Les notes de frais font partie de la vie de toute entreprise. Visites clients, déplacement sur un chantier, formation, congrès… Ces frais professionnels, payés par le salarié pour le compte de l’entreprise, sont remboursable selon la politique de frais de l’employeur.
Beaucoup d’entreprises ont des règles de dépenses et de remboursement différentes selon le service du salarié ou son poste dans l’entreprise : un membre de la DG, par exemple, aura le droit de dépenser davantage dans un hôtel ou un restaurant qu’un commercial.
Et c’est là que les choses se compliquent pour la comptabilité ! Elle va devoir bien vérifier manuellement que chaque dépense engagée par un salarié rentre dans le cadre des frais autorisés pour son service et son poste.
Sommaire :
Comprendre la politique de frais
La politique de frais est une charte des dépenses professionnelles, généralement créée par les services comptabilité ou RH.
C’est dans ce document que l’on retrouve notamment :
- Les règles en matière de plafonds : tarif d’un repas de midi ou soir au restaurant, d’une nuit d’hôtel, etc.
- Les types de dépenses autorisées
- Les barèmes (indemnités kilométriques notamment)
- Les justificatifs attendus
- Les modalités de remboursement
- La date de soumission d’une note de frais
- Utilisation du véhicule personnel ou professionnel.
💡 La politique de frais est aussi le document dans lequel vous pourrez ajouter les spécificités de votre entreprise liées à la convention collective ou à des accords.
Comment organiser sa politique de frais ?
Les axes de la politique de frais doivent être définis en fonction des besoins et objectifs de l’entreprise. C’est dans ce document que vous pourrez appliquer des spécificités par service ou métier (ex : plafonds de repas plus élevés pour la DG).
Cette segmentation se retrouvera ensuite dans votre solution de notes de frais. Au moment de la paramétrer, vous pourrez en effet personnaliser les plafonds par poste, service ou utilisateur.
Pour mettre en place une politique de frais cohérente et éviter les tensions entre les salariés, suivez nos conseils !
#1 – Définir une politique de frais par service ou métier
Les collaborateurs engageant des dépenses au nom de l’employeur n’ont pas tous les mêmes types de frais.
Un commercial aura par exemple davantage de frais de déplacement (ou indemnités kilométriques) et de restaurant pour ses repas et invitations de clients. Les services support, eux, feront plus souvent des achats de fournitures de bureau.
Vous le comprenez, c’est dans la charte des dépenses professionnelles que vous pourrez segmenter par métier et spécifier les dépenses autorisées.
#2 – S’assurer de la cohérence de sa politique de frais
Dans certaines entreprises, les dépenses et montants autorisés varient en fonction du service et du grade du collaborateur. Attention, nous vous conseillons d’attribuer les mêmes règles aux collaborateurs ayant des fonctions similaires !
🚨 Si vous choisissez de mettre en place une politique de frais individuelle (basée sur l’ancienneté par exemple), vous risquez :
- Des tensions entre les collaborateurs
- De complexifier le travail comptable et donc d’augmenter le risque d’erreur.
C’est pour cela que nous vous conseillons d’harmoniser la politique de frais en fonction du service et du poste de vos salariés.
Si vous voulez affiner les dépenses, vous pouvez appliquer des montants plafonnés selon les grades des collaborateurs, par exemple :
- DG / Membre du CODIR
- Directeur commercial
- Commercial itinérant
- Commercial sédentaire.
#3 – Déterminer des plafonds par poste de dépense
A quoi sert une politique de frais ? A cadrer certains types de dépenses pour faire des économies en limitant les frais professionnels remboursables, et à mieux gérer les finances de son entreprise.
Saviez-vous que les frais de repas représentent plus du quart des dépenses faites par les salariés ? D’où l’importance de fixer un plafond ! Pour fixer un plafond de dépense de restaurant, voici le calcul :
Moyenne des dépenses de repas sur 6 mois multipliée par 1,5
Affinez ensuite si nécessaire pour les repas de midi et du soir (ex : 20€ pour un repas de midi, 26€ pour un repas du soir). Surtout, précisez bien dans la politique de frais que les montants qui excèdent le plafond ne seront pas remboursés.
Une application de notes de frais pourra vous être utile : paramétrée selon votre politique de frais, elle avertira le salarié en cas de dépassement de plafond.
Par exemple, si un salarié a fait une dépense de 26€ pour un repas, il ne sera remboursé que de 20€.
#4 – Délimiter des plafonds par zone géographique
Vous pouvez définir des montants plafonnés par zone géographique pour vous adapter au coût de la vie d’un lieu, et ne pas générer de tension avec les collaborateurs.
Par exemple, si vous avez fixé votre plafond de dépenses de repas à 20€, vous pouvez le mettre à 27€ à Paris, ou à 35€ en Allemagne.
Les frais de déplacement ou les nuitées d’hôtel peuvent également être soumis à des plafonds, mais nous vous conseillons de conserver la possibilité de les relever en cas de circonstance exceptionnelle.
💡 D’ailleurs, nous vous suggérons de mettre à disposition de vos collaborateurs une liste d’hôtels ou de restaurants avec un bon rapport qualité/prix : une bonne façon de les accompagner dans un voyage d’affaires, tout en vous assurant de réaliser des économies.
#5 – Utiliser une application de notes de frais
A première vue, on peut se demander ce qu’une application de notes de frais a à voir avec la politique de frais d’une entreprise.
C’est simple : en optant pour une solution totalement paramétrable, vous pouvez intégrer votre politique de frais et ainsi plafonner les dépenses de vos collaborateurs en déplacement professionnel.
Une solution telle que N2F vous permet même de créer des typologies d’utilisateurs et de leur attribuer un rôle. Ces utilisateurs seront soumis aux plafonds de dépenses correspondant à leur service, à leur lieu de résidence ou à leur grade dans l’entreprise.
Exemple 1 : les membres du CODIR pourront avoir un forfait repas à 35€ et les commerciaux itinérants à 22€.
Exemple 2 : les commerciaux résidant en France auront des montants de repas plus élevé que les commerciaux résidant au Portugal.
Le traitement des dépenses professionnelles étant entièrement automatisé, les déclarants sont notifiés en cas de dépassement de plafond.
Le calcul de la TVA se fait automatiquement (même en cas de TVA multiple, comme pour une nuitée d’hôtel), rendant le travail de la comptabilité plus simple. De plus, vous avez la possibilité de paramétrer des remboursements forfaitaires, ou encore de générer des ordres de mission pour vos salariés en déplacement.
Vous le comprenez, une solution de gestion des notes de frais est une façon idéale de faire respecter votre politique de frais de manière transparente et intuitive.
Envie d’en savoir plus sur la façon de bien gérer les frais de déplacement en entreprise ? Nos experts ont réalisé pour vous ce guide complet des déplacements professionnels ! 👇
