de rapports analytiques
- Copie de donnée
- Traitement des factures
- Mise à jour d’inventaire
- Etc.
La majorité de ces tâches faisant certainement déjà partie de votre quotidien, vous comprenez l’importance de l’automatisation robotisée des processus pour alléger votre charge !
Quels bénéfices de la RPA pour votre business ?
L’automatisation robotisée des processus a remanié nombre de pratiques professionnelles et commerciales classiques ou obsolètes.
Les processus sont rationalisés, vous permettant d’avoir plus de contrôle sur de nombreux aspects de votre business.
#1 – Augmentation de la productivité
Comme la RPA automatise des tâches manuelles, telles que la saisie de donnée, vous gagnez en efficacité et en productivité.
Plus besoin pour votre équipe de passer des heures à réaliser des tâches répétitives, comme la vérification manuelle des notes de frais. Le gain de temps offert par la RPA lui permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : chercher de nouvelles opportunités de croissance, attirer de nouveaux clients ou encore réfléchir à des stratégies innovantes, par exemple.
#2 – Contrôle de la santé financière de votre entreprise
C’est l’un des principaux avantages du RPA : réaliser des économies sans sacrifier l’intégrité ni la précision des actions et des données.
Par exemple, certaines associations ou entrepreneurs n’ont pas la possibilité d’embaucher un expert comptable à temps plein. Utiliser un logiciel comptable pour sa comptabilité quotidienne permet de sécuriser ses finances et de générer des rapports analytiques afin d’avoir une vision des flux financiers de son entreprise, tout en s’assurant d’avoir du budget pour passer par un expert comptable à temps partiel.
#3 – Davantage de précision
La RPA réduit le risque d’erreurs humaines, par exemple lors de la saisie de donnée ou à l’enregistrement d’une transaction.
Moins d’erreurs, ce sont aussi des rapports financiers plus précis, donc des décisions stratégiques éclairées pour le futur de votre entreprise.
Inutile de dire que la précision de la donnée financière est aussi cruciale dans le cadre de contrôles ou audits fiscaux, ou au moment de faire vos déclarations financières !
#4 – Augmentation de la satisfaction des employés et des clients
Implémenter la RPA peut également aider à augmenter la satisfaction de vos collaborateurs ou de vos clients. Par exemple, automatiser votre processus de facturation avec des logiciels RPA améliore votre image de marque car vos clients reçoivent un format de facture standard et immédiatement reconnaissable.
De même, une solution de notes de frais basée sur la RPA, telle que N2F – Notes de frais, facilite la création des dépenses de vos employés et accélère leur remboursement.
Quelles sont les solutions RPA existantes ?
Il existe trois types de solutions RPA sur le marché : assistée, non assistée et hybride.
- Une RPA assistée se définit par la collaboration entre humain et robot, par exemple un client appelant pour du support.
- Un programme RPA non assisté exécute des tâches sur la base d’un déclencheur automatisé ou programmé, comme accepter une transaction dans le logiciel comptable une fois qu’elle est validée par la banque.
- Une RPA hybride combine les caractéristiques de l’assistance et de la non-assistance.
Comment implémenter la RPA dans mon organisation ?
Gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est un poste sur lequel l’automatisation robotisée des processus peut considérablement alléger votre charge.
Ainsi, une application telle que N2F – Notes de frais extrait toutes les données importantes depuis une simple photo d’un ticket de caisse (date, montant, marchand, taux de TVA, etc.) et préremplit automatiquement la note de frais.
La RPA peut également :
- Récupérer les fichiers et les stocker dans un archivage à valeur probante
- Notifier en cas d’erreur, de doublon ou lorsque vous devez effectuer une action sur une dépense professionnelle (approuver, rembourser)
- Effectuer le rapprochement bancaire
- Réaliser le remboursement des collaborateurs une fois la note approuvée
- Produire des rapports analytiques par poste de dépense, service ou entité
- Gérer des cas spécifiques : entités, pays, devises, etc.
