Tout au long de l’année, les collaborateurs d’une entreprise sont amenés à engager des frais en lien avec leur activité professionnelle : hébergement, transport, repas… En plus de s’avérer coûteuse, la gestion des notes de frais peut rapidement devenir chaotique et semer la pagaille au sein du service comptable si elle n’est pas encadrée.
Instaurer une politique des notes de frais et des remboursements est donc indispensable. Elle permet de sensibiliser les employés aux règles à respecter pour gérer leurs notes de frais et en faciliter le suivi. Dans cet article, découvrez quelques bonnes pratiques pour mettre en place et optimiser votre politique de remboursement des notes de frais !
Une politique de remboursement de notes de frais claire
Avant d’instaurer une politique de frais dans votre entreprise, vous devez vous assurer de répertorier absolument toutes les typologies de frais que votre entreprise rembourse en fonction de son fonctionnement, de son activité et des besoins de ses collaborateurs.
Au regard de la loi, vous devez remplir quelques obligations. Les collaborateurs doivent être défrayés par leur employeur pour les frais suivants :
- les transports pris dans le cadre d’un déplacement professionnel,
- l’hébergement si le lieu du déplacement est situé à plus de 50 kilomètres ou 1h30 du domicile en transports en commun,
- les repas pris pendant toute la durée du déplacement professionnel,
- les autres frais liés directement à l’exercice professionnel tels que l’achat de matériel ou d’outils dématérialisés comme les logiciels SaaS.
Pour une gestion facilitée et une meilleure lisibilité, la politique de remboursement peut être subdivisée en différentes catégories selon les postes de dépenses les plus fréquents : transports en commun, hébergement sur le territoire national, frais liés aux missions à l’étranger, repas d’affaires…
Dernier point, et non des moindres : fixez systématiquement un seuil de dépenses pour chaque typologie de frais afin de limiter les abus et préserver votre trésorerie. Par exemple, inciter vos collaborateurs à prendre des billets d’avion en classe économique dans la mesure du possible. Pour ce qui est des hôtels et repas, proposez une enveloppe budgétaire à ne pas dépasser par jour et par personne.
Une politique de remboursement de notes de frais flexible
Il est bien évidemment indispensable de fixer des limites afin de donner un cadre à votre politique de gestion des notes de frais. Cependant, veillez à ne pas fixer des règles trop contraignantes pour vos collaborateurs. L’idée est de leur permettre de réaliser leur mission dans les meilleures conditions possibles de façon à ne pas entraver la qualité de leur travail, tout en limitant les abus. Au cours d’un déplacement professionnel, vos employés n’ont pas besoin de prendre leurs repas dans des restaurants gastronomiques, ni de dormir dans des hôtels luxueux. La politique de dépenses de votre entreprise doit donc être raisonnable sans être trop stricte pour autant.
Notez également que d’un pays à l’autre, les prix peuvent très fortement varier. Prenez l’habitude de vous renseigner en amont afin d’adapter votre politique de remboursement de façon cohérente.
Pour optimiser la gestion de vos frais et avoir une vision précise de vos dépenses, tisser des partenariats avec une chaîne d’hôtels ou une compagnie de taxis peut s’avérer très avantageux. Cela vous permettra d’avoir un carnet de bonnes adresses auprès desquelles vous bénéficierez de tarifs négociés.
Dans une optique de self-booking, vous pouvez inciter vos salariés à planifier leurs déplacements à l’avance via votre politique de remboursement pour une plus grande maîtrise des dépenses.
Une autre option s’offre à vous : celle de la politique de frais progressive. Elle consiste à sensibiliser vos collaborateurs sur le fait que de nouvelles dispositions vont être prises à partir de telle date. Pour éviter un changement trop brutal susceptible de braquer vos équipes, jouez la carte de la transparence avec pédagogie.
Une politique de remboursement transparente et accessible
Si vous voulez que votre politique de frais soit acceptée et surtout respectée de tous, vous devez tout mettre en oeuvre pour la rendre compréhensible aux yeux de vos collaborateurs. Si elle doit répondre aux obligations juridiques et légales de votre secteur, ce n’est pas pour autant qu’elle doit être ponctuée de citations de textes de lois en tous genres. Leur présence ne fera que compliquer sa lecture et sa compréhension. Avant tout, ce document doit être facilement accessible par tous : pensez à le proposer sous différents formats !
Les dirigeants et collaborateurs aux postes les plus hauts placés doivent faire preuve d’exemplarité s’ils souhaitent que leur politique soit acceptée et respectée de tous. Pour faciliter cette application, une harmonisation des process est conseillée. Tout le monde est logé à la même enseigne et chaque salarié doit procéder d’une façon identique pour se faire rembourser les frais qu’il a avancés.
Enfin, veillez à mentionner de façon claire et précise dans votre politique de remboursement si les frais sont pris en charge à hauteur d’un forfait prédéfini ou calculés aux frais réels.
Clarté, flexibilité et transparence sont les maîtres-mots d’une politique de remboursement juste qui fait l’unanimité. Pour faciliter d’autant plus son accessibilité, cette dernière doit exister sous un format dématérialisé. Grâce à un logiciel de gestion de note de frais zéro papier tel que N2F, vos collaborateurs ont la simple mission de prendre en photo leurs factures depuis leur téléphone. Ensuite, ces dernières sont automatiquement transmises au service comptable. Par ce biais, les règles qui régissent cette politique de frais sont facilement communiquées à vos collaborateurs et les textes explicatifs sont personnalisables au gré des évolutions.
Plafond bloquant, plafond d’avertissement, montant forfaitaire ou encore nombre d’occurrence maximum pourront être définis de façon simple et flexible. Afin de s’adapter parfaitement à l’activité de votre entreprise, la politique de frais peut être adaptée à chaque catégorie d’utilisateurs en fonction de ses caractéristiques.
En respectant les quelques bonnes pratiques énoncées dans cet article, vous pourrez simplement et rapidement mettre en place une politique de remboursement ou de dépense qui sera respectée par l’ensemble de vos collaborateurs.
