Les évolutions numériques et technologiques transforment en profondeur de nombreux secteurs, et la comptabilité ne fait pas exception. La reconnaissance automatique des factures est l’une de ces innovations majeures. Grâce à elle, les entreprises peuvent désormais scanner leurs factures et autres documents administratifs pour les enregistrer de manière dématérialisée.
Fini la saisie manuelle et les risques d’erreur ! Cette technologie permet de gagner un temps précieux, d’améliorer la précision des données et de simplifier la gestion comptable. Mais comment fonctionne exactement la reconnaissance automatique des factures ? Quels avantages pour votre entreprise ? C’est ce que nous allons découvrir ensemble.
Qu’est-ce que la reconnaissance automatique des factures ?
La reconnaissance automatique des factures est un procédé technologique qui permet de transformer des factures électroniques en informations structurées et exploitables sans intervention humaine. Elle repose sur l’utilisation de logiciels capables de lire et d’extraire les données essentielles des factures, telles que la date, le nom du fournisseur, le montant total, les taxes, et bien d’autres encore.
Ce processus commence par l’analyse du document électronique, qu’il soit sous forme de PDF, d’image scannée, ou de formats électroniques plus avancés comme Factur-X. Le logiciel identifie et extrait automatiquement les informations pertinentes en les rendant disponibles pour une utilisation immédiate dans les systèmes de gestion financière et comptable de l’entreprise.
Les technologies derrière la reconnaissance automatique des factures
La reconnaissance automatique des factures repose sur plusieurs technologies avancées qui permettent de transformer des documents électroniques en données structurées utilisables. Parmi ces technologies, les plus couramment utilisées sont la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’extraction des meta-données.
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
La reconnaissance optique de caractères, ou OCR, est une technologie clé dans la reconnaissance automatique des factures. L’OCR permet de convertir les documents numérisés et les images de texte en texte éditable et analysable par une machine. Voici comment cela fonctionne :
- Analyse de l’image : Le logiciel OCR analyse l’image de la facture pour identifier les zones contenant du texte.
- Reconnaissance des caractères : Les caractères présents dans ces zones sont identifiés et convertis en texte numérique. Cela inclut la reconnaissance de lettres, chiffres, et symboles.
- Extraction des données : Les informations pertinentes telles que la date, le montant et le fournisseur sont extraites du texte reconnu.
L’OCR est particulièrement utile pour les factures au format PDF, qui sont souvent des images de documents scannés. Cette technologie permet de traiter rapidement un grand nombre de documents sans intervention manuelle.
Extraction des meta-données
Lorsqu’une facture est au format Factur-X, une norme de facture électronique hybride combinant PDF et XML, les meta-données peuvent être extraites directement. Factur-X intègre alors les informations structurées dans le fichier XML. Le processus est simple :
- Identification du format : Le logiciel identifie que la facture est au format Factur-X.
- Extraction des meta-données : Les informations structurées sont extraites du fichier XML intégré (date, marchand, montant, etc.).
- Validation et traitement : Les données extraites sont vérifiées pour assurer leur exactitude avant d’être intégrées dans les systèmes de gestion de l’entreprise.
L’extraction des meta-données est plus rapide et plus précise que l’OCR, car elle utilise des données déjà structurées et formatées pour une lecture automatique. Cela permet une intégration plus fluide avec les systèmes de gestion et réduit encore davantage les risques d’erreurs.
Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures ?
Les principales étapes de la reconnaissance automatique des factures sont les suivantes :
- Acquisition du document : La facture est d’abord numérisée ou reçue sous forme électronique (PDF, Factur-X, etc.).
- Prétraitement : Cette étape inclut la correction des distorsions, la suppression des bruits et le redressement du document pour améliorer la précision de l’extraction.
- Reconnaissance et extraction des données : Le logiciel identifie les zones du document contenant des informations importantes et les extrait automatiquement.
- Vérification et validation : Les données extraites sont ensuite vérifiées pour garantir leur exactitude et leur cohérence. Ce processus peut inclure des comparaisons avec des bases de données internes ou des règles de validation préétablies.
- Intégration : Les informations validées sont intégrées dans les systèmes de gestion de l’entreprise pour un traitement ultérieur.
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Face à la complexité et aux enjeux de la gestion des factures fournisseurs, N2F se positionne comme votre partenaire idéal. Notre solution complète et intuitive vous accompagne dans toutes les étapes du processus, de la collecte à la comptabilisation, en passant par la validation et le paiement.
N2F est un logiciel de gestion des factures fournisseurs qui permet d’automatiser le traitement des factures grâce à l’OCR et l’extraction des meta-données. Ce logiciel est conçu pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Fonctionnalités clés de N2F
- Reconnaissance automatique des factures : N2F reconnaît automatiquement le fournisseur et extrait les informations des factures, via l’extraction des méta-données ou via l’OCR lorsque le document ne dispose pas de méta-données. L’annuaire fournisseurs avec auto-complétion après la saisie du SIRET facilite d’autant plus ce processus.
- Gestion multicanale et multiformat : N2F prend en charge tous les types de factures entrantes, qu’elles soient sous forme de papier, PDF, e-mail, image, ou formats électroniques comme Factur-X, UBL, et CII.
- Gestion des avoirs et des litiges : Le logiciel permet de gérer efficacement les avoirs et de résoudre les litiges grâce à des workflows paramétrables et conditionnels.
- Alertes automatiques : N2F offre des alertes pour les doublons, les risques de fraude, les non-respects des conditions de paiement, et les échéances de TVA, renforçant ainsi le dispositif de contrôle interne.
- Piste d’Audit Fiable (PAF) graphique : Assurez une traçabilité complète de vos factures avec un accès à toutes les modifications, échanges internes, et statuts du workflow, afin de garantir l’intégrité et l’authenticité des factures.
- Intégration en comptabilité : N2F s’intègre avec plus de 300 logiciels de comptabilité tels que Sage, Cegid, SAP, et EBP. L’export comptable est paramétré selon les besoins spécifiques de chaque entreprise, incluant les libellés comptables et les codes de taxes.
Entrez dans l’ère de la facturation intelligente avec la reconnaissance automatique
La reconnaissance automatique des factures, portée par des technologies comme l’OCR et la norme Factur-X, marque un tournant décisif dans la gestion comptable des entreprises. En automatisant le traitement des factures, vous libérez votre entreprise d’une tâche chronophage et source d’erreurs, tout en améliorant votre efficacité, votre visibilité et votre contrôle sur vos finances.
Les avantages sont multiples : gain de temps, réduction des coûts, amélioration de la productivité, respect des délais de paiement, prise de décision éclairée… Autant de bénéfices qui vous permettent de vous concentrer sur le développement de votre activité.
N2F, avec sa solution complète, vous accompagne dans cette transition vers une gestion des factures plus intelligente. En choisissant N2F, vous optez pour la simplicité, la fiabilité, la sécurité et l’expertise, pour une gestion sans couture de vos factures fournisseurs.
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