Votre entreprise est en pleine croissance ? C’est le moment d’envisager la digitalisation de vos notes de frais ! Votre effectif s’accroît, vos salariés multiplient les déplacements et les dépenses professionnelles s’accumulent. A la clé : un service comptabilité débordé par l’ampleur de la tâche, et des collaborateurs dont la productivité est entachée par l’établissement répété et fastidieux de notes de frais. Pour fluidifier le process de validation, permettre aux équipes de gagner en efficacité et améliorer la satisfaction générale au sein de l’entreprise en réduisant la pénibilité de la gestion des notes de frais, passez à une solution digitale. Pour choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins, procédez par étapes. De l’élaboration du cahier des charges au lancement de l’appel d’offres, N2F vous accompagne dans votre projet de digitalisation des notes de frais.
RFP notes de frais : les enjeux de la consultation
Vous souhaitez digitaliser vos notes de frais pour gagner du temps, améliorer la fiabilité du process et/ou réduire vos coûts de gestion ? Le choix de votre solution est crucial. 2 méthodes pour bien choisir :
- Vous lancez un appel d’offres – ou RFP. La procédure en amont est longue, et mobilise beaucoup d’énergie au sein de l’entreprise. L’avantage : les éditeurs de solutions viennent à vous et vous proposent leur meilleure offre.
- Vous identifiez les prestataires et sollicitez une RFQ notes de frais : votre sélection préalable réduit le champ de vos options, mais la procédure est plus rapide.
Quoi qu’il en soit, vous devez réaliser un travail en interne avant de choisir votre solution de digitalisation des notes de frais. Cette solution en effet doit répondre exactement à vos besoins, en adressant vos problématiques propres, identifiées par vos soins. A l’éditeur de vous faire voir l’étendue des fonctionnalités supplémentaires offertes par son outil, comme autant de bonus dont vous profiterez pour faciliter encore la gestion dématérialisée de vos notes de frais… Les technologies du marché évoluent vite, tirez parti des meilleures innovations !
Rédaction d’un appel d’offre : les étapes essentielles
Un appel d’offres réussi est un appel d’offres préparé avec soin. Vous devez établir un cahier des charges minutieux et parfaitement conforme aux besoins réels de votre entreprise en matière de gestion de notes de frais. Ce cahier des charges permettra aux prestataires de bien s’enquérir de vos priorités, pour vous assurer une solution de digitalisation conforme. Le cahier des charges en outre sera consulté régulièrement par vos équipes, pendant toute la procédure de l’appel d’offres, pour éviter de s’éloigner de vos objectifs.
1. Définir un comité de projet pour la rédaction du cahier des charges
Pour assurer la cohérence et l’efficacité du process de rédaction du cahier des charges, confiez la mission à un comité de projet. Au moment de composer le comité, vous avez tout intérêt à impliquer, à différents niveaux, les diverses parties prenantes au projet.
Le département comptable, nécessairement, est intéressé à la digitalisation des notes de frais. Mais l’informatique, les finances et également les collaborateurs ont leur mot à dire… Le cahier des charges pour la digitalisation de vos notes de frais doit préciser les besoins exacts auxquels la solution doit répondre : tout collaborateur partie prenante aux notes de frais doit donc participer au process.
N’hésitez pas à distribuer les rôles. Vous pourrez par exemple attribuer un rôle consultatif aux salariés, confier la vérification des aspects techniques au service IT et le rôle décisionnaire au responsable du service comptable.
Une fois votre comité de projet composé, vous pouvez commencer la rédaction du cahier des charges.
Pour vous aider, découvrez notre template de cahier des charges.
2. Recueillir les besoins
Cette étape centrale conditionne votre satisfaction finale, prenez le temps de recueillir les avis de l’ensemble des parties prenantes. Vous pouvez procéder à la consultation interne via des formulaires de questions/réponses et des enquêtes de satisfaction : les collaborateurs interrogés participent ainsi à affiner les besoins de l’entreprise en matière de gestion des notes de frais. Veillez à laisser un champ libre pour permettre aux personnes interrogées de formuler toute remarque utile.
Selon vos objectifs prioritaires, vous ne choisirez pas la même solution de digitalisation des notes de frais. Posez les bonnes questions !
3. Valider le cahier des charges pour lancer le RFP
Une fois les besoins identifiés, vous pouvez listez les fonctionnalités indispensables requises pour votre solution de gestion de notes de frais. Vous consignez également dans le cahier des charges les besoins additionnels, pour faire apparaître vos priorités.
Avant de lancer votre appel d’offres, vérifiez que le cahier des charges adresse les points suivants :
- Les éléments d’amélioration majeure que la solution doit être en mesure de fournir.
- Les fonctionnalités obligatoirement requises – flux d’approbation, moyen de paiement dématérialisé, reporting et export, partage collaboratif avec gestion des droits d’accès…
- Le nombre d’utilisateurs supporté par l’outil.
- Votre budget global pour la digitalisation de vos notes de frais.
Les éditeurs, votre cahier des charges en main, peuvent répondre à votre appel d’offres dans les meilleures conditions. Nous vous recommandons de télécharger notre exemple de RFP pour la gestion des notes de frais. En format Excel, vous pouvez vous approprier le modèle.
RFP notes de frais : 3 questions à se poser au moment de choisir votre solution
Comment les notes de frais doivent-elles être soumises dans le logiciel ?
Pour être implémentée facilement et rapidement, votre nouvelle solution doit être compatible avec vos méthodes et votre système informatique en place.
Exemple : le nouvel outil de gestion de notes de frais est-il capable de gérer un reçu transféré d’un achat en ligne et une image numérisée ? Vérifiez à cet effet que la solution intègre l’OCR (reconnaissance optique de caractères), pour assurer l’extraction et le mappage des données dans les champs d’une ligne de dépenses. Les meilleures solutions peuvent même attribuer intelligemment un type de dépense à une transaction, en fonction des données figurant sur le reçu.
Quel est le modèle de tarification du logiciel de gestion de notes de frais ?
Interrogez les éditeurs sur les coûts exacts de mise en œuvre et de maintenance de votre future solution de gestion des notes de frais, pour bien comparer les prix et vous assurer de respecter votre budget. Certains prestataires proposent une implémentation à prix fixe, alors que d’autres facturent des frais supplémentaires – autant de coûts cachés à connaître en amont de votre choix…
Les capacités internationales du logiciel conviennent-elles à vos besoins ?
Votre entreprise se développe à l’international ? Votre solution de digitalisation de notes de frais doit adresser cette problématique. Vérifiez que vous avez la possibilité de saisir les dépenses dans toutes les devises, de l’afghani au złoty, en passant par la couronne : votre nouvel outil doit pouvoir soutenir votre organisation partout où votre société est présente. Vérifiez en outre l’accessibilité linguistique : l’interface utilisateur est-elle disponible dans toutes les langues utilisées par votre équipe, sur la version bureau complète et pour les utilisateurs mobiles ? Cet élément peut compter parmi vos critères de choix.
Nous vous recommandons de télécharger notre checklist pour choisir un logiciel de gestion de notes de frais et pour rédiger une demande efficace qui vous aidera à identifier le meilleur fournisseur de logiciels de gestion note de frais. Nous restons à votre disposition pour vous aider à sa réalisation.
