Sillonnant les routes de France, les visiteurs médicaux ont l’habitude de parcourir des kilomètres pour rencontrer les médecins, de quatre à six par jour. Avec la crise sanitaire et l’adoption de nouveaux comportements de travail, les alternatives aux déplacements professionnels se mettent en place comme la visioconférence ou la téléconférence. Néanmoins, pour ne pas perdre leur proximité avec leurs clients, les visiteurs médicaux sont encore loin de troquer leurs véhicules au profit de rendez-vous 100 % digitaux. Alors, quelle est réellement la réglementation en matière de remboursement des frais de déplacement pour les laboratoires qui les emploient ? Explications.
La réglementation autour du remboursement des frais professionnels des visiteurs médicaux
Les dispositions relatives au dédommagement des frais professionnels des visiteurs médicaux sont précisées dans l’article 3 de l’avenant II du 11 avril 2019 à la Convention collective nationale de l’industrie pharmaceutique. Elles concernent :
- Les frais de transport (Art. 3.1)
- Les frais de logement et de nourriture (Art. 3.2)
Les laboratoires doivent donc obligatoirement se référer à ce texte pour le remboursement des frais liés aux déplacements des visiteurs médicaux.
Les frais de transport
Selon l’article 3.1, « les frais de transport comprennent le remboursement des dépenses exposées par le salarié itinérant à l’occasion de son travail, pour effectuer sa mission, que ces dépenses se rapportent à l’utilisation de transports en commun ou à l’utilisation d’un véhicule autorisé ou fourni par l’employeur ».
En résumé, les frais de déplacement d’un visiteur médical en transport en commun sont pris en charge sur présentation d’un justificatif.
Si le visiteur médical utilise un véhicule de société ou son propre véhicule, il percevra des indemnités kilométriques selon le barème suivant :
Exemple : pour 6 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, le visiteur médical peut demander des indemnités kilométriques à hauteur de 3 048 euros selon le mode de calcul suivant :
(6 000 km x 0,308) + 1 200 = 3 048 euros
Outre le carburant, les frais kilométriques englobent plusieurs frais tels que la dépréciation du véhicule, l’achat de matériel de protection (casque, etc.), les frais de réparation et d’entretien, les dépenses pneumatiques et l’assurance du véhicule.
Les frais de logement et de nourriture
Traités dans l’article 3.2, les frais de logement et de nourriture des visiteurs médicaux sont également pris en charge par l’employeur à raison d’un forfait s’élevant à :
- 20,20 euros par repas hors du domicile,
- 53,80 euros par jour hors du domicile (nuit d’hôtel et petit déjeuner)*
*montants valables au 1er janvier 2023
Ces montants forfaitaires sont définis par l’ACOSS et revus régulièrement. L’entreprise peut également choisir de rembourser ses salariés aux frais réels, sur présentation de justificatifs.
N2F, une solution pour faciliter la gestion des notes de frais des visiteurs médicaux
Pour faciliter le travail des laboratoires pharmaceutiques, il existe des solutions numériques qui permettent d’automatiser la gestion des notes de frais. N2F est une application de notes de frais qui permet de gagner du temps grâce à de nombreuses fonctionnalités :
- Module Google Maps pour retrouver rapidement la distance parcourue
- Génération instantanée des justificatifs de déplacement
- Possibilité d’enregistrer les trajets favoris
- Intégration et envoi des factures et ticket de caisse via une simple photo sur smartphone
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