La transformation digitale des entreprises, vous entendez ce terme partout depuis 10 ans. Il est même possible que vous commenciez à en avoir par-dessus la tête !
Pourtant, pour les PME, se digitaliser est essentiel pour assurer la compétitivité de l’activité. Mais reprenons les bases ! Quand on parle de digitalisation des entreprises, que veut-on dire exactement ?
Non, se digitaliser, ce n’est pas (que) ouvrir une page Facebook pour son entreprise ! En réalité, on parle de digitalisation pour désigner l’utilisation du numérique dans l’organisation interne et la stratégie de la société.
Or, la digitalisation des processus internes est souvent la grande oubliée dans les décisions stratégiques des PME. Pourtant, elle est essentielle !
Digitaliser ses processus internes
Eh oui, on n’y pense pas toujours comme un facteur de compétitivité, mais il est indispensable de passer au numérique pour ses processus internes (administratifs, RH, comptabilité, etc.).
Pourquoi ? Déjà, parce que montrer à l’extérieur que l’on est digitalisé, c’est bien. Mais quand on a aussi facilité l’organisation en interne, c’est mieux ! Inutile d’avoir une carrosserie de Ferrari si vous avez encore un moteur de Twingo à l’intérieur, n’est-ce pas ?
De plus, vous allez ainsi fluidifier une organisation parfois embourbée dans des documents papiers. Digitaliser vos processus en vous dotant d’outils ou de solutions adaptés vous permet notamment :
- De gagner du temps en automatisant certaines tâches
- De limiter les risques d’erreurs grâce à des systèmes de reconnaissances et d’alertes
- De réduire le temps passé à chaque étape (validation, prise en compte, etc.).
Enfin, vous doter de solutions vous permettra d’avoir un meilleur contrôle et une meilleure vue d’ensemble sur les flux de l’entreprise (RH, comptabilité, etc.).
Les outils comptables, un indispensable
Pourquoi s’équiper d’un logiciel de comptabilité ?
Vous le savez, la comptabilité manuelle est en voie de disparition. Cependant, pour faciliter le travail de vos équipes, il est crucial de vous équiper d’un logiciel comptable pour automatiser les tâches complexes et/ou redondantes.
En vous équipant d’une solution comptable, il vous sera plus facile de :
- Générer des rapports
- Calculer les profits et pertes
- Gérer les taxes
- Créer des factures
- Garder une trace des transactions.
Automatiser certains processus va permettre de dégager du temps pour que votre équipe comptable puisse se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
PME : comment choisir son logiciel comptable ?
Pour les PME, il est important de s’équiper d’un logiciel de comptabilité qui permette d’assurer la gestion de la comptabilité :
- Tenue des comptes annuels
- Déclaration de TVA
- Liasse fiscale.
Selon votre secteur d’activité, vous pourrez aussi choisir un logiciel de comptabilité spécialisé :
- Commerce : votre logiciel de comptabilité devra proposer un module de gestion de la partie commerciale (facturation, devis, comptabilité, etc.).
- Sociétés industrielles et de production : le logiciel que vous choisirez devra pouvoir prendre en charge l’ensemble de la comptabilité ainsi que le processus de production.
- Métiers particuliers : pour l’artisanat, la restauration ou encore le bâtiment, nous vous conseillons de vous doter d’un logiciel de comptabilité spécifique.
🔎 Pour aller plus loin : Comparatif des 4 meilleurs logiciels de comptabilité du marché
Digitaliser ses notes de frais
La dématérialisation des notes de frais est dans la droite lignée de la digitalisation des process comptables, et plus globalement de la transformation digitale des PME !
Pourquoi dématérialiser ses notes de frais ?
Parce que si vous avez déjà dû traiter les notes de frais en papier, vous savez à quel point c’est un processus chronophage et lourd pour tout le monde !
Pour les collaborateurs, il faut faire attention à ses justificatifs et bien remplir les documents Excel. Côté comptabilité, ce sont souvent des doubles saisies, mais aussi des heures perdues à vérifier que les justificatifs correspondent bien au montant entré dans les tableurs.
Comment choisir son logiciel de note de frais ?
La solution de notes de frais que vous allez choisir doit être paramétrable pour s’accorder au fonctionnement de votre entreprise.
N2F est une solution de gestion de note de frais qui vous facilite le quotidien grâce à de nombreuses fonctionnalités :
- Côté collaborateur : il suffit de prendre le justificatif en photo depuis leur app de note de frais. Grâce au scan intelligent, toutes les données essentielles sont extraites en moins d’une seconde (date, montant, taux de TVA, lieu, etc.).
- Côté manager / valideur : le manager reçoit une notification dès que la note est soumise, et n’a qu’à la valider, la refuser ou demander des ajustements au collaborateur.
Côté comptabilité : la vérification est facilitée grâce au système de Stabilo, qui permet de mettre en lumière les informations importantes. Le logiciel de notes de frais se connecte directement au logiciel comptable, afin de réaliser tous les exports, et la connexion bancaire permet un remboursement rapide des salariés.
🔥 Prêt à digitaliser votre activité ? Nous avons préparé pour vous ce guide complet pour choisir la solution de notes de frais qu’il vous faut ! 🔥
Digitaliser la gestion des congés et les fiches de paie
La gestion des congés dans une PME peut être un véritable casse-tête ! Pour éviter le syndrome de l’entreprise vide pendant l’été, ou que les deux membres d’un binôme n’aient posé leurs congés en même temps, nous vous conseillons de vous doter d’une solution de gestion des congés.
En plus de responsabiliser les salariés et de valoriser l’expérience collaborateur, vous évitez les tensions entre eux. En effet, ils pourront automatiquement voir à quel moment ils pourront poser leurs congés par rapport à l’équipe et choisir sur quel solde le faire (CP, RTT, etc.). Les collaborateurs, managers et la Direction pourront également avoir une vision d’ensemble, qui permettra de mieux gérer les ressources humaines, et donc de mieux répartir la charge de travail en fonction des congés.
Dématérialiser le bulletin de salaire
Depuis 2017, les salariés doivent recevoir obligatoirement une copie numérique de leur bulletin de salaire. Le format est plébiscité par les salariés, qui peuvent ainsi conserver et avoir accès bien plus facilement à toutes leurs fiches de paie !
Nous vous conseillons de vous doter d’une solution qui propose de les déposer dans un espace sécurisé et individualisé, afin de vous assurer de la sécurité des données de vos collaborateurs.
Nombreuses sont les entreprises qui hésitent à digitaliser leurs processus internes, pensant qu’adopter de nouveaux modes de fonctionnement ne fera que les ralentir, ou qu’il est plus urgent de digitaliser leur activité et leurs services.
Pourtant, se reposer sur des outils et solutions dédiés est indispensable ! Et les enjeux de la digitalisation sont élevés, puisque fluidifier le travail des services supports et des collaborateurs en les dotant d’outils et de ressources adaptés permet à tout le monde de se consacrer sur son cœur de métier plutôt que de pester sur son voisin.
Vous le comprenez, réaliser la transformation digitale de votre activité, vous facilitez le travail de tout le monde, réduisez les tensions, et diminuez drastiquement le risque d’erreurs, puisque la plupart des actions seront automatisées.
Prêt à digitaliser votre activité ? Nous avons préparé pour vous ce guide complet pour choisir la solution de notes de frais qu’il vous faut !
