La refacturation des frais professionnels nécessite de tenir une comptabilité détaillée permettant de retracer l’historique des frais professionnels générés, leur montant, leur nature et le taux de TVA applicable…
Pour aider chaque professionnel dans cette tâche, l’application de gestion de notes de frais N2F permet de générer des notes de frais afin d’éviter toute erreur ou tout retard concernant la gestion de la refacturation des frais professionnels.
Refacturation des frais : qu’est-ce que c’est ?
La refacturation des frais représente la possibilité pour un prestataire de se faire rembourser par l’entreprise cliente les frais engendrés dans le cadre de la réalisation d’une prestation. Les principaux frais refacturés sont :
- les frais de déplacement ;
- les frais de logement ;
- les frais de repas.
Pour cela, l’entreprise prestataire doit obtenir l’accord préalable de l’entreprise cliente pour inclure ces frais dans le devis et la facture adressés à l’entreprise cliente.
Pour plus de visibilité et selon le nombre de frais pouvant être sujets à une refacturation au client, il est également possible d’adresser une facture séparée de la facture principale concernant la réalisation de la prestation.
Refacturation des frais : un montant maximal ?
La loi n’impose pas de montant maximal concernant la refacturation des frais. Il s’agit avant tout de respecter l’accord avec l’entreprise cliente qui s’engage à rembourser les frais engendrés par l’entreprise prestataire.
Ainsi, selon la nature de la prestation, la refacturation de frais de déplacement et de logement peut constituer un montant plus ou moins important pour l’entreprise cliente.
En outre, le montant à refacturer doit également tenir compte de la TVA et notamment de son caractère déductible ou non déductible.
Lorsque la TVA sur la refacturation de frais est déductible, l’entreprise prestataire doit facturer au client en hors taxe (HT). Ainsi, l’entreprise prestataire pourra récupérer la TVA sur les frais qu’elle a engendrés lors de la réalisation de sa prestation. La procédure habituelle de déclaration de TVA reste ici applicable.
La refacturation de frais et une TVA non déductible amènent pour le prestataire l’obligation d’éditer ses factures avec un montant TTC.
À noter que certains professionnels prennent une marge sur la refacturation de leurs frais en facturation en HT des frais qu’ils ont payés en TTC. Cela permet ainsi de réaliser une marge équivalente au montant de la TVA. Même si cette pratique n’est pas illégale en soi, elle est généralement perçue comme manquant de transparence vis-à-vis de l’entreprise cliente.
Refacturation de frais et TVA : exemples
La refacturation des frais avec la prise en compte de la TVA n’obéit pas aux mêmes règles que les débours.
Pour rappel, une refacturation de frais correspond à une avance des frais professionnels payés par un prestataire. Ces frais professionnels annexes tels que les frais de déplacement peuvent par la suite être remboursés au prestataire par l’entreprise cliente qui y a consenti. Dans ce cas, le prestataire peut refacturer à son client les frais en HT lorsque la TVA est déductible. Il pourra ainsi récupérer la TVA pour son compte.
Un débours correspond à une dépense effectuée par le prestataire pour le compte d’une entreprise cliente. La facture est donc établie au nom de l’entreprise cliente. Pour un débours, la TVA ne peut être récupérée par le prestataire. Ce dernier est remboursé de ses frais au réel.
Pour donner un exemple clair, il convient tout d’abord de rappeler que la TVA sur les frais d’hébergement en hôtel n’est pas déductible. Un prestataire qui paie une nuit d’hôtel 80 € devra donc refacturer cette dépense d’hébergement 80 € TTC.
Refacturation des frais : gagner du temps !
La refacturation des frais nécessite de maîtriser toutes les notions de TVA déductible et non déductible, de la facturation HT ou TTC, etc.
Cette tâche peut rapidement s’avérer rébarbative. Pour optimiser la gestion de la refacturation des frais, l’utilisation du logiciel de gestion de notes de frais N2F offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour éditer et gérer rapidement les notes de frais. Contactez-nous !
