La politique de notes de frais permet de cadrer les modalités de remboursement des dépenses professionnelles… à condition d’être maîtrisée et suivie avec attention ! Les enjeux : fluidifier les process, réaliser des économies et garantir la satisfaction des employés. Comment gérer vos notes de frais avec un maximum d’efficacité, en un minimum de temps ? Découvrez 5 astuces pour optimiser la mise en œuvre de votre politique de notes de frais !
1. Interroger régulièrement sa politique de notes de frais
Pour bien maîtriser et suivre sa politique de notes de frais, encore faut-il qu’elle soit établie en amont de manière claire, concise et cohérente. Ce document fixe les règles applicables en matière de remboursement de notes de frais : il est utile au salarié dès qu’il fait une dépense professionnelle, il est utile au service financier dès qu’il en rembourse.
Véritable règlement intérieur du remboursement des frais professionnels, la politique de notes de frais doit non seulement être pensée avec soin, mais aussi actualisée au fil du temps.
- Etablir une politique de notes de frais claire, concise et cohérente : plus les règles sont simples, mieux elles sont comprises et appliquées au sein de l’entreprise. Il s’agit de faire bref, tout en étant exhaustif pour bien verrouiller les dépenses. Ce faisant, le traitement des notes de frais est considérablement facilité.
- Réinterroger et mettre à jour sa politique de notes de frais : le développement de votre activité donne lieu à de nouvelles dépenses ? Vous constatez qu’une règle est mal comprise ou inadaptée ? La réglementation en vigueur évolue ? Actualisez régulièrement votre politique de notes de frais pour garantir l’efficacité.
Les process de gestion se basent directement sur votre politique de notes de frais :
- Au moment de la transmission de la note de frais, le manager vérifie que le collaborateur a respecté la date limite, le montant plafond et les conditions d’éligibilité au remboursement – dépense de repas ou de transport autorisée, justificatif valable…
- Après approbation, le service financier procède au remboursement conformément aux modalités prévues dans la politique de notes de frais – délai de remboursement, notification au salarié…
Une politique de notes de frais dûment élaborée et régulièrement interrogée permet de faciliter la gestion des notes de frais. Vous gagnez du temps et économisez des contraintes !
En savoir + : Nos conseils pour optimiser le workflow d’approbation des notes de frais
2. Tirer parti des solutions d’automatisation et de dématérialisation
Les process liés à la gestion des notes de frais sont nombreux, et fastidieux. Pour mieux maîtriser et suivre votre politique de notes de frais, équipez-vous d’une solution d’automatisation et de dématérialisation. Les bénéfices directs :
- Vous gagnez du temps : les process automatisés sont réalisés en quelques clics, dans le respect de votre politique de notes de frais. N2F, application de notes de frais, permet en effet de configurer les process conformément à votre politique, pour une mise en œuvre rapide et personnalisée. Exemple : un utilisateur tente d’ajouter une dépense non éligible au remboursement ? L’application, selon votre choix, bloque automatiquement l’ajout ou vous alerte instantanément.
- Vous gagnez en fiabilité : en limitant l’intervention humaine, vous évitez aux services financiers les tâches répétitives et rébarbatives de traitement manuel, sources d’erreurs qui peuvent coûter cher… L’application N2F, en outre, vous ouvre la porte à l’archivage numérique à valeur probante : la dématérialisation de vos notes de frais élimine le risque de perte ou de détérioration des documents, et réduit vos coûts.
- Vous gagnez en satisfaction des collaborateurs : intuitive et ludique, la solution de gestion de notes de frais N2F est facile et agréable à utiliser. Vos collaborateurs ne perdent pas de temps, et leur satisfaction s’en ressent.
La maîtrise et le suivi de votre politique de notes de frais est considérablement facilité avec une solution d’automatisation et de dématérialisation.
3. Attention à verrouiller le « bleisure » !
Contraction de « business » et « leisure », le bleisure consiste pour le collaborateur à rallonger un déplacement professionnel dans un intérêt personnel. Le salarié, par exemple, prolonge son voyage professionnel à l’étranger le temps du week-end, pour faire du tourisme. Evitez les débordements !
Pour bien maîtriser les modalités de remboursement des dépenses professionnelles, verrouillez le bleisure dans votre politique de notes de frais :
- Choisissez d’accepter ou non la pratique.
- Encadrez la pratique – veillez notamment à clarifier la séparation frais professionnels/dépenses personnelles.
4. Ne pas négliger la TVA
La récupération de TVA est une source de gains substantiels pour l’entreprise. Incluez les règles liées à la TVA dans votre politique de notes de frais, pour bien informer vos collaborateurs et pour récupérer la totalité des sommes qui vous sont dues !
Une fois encore, la solution de gestion automatisée et dématérialisée permet d’optimiser la récupération de TVA, conformément aux règles établies dans votre politique de notes de frais.
- Le salarié rentre plus facilement et plus rapidement les informations.
- Les justificatifs sont scannés et immédiatement disponibles pour vérification.
- Les documents sont conservés de manière dématérialisée et sécurisée.
A noter : l’application N2F prend en charge le multidevises pour gérer les notes de frais à l’étranger.
5. Identifier les erreurs… et les fraudes
Une politique de notes de frais bien maîtrisée est une politique de notes de frais respectée par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Au-delà des erreurs, les fraudes sont fréquentes en matière de remboursement de dépenses professionnelles… Comment endiguer le phénomène ? Une attention particulière doit être portée au moment de la validation des notes de frais par le service financier. L’appui d’une solution logicielle est un atout considérable : l’application de gestion identifie automatiquement les doublons, et alerte en cas de non-conformité avec la politique de notes de frais.
Maîtriser et suivre sa politique de notes de frais est essentiel pour garantir le maintien des bonnes pratiques dans l’entreprise. Si les services financiers sont directement concernés par la mission, une solution performante de gestion de notes de frais s’avère un support indispensable : pour gagner du temps, éviter les erreurs et mieux satisfaire les collaborateurs.
