La gestion de notes de frais s’avère essentielle dans une entreprise, tous les professionnels le savent parfaitement. Mais au-delà des mots, cet article va vous présenter quelques chiffres qui devraient interpeler ceux qui n’ont pas encore pensé à utiliser une solution innovante de gestion de ces notes de frais. 

Gestion des notes de frais : pour quoi faire ?

Dans une entreprise, il n’est pas rare que les salariés soient amenés à se déplacer. Cela va naturellement générer des notes de frais. Billet de train, d’avion, frais kilométriques, restaurant, hôtel, les frais peuvent rapidement se cumuler, ce qui peut, sans gestion efficace des notes de frais, augurer de longues heures de travail pour les services administratifs de l’entreprise.

Une bonne gestion des notes de frais permet, d’une part, d’effectivement rembourser ses salariés au regard des dépenses effectuées. Côté entreprise, cela permet d’avoir une comptabilité irréprochable et surtout, de prétendre à un remboursement de la TVA sur ces dépenses tout en gagnant un temps extrêmement précieux qu’il est possible d’attribuer à des tâches moins chronophages.

Notes de frais : les erreurs trop souvent commises

  • Ne pas présenter de facture : pour se faire rembourser une note de frais, un salarié doit présenter une facture. Dans le cas contraire, il peut tout simplement se voir refuser son remboursement. L’entreprise peut également opter alors pour le remboursement forfaitaire des notes de frais afin de satisfaire a minima le salarié. Mais dans ce cas précis, vous l’aurez noté, la perte de temps engendrée a un coût.
  • Ne pas respecter la politique de dépenses : la pérennité d’une entreprise tient notamment à sa capacité à maîtriser un budget. Or, il n’est pas rare que la politique de dépenses ne soit pas respectée, par manque d’organisation de la gestion des notes de frais.
  • Rembourser trop de notes de frais : certains salariés abusent des notes de frais. Ainsi, certains ajoutent des kilomètres à leurs trajets ou produisent de faux tickets or, cela a un coût majeur en fin d’année.

Mauvaise gestion des notes de frais : combien ça coûte ?

Voici ces fameux chiffres dont nous vous parlions en introduction. Ils datent de 2015 mais sont à même de vous donner une très bonne idée de ce que vous coûte une gestion inefficace de vos notes de frais. C’est une étude mondiale publiée par HRS et GBTA qui nous rapporte ces informations.

  • En moyenne, une note de frais est traitée en 20 minutes
  • Le process de traitement d’une note de frais coûte 53 euros
  • Dans 19% des cas une erreur est rencontrée
  • Chaque erreur coûte 48 euros et prend 18 minutes.

Imaginez ces chiffres à l’échelle d’une entreprise de 500 salariés dont la moitié est concernée par les notes de frais. Le coût est faramineux. Pourtant, est-ce une fatalité ? Fort heureusement, non !

Comment optimiser sa gestion de notes de frais ?

Inutile de chercher très loin, N2F vous propose une application qui va révolutionner la vie de votre entreprise. En effet, nous avons développé une application de gestion de notes de frais capable de s’adapter à toutes les situations. Cette solution caméléon est tout aussi bien pensée pour répondre aux exigences des petites que des grandes entreprises. Comment ? En corrigeant les erreurs dont nous vous parlions précédemment. Reprenons-les point par point pour mieux comprendre.

  • La présentation de facture : avec N2F, vous ne prendrez plus le risque de perdre votre facture. Vous êtes au restaurant ou à l’hôtel, prenez une photo avec votre smartphone et créez une nouvelle note de frais, attribuez-là  à un client, à un projet, et le tour est joué. La comptabilité de l’entreprise a un accès immédiat à cette nouvelle note de frais.
  • Respect de la politique de dépenses : autre point majeur que nous avons évoqué et auquel nous avons naturellement une solution. Avec notre application de gestion de notes de frais, vous pouvez fixer des plafonds, par collaborateur et par dépense. Vous pouvez également mettre en place des alertes en cas de dépassement.
  • L’abus des collaborateurs : malheureusement, cela arrive et il faut être à même de l’anticiper. Pour cela, nous venons de vous évoquer notre système d’alerte. Au-delà de l’aspect financier, notre système détecte les erreurs. Par exemple, si un collaborateur déclare une dépense le dimanche alors qu’il ne travaille pas ce jour là, vous serez alerté afin de ne pas procéder au remboursement. Quant aux frais kilométriques, N2F permet de simplifier la gestion avec l’utilisation de Google Maps au sein de l’application. Le salarié ne peut ajouter de kilomètres à son trajet en saisissant l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée.
  • Double remboursement de frais : l’application vous informe lorsqu’une note de frais est remboursée, il ne peut plus y avoir aucune confusion.

Au-delà des erreurs, l’application de notes de frais N2F permet de gagner un temps précieux au niveau de la comptabilité qui peut paramétrer l’application selon ses besoins afin que tous les calculs se réalisent seuls à l’image de la TVA récupérable. Vous obtenez une vision globale de votre gestion de notes de frais et pouvez maîtriser plus facilement votre budget. En dépensant quelques euros par mois, vous divisez le temps de traitement des notes de frais par 4 ! Pensez-y !