En tant que PME ou ETI, peut-être gérez-vous encore vos notes de frais à l’ancienne. Vos salariés réalisent des dépenses professionnelles, les entrent dans un tableur Excel, l’impriment et vous le transmettent avec les justificatifs agrafés à la feuille.
A partir de là, le travail comptable est chronophage et ardu : défroisser les justificatifs, se faire mal aux yeux pour les déchiffrer, vérifier chaque dépense, les reporter sur votre logiciel comptable…
A l’ère du tout digital, faire ses notes de frais sur papier n’a plus de sens. Pourquoi ? Car c’est une perte de temps et d’argent phénoménale pour toutes les équipes.
Continuez la lecture, on vous explique pourquoi faire ses notes de frais manuellement n’est pas une solution pérenne, et comment faire pour gagner en temps et en sérénité sur cette tâche.
Sommaire :
Traiter les dépenses professionnelles à la main : quelles sont les limites ?
Digitaliser son entreprise : pourquoi ne faut-il pas oublier les notes de frais ?
Automatiser ses notes de frais : les 5 avantages
#1 – Réduction des coûts
#2 – Application de la politique de frais
#3 – Réduction des erreurs et des fraudes
#4 – Réduction de l’empreinte carbone
#5 – Facilitation du remboursement et du calcul des tickets restaurant
Traiter les dépenses professionnelles à la main : quelles sont les limites ?
Traditionnellement, beaucoup de PME et ETI réalisent leurs notes de frais manuellement et/ou sur Excel.
Pourtant, les limites de cette méthode entravent l’efficacité, la précision et la conformité de la gestion des dépenses professionnelles :
- Saisie manuelle des données : le processus de collecte et de saisie des informations est fastidieux, et d’autant plus sujet aux erreurs humaines et tentatives de fraude.
- Perte des justificatifs : les tickets de caisse et reçus sont souvent perdus, oubliés ou abîmés, complexifiant le travail comptable.
- Délai dans le traitement des frais professionnels : les employés soumettent toutes leurs notes de frais en même temps, noyant les équipes comptables. La soumission et la validation prennent du retard, ainsi que le remboursement des employés.
- Risque accru d’erreurs : les risques d’erreurs de calcul et de catégorisation des dépenses sont accrus, engendrant des problèmes de conformité et de comptabilité qui peuvent vous coûter cher en cas de contrôle fiscal !
- Manque de visibilité : gérer vos notes de frais à l’ancienne empêche d’avoir une vision d’ensemble des dépenses de l’entreprise (encours, dépenses en temps réel, dépenses par postes, services, etc.).
- Coûts élevés : selon la taille de l’entreprise, ce sont un ou plusieurs salariés à temps plein sur le sujet des notes des frais pendant plusieurs jours.
- Manque de conformité : la conformité aux règles fiscales et comptables en vigueur est plus complexe.
Bref, vous le comprenez : la gestion manuelle des notes de frais augmente le risque d’irrégularités, et impacte la productivité de vos équipes comptables !
Digitaliser son entreprise : pourquoi ne faut-il pas oublier les notes de frais ?
Pendant plusieurs années, on a beaucoup entendu parler de transformation digitale des entreprises, et nombreuses sont d’ailleurs celles qui ont pris le virage du numérique pour gagner en productivité.
Pourtant, chez N2F, nous constatons chaque jour à quel point la gestion des frais professionnels est la grande oubliée de la digitalisation ! Or, passer à un logiciel de notes de frais divise leur temps de traitement par 4, tout en assurant la conformité aux règles fiscales en vigueur.
Des outils comme N2F simplifient et améliorent la gestion des notes de frais. Ils sont conçus pour :
- Automatiser les tâches manuelles et répétitives
- Réduire le temps de traitement des notes de frais
- Réduire les erreurs et tentatives de fraude
- Assurer la conformité fiscale
- Offrir une visibilité en temps réel des flux financiers de l’entreprise.
