Dans le cadre de son activité, une entreprise peut engager des dépenses annexes au cours d’une mission pour son client. En pratique, ces frais sont remboursés aux salariés qui les ont avancés (notes de frais), puis refacturés au client. Ce processus reste complexe et oblige les services de comptabilité à composer avec les règles comptables et fiscales en la matière. Que faut-il retenir sur la refacturation des frais professionnels ? Nos explications dans cet article.
Refacturation des frais professionnels : de quoi parle-t-on ?
Lorsque l’on parle de frais professionnels, on pense généralement aux frais de repas, d’hébergement, de voyage mais aussi aux frais de formalités et d’enregistrement (par exemple, des droits de greffes), d’affranchissement ou encore de transport. Dès lors, soit l’entreprise refacture son client à l’euro près, soit elle applique une marge (par exemple, quand la prestation rentre dans le cadre d’un marché).
L’entreprise doit alors rester vigilante. Le remboursement de ces frais va entrer dans son chiffre d’affaires et ainsi, être soumis à la TVA mais aussi à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR), selon son régime d’imposition, pour les marges réalisées.
Par principe, si la TVA n’est pas récupérable, alors l’entreprise refacture à son client les frais supportés sur la base d’un montant TTC. Dans le cas contraire, l’entreprise refacture les frais engagés sur la base du montant HT.
Deux exemples pour illustrer ces propos :
#1 – Un consultant d’une société de conseil doit voyager dans le cadre de sa mission pour un client. Il achète un billet de train de 180 euros pour lequel la TVA n’est pas récupérable, contrairement à des frais de repas. La société de conseil, qui l’emploie, refacture à son client les 180 euros TTC.
#2 – Un consultant dépense pour 40 euros de frais de restauration (soumis à 10 % de TVA) et 100 euros de frais d’hôtel (TVA non déductible). Le client sera refacturé comme suit :
100 euros (hébergement) + 36,36 euros (restauration HT) = 136,36 euros + TVA à 20%
Ce sera à la société de conseil de réaliser les démarches pour récupérer les 10 % de TVA du restaurant et au client de déduire les 20 % de TVA des frais d’hébergement puisque l’opération même de refacturation des frais est soumise à TVA.
💡A noter : le traitement des frais professionnels n’est validé que s’il est accompagné d’un justificatif (facture, reçu, ticket de caisse…) mentionnant a minima le nom du fournisseur, la date de la dépense, son objet (purement professionnel), son montant et sa TVA.
Frais ou débours : attention à la confusion !
La nuance est subtile et pourtant, au regard de l’administration fiscale, elle a toute son importance.
Les débours sont des dépenses engagées par l’entreprise pour le compte de ses clients… et non pas engagées en son nom, comme le sont les frais professionnels ! La nuance entre les deux termes tient au fait que l’un (les débours) place l’entreprise en tant qu’intermédiaire ou mandataire de ses clients, et pas l’autre (les frais). Ainsi, un document attestant de ce lien (mandat ou contrat généralement) doit pouvoir être produit et présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle de l’entreprise qui a avancé les dépenses.
Par ailleurs, les remboursements de débours se font à l’euro, sans marge possible, contrairement aux frais. Cela implique qu’ils ne rentrent pas dans le chiffre d’affaires de l’entreprise concernée, et ne sont ainsi pas soumis à la TVA, à l’IS ou l’IR.
Exemple : pour le compte de son client, une entreprise doit livrer des biens et s’acquitter des frais de livraison de 10 euros. Au moment de facturer son client pour cette prestation, elle ne lui demandera le remboursement que des 10 euros et pas un centime de plus, justificatif (ticket de caisse, facture, récépissé, etc.) à l’appui, impérativement.
Refacturation des frais professionnels : quelles sont les démarches comptables à suivre ?
Le traitement comptable des frais refacturés suit un processus particulier par lequel l’entreprise comptabilise :
- En charges, les frais de classe 6 avec le montant hors taxes ;
- En produit, leur refacturation avec le montant hors taxes dans le compte de classe 7 (généralement sur le compte 708 « Produits des activités annexes »).
💡A noter : les débours sont comptabilisés dans un compte de classe 4.
Parmi les démarches à suivre, l’entreprise doit également décider comment elle demande le remboursement des frais à son client. Ainsi, deux options s’offrent à elle :
- Soit elle édite une facture propre avec le montant à refacturer ;
- Soit elle intègre ce montant à une facture globale de prestation.
Dans les deux cas, le service comptable va suivre les étapes suivantes :
- Débit du compte 411 « Clients », correspondant au montant TTC refacturé au client ;
- Crédit du compte 708 « Produits des activités annexes », correspondant au montant hors taxes ;
- Crédit du compte 44571 « TVA collectée », correspondant au montant de la TVA collectée.
S’il se trouve dans le second cas, il intègrera directement l’écriture comptable de la refacturation dans la comptabilisation de la prestation (vente ou service) vendue au client.
Puis, l’entreprise traitera les frais engagés pour son client, dans sa propre comptabilité, comme suit :
- Crédit du compte 401 « Fournisseurs », correspondant au montant TTC des frais dépensés ;
- Débit du compte de charges appropriées, correspondant au montant hors taxes ;
- Débit du compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » correspondant au montant de la TVA déductible.
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