Dentro de qualquer empresa, seja ela do tamanho que for, o controle de gastos é essencial para aquelas que desejam manter a saúde financeira da empresa e também otimizar os recursos disponíveis. Um dos principais instrumentos para uma gestão financeira eficaz é o relatório de despesas.
Por isso, preparamos este guia completo, onde você vai aprender o que é um relatório de despesas, sua importância, como estruturá-lo de forma correta e quais são as melhores práticas para garantir um monitoramento eficaz.
O que é um relatório de despesas?
Antes de mergulharmos mais a fundo nesse tema, precisamos deixar bem claro do que se trata um relatório de despesas. Você conseguiria definir com segurança? Vamos lá, um relatório de despesas é um documento que registra todos os gastos feitos por uma empresa ou por seus funcionários em um determinado período de tempo. Ele pode incluir variados tipos de gastos como custos com viagens, alimentação, transporte, suprimentos e outras despesas relacionadas ao trabalho.
Através desse relatório, as empresas podem acompanhar para onde o dinheiro está indo, como ele está sendo utilizado, garantindo um maior controle financeiro e facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Por que os relatórios de despesas são importantes?
Mas porque esses relatórios são tão importantes? Os relatórios de despesas são essenciais pelos mais variados motivos, separamos alguns dos principais abaixo:
- Controle financeiro: Monitoramento de gastos realizados a fim de evitar desperdícios e fraudes.
- Prestação de contas: Garantia de transparência dentro da empresa.
- Reembolsos corretos: Funcionários podem ser reembolsados corretamente por despesas corporativas que tenham feito.
- Facilidade na contabilidade: Simplifica a vida do departamento no momento da declaração de impostos e no caso de uma auditoria interna.
- Melhor planejamento orçamentário: Um relatório bem feito, ajuda no momento de fazer a previsão e alocação de recursos no futuro.
Tipos de relatórios de despesas
Mas quando falamos nesse tipo de relatório, o que é que as pessoas pensam? Em uma planilha de Excel, cheia de números, confusa e difícil de entender.
É verdade, mas os bons relatórios de despesas são desenhados para atender a necessidade específica de cada empresa, eles podem variar de acordo com a finalidade e a política adotada.
Alguns dos tipos mais comuns são:
- Relatório de despesas de viagem – é muito importante onde os funcionários precisam viajar a trabalho. Ele tem a função de registrar os gastos de viagem como passagens, hospedagem, alimentação e transporte durante viagens corporativas.
- Relatório de despesas operacionais – Os gastos operacionais de uma empresa também precisam ser registrados, eles englobam os valores diários gastos com a empresa, como material de escritório e itens para manutenção e limpeza.
- Relatório de reembolsos – Em alguns casos, as empresas funcionam com reembolso a seus funcionários de valores com despesas do cotidiano, necessárias para execução de sua função, como o caso de reembolso de combustível para uma visita ao cliente.
- Relatório de cartão corporativo – Se a empresa possui a política de dar aos seus funcionários um cartão corporativo, também precisam saber o que está sendo gasto neste cartão empresarial.
- Relatório de eventos e reuniões – Nesse caso o relatório prevê o controle de despesas com coffee breaks, locação de espaços e material audiovisual utilizados em eventos internos e externos.
Esses são só alguns exemplos dos tipos de relatórios de despesa existentes. Cada empresa pode escolher as informações que quer que sejam fornecidas nesse documento, e a forma e periodicidade que devem ser preenchidos. Como exemplo, em algumas empresas o relatório de viagens deve ser feito logo após o término da viagem, em outros, o relatório é feito mensalmente. A escolha será feita conforme a necessidade e as regras da empresa.
Algumas já têm esse sistema bem automatizado, mas falaremos disso mais adiante.
Como criar um relatório de despesas eficiente?
Aposto que está pensando o que deve fazer para criar um relatório de despesas que seja claro e eficiente. Para isso preparamos um passo a passo que vai te ajudar nessa tarefa, veja abaixo:
1. Defina qual será o modelo padrão para o seu relatório:
Um modelo de relatório bem estruturado evita erros e facilita a sua análise. Esse modelo deve incluir informações básicas, porém fundamentais para sua leitura:
- Nome do funcionário/responsável pela despesa
- Centro de custo onde está alocado o funcionário
- Data e descrição da despesa
- Categoria da despesa (transporte, alimentação, material, etc.)
- Valor total gasto
- Método de pagamento utilizado (nesse caso, algumas empresas solicitam que os pagamentos sejam feitos através de cartões de crédito ou débito, e não utilizem dinheiro vivo)
- Motivo do gasto
- Anexos (notas fiscais ou recibos válidos) – nesse caso, é preciso deixar claro qual tipo de comprovante é aceito pela empresa
2. Ferramentas digitais
Hoje em dia podemos encontrar softwares de gestão financeira de várias complexidades, inclusive alguns com funçoes gratuitas. Eles podem te ajudar a automatizar o processo de geração de relatórios e evitar erros manuais. Veja abaixo algumas ferramentas muito populares no mercado:
- SAP Concur
- Expensify
- Rydoo
- QuickBooks
- N2F
3. Exija o comprovante de pagamento
Para garantir a precisão e a confiabilidade dos relatórios, todas as despesas devem ser acompanhadas por notas fiscais ou recibos válidos. Essa medida vai dificultar fraudes e facilitar as auditorias internas. Exija que os pedidos de reembolso sejam acompanhados de comprovantes originais.
4. Categorize as despesas corretamente
Defina uma forma de categorizar as despesas e fique atento ao lançá-la no sistema. Dessa forma você poderá fazer uma análise mais clara dos gastos e identificar os padrões de consumo da empresa.
5. Estabeleça prazos para relatórios
Defina prazos para a submissão de relatórios de despesas de acordo com seu fluxo de trabalho e regras da empresa. Assim, evitar acúmulo de trabalho em determinada época e garantir que a empresa tenha dados sempre atualizados.
6. Revise e aprove os relatórios
Estipule um sistema de revisão e aprovação dos relatórios, seja por superiores ou pelo departamento financeiro, para garantir que todas as informações estão corretas e atendem às políticas da empresa.
Melhores práticas para gestão de relatórios de despesas
Acima mencionamos algumas práticas recomendadas para te ajudar a obter uma boa gestão de despesas através de relatórios, mas não tudo. Separamos também algumas práticas extras que vão garantir o bom funcionamento e o controle eficaz dos gastos, veja só:
- Treine sua equipe: promova treinamentos regulares para os funcionários, ensine a preencher corretamente os relatórios e a seguir as diretrizes da empresa.
- Implemente Políticas Claras: Defina regras sobre quais despesas podem ser reembolsadas e os limites permitidos.
- Automatize Processos: Adote o uso de sistemas de reembolso digital para minimizar os erros e acelerar o processamento.
- Análise Tendências de Gastos: Use relatórios para identificar padrões de gastos da empresa e otimizar os custos.
Como vimos, os relatórios de despesas são uma ferramenta fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa que quer manter suas finanças em ordem e saudáveis. Tomar decisões estratégicas baseadas em dados confiáveis faz uma grande diferença. A adoção de um modelo bem estruturado, com a ajuda de ferramentas digitais e boas práticas de gestão difundidas entre os funcionários, será possível otimizar o controle de gastos e garantir uma maior transparência e eficiência financeira.
Agora que você já conhece as boas práticas para um bom relatório de despesas, que tal começar a pôr em prática e estabelecer um sistema mais eficiente na sua empresa?
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