Pour le service comptable, c’est l’assurance d’avoir des documents en règles, et donc une façon d’accélérer le remboursement des salariés !
Gestion des factures
La RPA facilite grandement la mise en conformité à la réforme de la facturation électronique. En effet, les solutions basées sur la RPA permettent de :
- Récupérer les informations des factures depuis votre ERP et les reconstituer dans un format conforme (Factur-X, UBL ou CII)
- Récupérer les fichiers et les archiver avec valeur probante
- Mettre à jour le statut des factures et proposer des pistes d’audit fiables
- Produire des rapports analytiques.
Service client
L’automatisation robotisée des processus est souvent utilisée côté service client. Par exemple, si un client vous contacte en dehors de vos heures d’ouverture, il pourra recevoir un mail de réponse automatique.
Ceci permet au client de savoir que sa demande est bien prise en charge, et aux équipes d’avoir un historique afin de revenir vers ce client.
De même, la RPA peut être utilisée sous forme de chatbot afin de traiter rapidement et efficacement les demandes les plus simples, qui ne nécessitent pas forcément d’intervention humaine. En revanche, la personne sera mise en relation avec un conseiller dès que sa demande dépasse le champ du chatbot.
Informatique et sécurité
Protéger les données de vos employés et de vos clients est indispensable, particulièrement dans le contexte actuel d’augmentation des cyberattaques.
Des solutions basées sur la RPA surveille en permanence l’état de votre système, et vous alertent en cas de vulnérabilité, de fuite de données ou de tentative de piratage. Vous restez ainsi en alerte et pouvez protéger plus efficacement votre entreprise et ses données sensibles.
Prise de décision stratégique
Dans un environnement toujours mouvant, les décisions stratégiques d’une entreprise doivent pouvoir être prises rapidement. Par conséquent, les documents comptables et les données stratégiques doivent être tenus à jour et accessibles facilement.
Les solutions RPA offrent la possibilité d’obtenir des rapports analytiques à tout moment, vous permettant d’utiliser des données intègres pour prendre vos décisions stratégiques.
Workflow et communication
La RPA automatise une partie des tâches quotidiennes et des rappels et notifications nécessaires à l’avancement d’un projet.
Vous pouvez ainsi définir des workflows où chaque personne est notifiée lorsqu’elle a une tâche à accomplir (vérification, validation, mise en ligne, etc.). Ceci améliore la communication au sein d’une équipe, et la visibilité globale sur certains projets ou échéances.
Choisir une solution RPA
Il n’est pas tant question de se doter d’une seule et unique solution RPA que choisir différentes solutions combinant les avantages de la RPA, et qui pourront soutenir plusieurs processus internes.
En effet, c’est en combinant les pouvoir de logiciels basés sur la RPA que vous gagnerez en agilité et en clarté, aussi bien dans vos rapports financiers que sur la sécurité, la conformité et les flux de travail.
Afin d’identifier les postes sur lesquels l’aide d’une solution logicielle basée sur la RPA pourrait vous aider, nous vous conseillons de vérifier les points suivants ;
- Vos équipes passent-elles beaucoup de temps à saisir des données ?
- Vos processus, par exemple le remboursement des notes de frais, sont-ils longs et compliqués ?
Déterminer les lacunes de votre organisation est un excellent point de départ pour savoir comment améliorer l’efficacité, la productivité et la précision.
Ensuite, évaluez les offres du marché : quels sont les logiciels qui peuvent vous soutenir dans ces tâches ? Prenez le temps de comparer les solutions et d’impliquer les parties prenantes.
Pour résumer
La RPA est se fait discrète dans nos vies, mais est devenue indispensable à notre quotidien. Pour gagner en temps, en productivité et éliminer les tâches sans valeur ajoutée, des solutions logicielles agiles l’utilisant sont indispensables.
Un outil tel que N2F – Notes de frais ou N2F – Invoices utilise la RPA pour rationaliser les processus de soumission, de suivi et de paiement ou remboursement.
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