Automatiser ses notes de frais : les 5 avantages
Automatiser ses notes de frais présente de nombreux avantages. Voici pour nous les 4 principaux :
#1 – Réduction des coûts
Avec une application de notes de frais, beaucoup d’entreprises craignent de perdre de l’argent. Pourtant, une étude réalisée par HRS et la Fondation GBTA révèle qu’une note de frais coûte en moyenne 53€ à une entreprise, et 48€ de plus si elle contient une erreur.
Digitaliser la gestion des frais professionnels est idéal pour faire des économies de temps, de main-d’œuvre et de fournitures : plus besoin d’acheter des enveloppes, des timbres ou des classeurs !
Vous pouvez aussi économiser sur l’espace de stockage grâce aux solutions de notes de frais proposant un module d’archivage numérique à valeur probante. Plus besoin de stocker les justificatifs papier ! On estime qu’une PME qui automatise ses notes de frais économise environ 500€ par an en frais de papeterie et coût de stockage des documents.
#2 – Application de la politique de frais
Chez N2F, nous savons que la politique de frais est un pilier dans la gestion financière des entreprises.
Pour autant, nous avons aussi conscience qu’il peut être difficile de la faire respecter, et que vous pouvez avoir des dépenses qui s’en écartent, volontairement ou non.
Une solution de notes de frais telle que N2F est totalement paramétrable pour s’adapter à votre politique de frais. Concrètement, vous pouvez configurer deux types de plafonds par typologie de dépense :
- Bloquants : l’utilisateur ne peut pas soumettre sa dépense
- Non bloquants : il peut soumettre sa dépense mais est notifié du fait qu’il ne sera pas intégralement remboursé.
Vous pourrez aussi segmenter les dépenses par typologie de salarié : très pratique si vos équipes n’ont pas les mêmes autorisations de dépenses en fonction de leur poste !
#3 – Réduction des erreurs et des fraudes
La fraude aux notes de frais et les erreurs dans la saisie des données sont des problèmes courants chez les entreprises gérant manuellement leurs dépenses professionnelles.
Digitaliser ses notes de frais réduit considérablement ces risques, car les solutions intègrent des fonctions d’automatisation et de vérification :
- Scan intelligent : la reconnaissance optique des caractères (OCR) reconnaît toutes les informations d’un justificatif à partir d’une simple photo : date, montant, marchant, taux de TVA (même multiple), etc.
- Moteur de frais kilométriques : grâce à une connexion avec Google Maps, le salarié entre simplement son point de départ et son point d’arrivée, et la solution de notes de frais calcule automatiquement les indemnités kilométriques en fonction du véhicule.
- Vérification prédictive : chaque note de frais comporte un indice de confiance, vous permettant de cibler les dépenses irrégulières.
#4 – Réduction de l’empreinte carbone
Gérer manuellement ses notes de frais implique souvent l’utilisation de papier, mais aussi d’enveloppes, d’encre d’imprimante et de classeurs pour conserver les reçus.
Pour les entreprises soucieuses de leur responsabilité environnementale, utiliser un outil de notes de frais est une bonne solution. Vous réduisez ainsi votre dépendance au papier, d’autant que depuis peu, le ticket de caisse lui-même peut être dématérialisé. Plus besoin pour vos salariés en déplacement de demander un justificatif papier, tout se fait sur smartphone !
#5 – Facilitation du remboursement et du calcul des tickets restaurant
Chez N2F, nous savons que les tâches comptables sont complexifiées par la nécessité de vérifier la concordance entre les dépenses de l’entreprise et les comptes bancaires, mais aussi par le calcul des tickets restaurant.
Dans votre choix d’une solution de notes de frais, nous vous conseillons de sélectionner un outil proposant la connexion bancaire et facilitant le calcul des tickets restaurant. Idéal pour faciliter votre comptabilité, et automatiser des processus rébarbatifs !
Vous l’avez compris, gérer vos notes de frais manuellement ne suffit plus. Trop lourd, trop chronophage, source de mécontentement… En choisissant de digitaliser les notes de frais, vous pourrez décharger votre service comptable, fluidifier le process de traitement, et accélérer le remboursement de vos salariés.
Envie de savoir comment une solution de notes de frais pourrait vous aider au quotidien ? Nous avons réalisé pour vous ce guide complet pour tout savoir !
