La France est en première ligne en Europe dans la transition vers une économie plus numérique et plus transparente. Le but étant de moderniser la fiscalité des entreprises et d’alléger leur charge administrative grâce à la digitalisation, afin qu’elles gagnent en productivité et en compétitivité. Mais pourquoi a-t-on besoin de normes standardisées telles que Factur-X pour que la dématérialisation des factures soit possible ? Quels sont les avantages de ces formats pour les entreprises ? 

Le format Factur-X : en quoi consiste-t-il ?

À partir du 1er septembre 2026, la dématérialisation des factures sera obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, à commencer par les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et celles de taille intermédiaire (entre 250 et 5000) . Les PME (entre 10 et 250 employés maximum) et les microentreprises auront 12 mois supplémentaires pour se conformer à la nouvelle réglementation.

La France est loin d’être un cas isolé : la Commission européenne travaille à élargir l’obligation de facturation électronique à tous les pays de l’Union.

Pour simplifier les échanges entre entreprises, il est indispensable d’utiliser des fichiers standardisés, tels que Factur-X. Cette norme de facturation électronique est commune, à l’heure actuelle, à la France et à l’Allemagne, où elle est connue sous le nom de “ZUGFeRD”. 

Quelle est la différence entre Factur-X et un format PDF classique ?

On pourrait se demander pourquoi une simple facture PDF n’est pas suffisante pour échanger les factures de façon électronique. Ce qui rend Factur-X compatible, c’est son format hybride PDF/XML.

En effet, il intègre à la fois :

  • Un fichier PDF, facile à lire par les humains.
  • Mais aussi un fichier XML, qui traduit les mêmes informations dans un langage adapté au traitement automatique effectué par les logiciels.

Y a-t-il d’autres normes de facturation électronique ?

En plus de Factur-X, d’autres standards pour la dématérialisation des factures pourraient également être acceptés, à condition qu’ils répondent aux exigences du gouvernement. Parmi eux, on trouve :

  • Le UBL, ou Universal Business Language : un standard international ouvert développé par l’Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). Ce consortium mondial opère en faveur de la standardisation de formats de fichiers ouverts. Tout comme Factur-X, la norme UBL est basée sur le langage XML. Il s’agit du format utilisé en France pour émettre et recevoir des factures dans le secteur public (B2G, entreprises vers gouvernement) à travers la plateforme Chorus Pro, qui supporte plusieurs formats de facturation électronique.
  • Le CII, ou Cross Industry Invoice : un autre standard ouvert basé sur XML, utilisé pour échanger des informations structurées entre les entreprises et les organisations gouvernementales. Ce format, accepté par la plateforme Chorus Pro et développé par le Centre des Nations Unies, répond aux exigences de sécurité gouvernementales ainsi qu’aux normes internationales, telles que la norme ISO 20022.

Pourquoi utiliser Factur X : tous les avantages

Un des bénéfices tangibles de la dématérialisation des factures, c’est de garantir aux entreprises le suivi en temps réel des dépenses, indispensable pour une prise de décision éclairée.

Mais quels sont les avantages propres au format Factur-X ? Voici les principaux :

  • Automatiser le traitement des factures : grâce au volet XML, les factures peuvent être traitées par les logiciels de comptabilité et de gestion des dépenses, réduisant le temps de traitement. Ce qui permet aux équipes de gagner un temps précieux, et de se consacrer à d’autres tâches. 
  • Limiter les erreurs de saisie : cette conséquence de l’automatisation a une valeur inestimable pour les entreprises. 
  • Favoriser l’interopérabilité : Factur-X est conçu pour être compatible avec différents systèmes de gestion et logiciels de comptabilité, facilitant ainsi les échanges entre entreprises de différentes tailles et différents secteurs.
  • Encourager l’adoption : les entreprises peuvent continuer à générer des factures sous forme de PDF, tout en ajoutant simplement la composante XML pour les rendre conformes au format Factur-X.

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💡 Quelles entreprises sont concernées par la facturation électronique ? Comment émettre mes factures ? Pour connaître les réponses et découvrir tous les avantages de la dématérialisation des factures, nous vous invitons à consulter cet article.

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Quelle est la différence entre les 5 profils de données de Factur-X ?

Factur-X dispose de plusieurs profils. Ils varient en fonction du niveau de détail requis dans la partie structurée (XML) de la facture. Chaque entreprise choisit celui qui répond le mieux à ses besoins spécifiques en matière de facturation, en fonction de son activité. Ceci garantit une certaine flexibilité, tout en assurant la standardisation et l’interopérabilité des factures électroniques.

Voici les principaux profils de Factur-X :

  1. Minimum 

Ce profil de base contient uniquement les informations strictement nécessaires pour une facture. Parfait pour les petites entreprises ou les factures simples.

  1. Basic WL (Basic Without Lines) 

Aux informations contenues dans le premier profil, le Basic WL ajoute les informations utiles pour l’automatisation du traitement de la facture. On peut y retrouver, par exemple, le nom et l’adresse du fournisseur, le mode de paiement, les références de la livraison… Mais “sans les lignes” (whitout lines) des articles. 

  1. Basic

Un peu plus détaillé que le précédent, ce profil inclut également des informations sur chaque ligne d’article.

  1. EN 16931 

Ce profil fait référence à la norme européenne EN 16931, publiée par la Commission européenne le 16 octobre 2017. Il comprend un niveau de détail bien plus élevé (jusqu’à 165 champs), pour répondre aux exigences de la plupart des transactions commerciales.

  1. Extended 

Sans surprise, c’est le plus détaillé de tous les profils de Factur-X. Il prend en compte les informations des profils précédents, en y ajoutant des données supplémentaires nécessaires dans certains domaines d’activité ou dans des transactions complexes. Cela peut concerner des conditions de paiement spécifiques​, ou des commandes avec plusieurs lieux de livraison.

Créer une facture au format Factur-X

Toutes les factures gérées par une entreprise sont concernées par la facturation électronique : les factures qu’elle reçoit de ses fournisseurs, ainsi que les factures qu’elle émet pour ses clients. Mais comment établir une facture au format Factur-X ? Voici la nouveauté : si, aujourd’hui, le fournisseur adresse sa facture directement à l’acheteur, à l’avenir, il sera obligé de passer :

  • soit par l’intermédiaire d’une plateforme immatriculée privée (ou PDP, plateforme de dématérialisation partenaire) ;
  • soit par le portail public de facturation (ou PPF, en l’occurrence Chorus Pro).

Pour conclure

Le standard Factur-X fonctionne comme une sorte de PDF “augmenté” : en ajoutant à la facture un fichier XML contenant les mêmes informations sous une forme structurée, cette norme permet le traitement automatique du document par les logiciels. Ceci est indispensable dans le cadre de la loi sur la dématérialisation des factures, un enjeu important auquel les entreprises françaises devront se conformer à partir de septembre 2026.