A gestão eficiente das despesas corporativas é um processo fundamental para manter a saúde financeira e operacional de qualquer organização.
Ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada e clara assegura que o controle dos gastos seja feito de forma correta e coerente e também promove a transparência, minimiza que erros administrativos aconteçam e garante a satisfação e tranquilidade dos colaboradores.
Neste artigo, fizemos uma seleção acurada de informações e vamos explorar algumas estratégias universais utilizadas para criar diretrizes claras e objetivas, evitar erros administrativos e beneficiar a transparência da sua política de reembolso e de despesas.
A importância de uma política de reembolso bem definida
Vamos começar falando o porque esse tipo de política interna é muito importante para as empresas, esse será o nosso ponto de partida.
Uma política de reembolso de despesas serve como um guia tanto para os funcionários quanto para os gestores, delineando quais despesas são elegíveis para reembolso, quais são os procedimentos para solicitação, os limites previstos para cada tipo de despesa e os prazos envolvidos para apresentação do pedido.
Sem essas diretrizes claras, as empresas podem enfrentar desafios como:
- Despesas não autorizadas: Colaboradores mal informados podem submeter gastos inadequados, fora do escopo permitido ou ultrapassar limites de valores previstos.
- Processos inconsistentes: A ausência de um procedimento padronizado pode levar a atrasos e confusões por falta de informação e de justificativas para determinado gasto.
- Insatisfação dos funcionários: Falta de clareza pode resultar em um pedido de reembolso negado, que gerará frustração de colaboradores e desmotivação.
Portanto, o ponto de partida é estabelecer uma política clara, isso é essencial para manter a ordem e a confiança dentro da organização.
Como criar diretrizes claras
Se estamos falando da importância dessas diretrizes e como elas devem ser, precisamos pensar agora, no contexto da sua empresa, como elas podem ser claras, objetivas e possam ser seguidas por todo o quadro de funcionários sem dificuldade.
Para isso, separamos um elenco de boas práticas que serviram como um guia, no momento da elaboração dessas diretrizes da política de reembolso e despesas.
#1 – Defina categorias de despesas elegíveis
Especifique quais tipos de despesas podem ser reembolsadas, entre no detalhe de cada categoria para não deixar nenhuma dúvida.
Isso pode incluir:
- Viagens: Passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre.
- Alimentação: Refeições durante viagens ou reuniões de negócios, deixe claro se gastos em supermercados podem ou não ser aceitos, se bebidas alcoólicas serão reembolsadas, etc.
- Entretenimento: Despesas relacionadas a eventos com clientes. Categorias como essa devem ser muito bem definidas para não gerar confusão e permitir qualquer tipo gasto com entretenimento.
- Materiais de Escritório: Compras necessárias para o desempenho das funções. No geral as empresas fazem compras unificadas de material de escritório, algum item específico, fora do escopo tradicional poderá ser requisitado, será necessária uma autorização prévia? Pense nos detalhes para deixar o mais claro possível.
Ao detalhar o máximo possível essas categorias, os colaboradores terão uma compreensão precisa do que é aceitável.
#2 – Estabeleça limites e alocações
Defina limite de valores para cada categoria de despesa. Eles ajudam a controlar os custos, evitam gastos excessivos e também ajudam a fazer uma previsão de gastos para as próximas ocorrências futuras.
Por exemplo:
- Hospedagem: limite de até R$300 por noite.
- Refeições: limite de até R$100 por dia, para café da manhã, almoço e jantar.
- Transporte: Reembolso de quilometragem a R$0,50 por km, taxi, transporte público.
#3 – Detalhe os procedimentos e os prazos para solicitação de reembolso
Crie um documento modelo que explique o passo a passo claro para a submissão de despesas de reembolso, um processo bem definido minimiza erros e agiliza o pagamento do reembolso:
- Documentação Necessária: Tipos de recibos aceitos, faturas, comprovantes de pagamento.
- Formulários: Disponibilize modelos de planilha ou acesso a sistemas específicos que devem ser utilizados para solicitação do reembolso.
