Mal gérée, la gestion des notes de frais peut très vite se révéler fastidieuse et chronophage. Comment instaurer une politique de gestion plus claire qui débouche sur un remboursement plus rapide ? Découvrez nos quelques conseils à suivre !
Lorsqu’un salarié effectue des dépenses personnelles dans le cadre de son activité professionnelle, il s’attend à être rapidement remboursé. En particulier, si les montants engagés sont importants. Un déplacement professionnel qui comporte plusieurs nuits d’hôtel, des frais de repas, des billets de train ou encore, d’avion peut en effet très vite grever son budget.
De son côté, l’entreprise a elle aussi tout intérêt à ce que les notes de frais soient remboursées au plus vite. A défaut, la motivation et la confiance des équipes sera forcément impactée. Et dans le cas de retards conséquents, la situation peut même aboutir à des litiges, potentiellement graves.
Découvrez nos 4 conseils à suivre pour que le remboursement des notes de frais collaborateur s’effectue plus vite et sans erreur. Garantissez ainsi un climat de confiance au sein de votre entreprise.
1. Encourager les collaborateurs à transmettre les notes de frais dans les délais
Pris par leur agenda, ou simplement par étourderie, les collaborateurs ont parfois tendance à remettre les notes de frais en retard. Pourtant, plus ils les transmettent tôt et plus vite ils seront remboursés. Faites en sorte de les inciter à y toujours penser, dans leur intérêt !
Instaurez, par exemple, une date butoir pour la présentation des notes de frais, qui incitera vos collaborateurs à agir vite. Si vous optez pour cette solution, veillez toutefois à bien communiquer sur l’intérêt à la clé. Expliquez pourquoi ce choix sera bénéfique pour tous et débouchera sur un remboursement plus rapide des frais engagés. Agissez pas à pas, étape par étape, en toute transparence et avec pédagogie. Ainsi, les changements seront mieux compris et mieux acceptés.
2. Repenser votre système de notes de frais
Si les notes de frais sont remboursées en retard ce peut être, aussi, parce qu’elles sont tout simplement mal faites. C’est souvent le cas lorsque les collaborateurs ont tendance à oublier de joindre leurs justificatifs ou encore, quand les notes de frais comportent fréquemment des erreurs de TVA.
Pour faire gagner du temps à tous vos salariés et notamment au service comptable, faites le point sur vos notes de frais et voyez comment les améliorer. Parallèlement, établissez une politique de remboursement des notes de frais plus claire et plus transparente. Commencez, par exemple, par répertorier les différents types de frais remboursés par l’entreprise, des transports, à l’hébergement en passant par les repas ou encore d’autres frais tels que l’achat de matériel. Pour tous ces postes, fixez un seuil maximal de dépense afin de préserver votre trésorerie. Proposez par exemple une enveloppe par hôtel, ou par repas. Vous pouvez aussi lier un partenariat avec une compagnie de taxis ou une chaîne d’hôtels et bénéficier ainsi de tarifs négociés.
Autre bon réflexe : opter pour des outils techniques qui simplifient la tâche de vos équipes tels que l’application de gestion des notes de frais N2F.
3. Faire gagner du temps au service comptable grâce à l’automatisation
Améliorer les notes de frais et revoir leur système de traitement permet d’améliorer la gestion de ces documents et les paiements. A condition, néanmoins, que cela ne crée pas de goulot d’étranglement du côté de la comptabilité… Car ce service peut alors très vite se retrouver submergé.
N2F apporte aux entreprises des réponses concrètes pour prévenir toute situation d’engorgement.
- L’automatisation du contrôle. Grâce à leur smartphone, il suffit au collaborateur de prendre la note de frais en photo. Puis le document est transmis en direct au service comptable et à d’autres interlocuteurs si besoin. Le scan intelligent intégré à l’application N2F permet de récupérer instantanément toutes les données utiles à l’enregistrement des notes de frais, telles que montants, devises, dates ou encore taux de TVA.
- La transmission des documents en temps réel. L’envoi des notes de frais et des éléments qu’elle contient se fait en direct. Les équipes comptables reçoivent ces informations au fur-et-à-mesure. Ainsi, pas d’embouteillage dans les services comptabilité, au cours des périodes critiques telles que les fins de mois.
4. Mettre en place des processus de validation efficaces
Le processus de validation et d’approbation de chaque note de frais collaborateur est une étape cruciale.
Pour les équipes comptables, qui très souvent passent encore par les fichiers Excel, c’est un travail potentiellement chronophage. Il faut en effet prendre le temps de vérifier chaque dépense, les éventuels oublis, le respect des budgets etc. Les risques d’erreurs et de pertes de documents sont importants.
La dématérialisation de la gestion de ces notes de frais peut vous faire gagner un temps précieux et permettre à votre entreprise de bénéficier d’une longueur d’avance.
Grâce à un logiciel de gestion de notes de frais tel que N2F, les données telles que montants, devises, dates, sont récupérées automatiquement. Puis, elles passent par un processus de vérification opérationnelle et administrative, avant d’être validées.
Intuitif et puissant, le logiciel de gestion N2F vous permet également de personnaliser les différentes étapes d’approbation et de se plier ainsi aux besoins propres à votre structure. Les notes sont directement envoyées aux bons interlocuteurs. Les fichiers d’écriture comptable sont automatiquement générés ainsi que les virement SEPA pour le remboursement des collaborateurs. La boucle est ainsi bouclée !
Remboursez vos équipes plus rapidement de leurs notes de frais grâce à l’application N2F. Ergonomique et paramétrable à l’envi, la solution permet une dématérialisation complète du processus de gestion des notes de frais collaborateur et vous offre un large panel de fonctionnalités. Faites gagner du temps à vos salariés, optimisez votre budget et visez la performance !