- Prazos: Tempo máximo após a ocorrência da despesa para submissão. Como por exemplo, dentro de 30 dias ou até o dia 20 de cada mês. O que melhor atender as exigências da empresa.
#4 – Comunicação e treinamento
Assegure-se de que todos os colaboradores estejam cientes da política, disponibilize Manuais e Guias em PDF e os mantenha sempre atualizados, promova sessões presenciais de treinamento para que possa tirar dúvidas imediatamente e aproveite para colher sugestões dos usuários.
Como evitar erros administrativos
Erros administrativos, por menores que possam parecer, podem resultar em perdas financeiras significativas. Geralmente, erros são causados por preenchimentos manuais, como colocar um zero a mais no valor da despesa ou apagar uma linha da planilha se quiser.
Para reduzir a ocorrência desses riscos, algumas ações podem ser colocadas em prática, como:
1- Automatize o processo
Utilizar softwares de gestão de despesas permite que recibos sejam digitalizados e anexados automaticamente a determinada despesa, aprovações podem ser feitas através de um clique, relatórios são gerados automaticamente, sem que ninguém precise perder horas de trabalho unindo várias planilhas.
A automação reduz a intervenção manual e, consequentemente, os erros.
Implemente auditorias internas
Realize verificações periódicas para assegurar que os pedidos de reembolsos estejam sendo feitos de forma correta. Revise uma amostra aleatória de relatórios de despesa, identifique erros comuns ou gastos excessivos, promova um feedback aos funcionário sobre os pontos que precisam de mais atenção.
Auditorias regulares mantêm a integridade do processo, desencorajam práticas inadequadas e ajudam a mantê-lo atual.
Centralize a gestão de despesas:
Designar uma equipe ou indivíduo que será responsável pela supervisão dos reembolsos pode garantir uma consistência e uniformidade a política adotada, servirá como ponto de contato em caso de dúvidas e terá melhor condição de monitorar a eficácia da política ou do sistema adotado. A centralização facilita o controle e a responsabilidade.
Aposte na transparência
A transparência na gestão de despesas deve ser a base, ela promove a confiança e uma cultura de responsabilidade da empresa com seus colaboradores.
Listamos alguns pontos que podem ajudar a fortalecer a transparência:
Forneça acesso a informações:
Permita que os colaboradores tenham acesso ao status do pedido de reembolso, possam visualizar seu histórico e sejam comunicados com clareza o porque tiveram um pedido negado. O acesso transparente reduz incertezas, desconfianças e potenciais conflitos.
Estabeleça canais de comunicação abertos:
Incentive o diálogo sobre a política de despesas, ouça o feedback dado pelos usuários, esclareça as dúvidas que possam surgir de forma clara, disponibilize o regulamento e o mantenha sempre atualizado. A comunicação bidirecional fortalece o engajamento.
Relate despesas de forma agregada:
Compartilhe com a equipe, periodicamente, alguns relatórios que demonstrem os gastos feitos por categoria e como os recursos da empresa estão sendo utilizados, aponte as áreas onde será preciso um controle e as que conseguiram economizar, demonstra o compromisso da empresa com a transparência do setor financeiro.
Procuramos fazer uma lista de melhores práticas e algumas sugestões que podem otimizar a sua política de reembolso.
Como mencionamos lá no começo, esse é um pilar essencial para a eficiência operacional de uma empresa de qualquer tamanho e a satisfação dos seus colaboradores.
Ao implementar diretrizes claras e objetivas, automatizar processos internos, realizar auditorias regulares e fomentar a transparência nas contas, as organizações tendem a reduzir os erros, controlar melhor os custos e cultivar um ambiente saudável com confiança e responsabilidade. Investir tempo e recursos na estruturação e comunicação dessa política interna de reembolsos trará benefícios significativos a longo prazo, refletindo uma gestão financeira mais robusta e consolidada e em uma cultura corporativa mais transparente e engajada.
O que achou do artigo? Se ainda tem dúvidas, que tal dar uma olhada no artigo que preparamos sobre alguns sistemas financeiros para te ajudar na automatização?
