Votre entreprise passe le cap de la digitalisation ? Alors que vos différents services intègrent progressivement de nouveaux outils, la numérisation des opérations au sein de la direction administrative et financière est un élément-clé pour vous développer en tant que société 2.0. Cela vous assure une meilleure réactivité, productivité et rentabilité.
Sur le marché, les options sont nombreuses. Sélectionner les meilleurs logiciels et applications pour équiper votre service peut devenir un vrai challenge. Afin d’y voir plus clair, nous avons fait le tri : voici quatre outils performants pour optimiser la digitalisation de votre service administratif et financier.
#1 – Gestion du suivi de facturation : Dunforce
Dunforce est l’outil idéal pour gagner en temps et en sérénité dans le suivi de vos créances. Cette solution intelligente fonctionne comme un assistant virtuel, et facilite chaque étape de la gestion des recouvrements, sans compromettre la relation clientèle.
Automatisation des relances
L’algorithme de Dunforce calcule le risque potentiel des factures et adapte votre stratégie de relance à chaque profil de client. Résultat : le temps de travail consacré aux tâches de recouvrement est réduit de 90%, et les délais de paiement sont raccourcis de 25%.
Centralisation des informations
Le logiciel permet d’importer et d’organiser toutes les données relatives au suivi des factures en quelques clics. Le service comptable peut ainsi contrôler l’ensemble des étapes de recouvrement et leurs informations depuis un tableau de bord personnalisable.
Dunforce réussit le pari de digitaliser les démarches de recouvrement, et simplifie la gestion globale des factures. Il favorise ainsi la productivité de la DAF et la rentabilité de votre entreprise.
#2 – Gestion de projet : notion.so
Noter, organiser, mettre en forme et partager toutes les informations du service comptable est possible avec un seul outil : Notion. L’application s’utilise pour créer différents contenus dans des pages personnalisables, avec de nombreuses fonctionnalités qui optimisent la lecture, la transmission et le suivi des connaissances :
- Large choix de contenus (note, liste, tableau, calendrier, lien, image…) ;
- Organisation des pages en arborescence, avec liens directs vers les autres pages ;
- Bases de données pour classer et connecter les pages facilement ;
- 4 niveaux de partage des pages et des espaces de travail ;
- Stockage sécurisé de l’ensemble des données.
Avec Notion, créez une base de connaissances centrale pour la mémoire à long terme de votre équipe.
#3 – Solution business intelligence : Power BI de Microsoft
En intégrant Power BI de Microsoft, suite d’outils analytiques, dans le système informatique de votre entreprise, vous optimisez vos prises de décision, en qualité et en vitesse.
Rapidité d’exécution et facilité d’utilisation
Le logiciel agrège l’ensemble des données depuis plusieurs sources, et les analyse en temps réel pour créer des rapports visuels modifiables à tout instant. Il permet à tous les services de l’entreprise d’accéder aux données et de les exploiter, sans compétences techniques nécessaires.
Connexion à la plateforme depuis plusieurs supports
La solution s’intègre à plusieurs outils et existe également sur smartphone, pour retrouver les informations et générer/retoucher les rapports en quelques clics et en toute sécurité.
Partage des rapports optimisé
Pour enrichir la prise de décisions, vous pouvez inclure vos collaborateurs dans la réflexion autour des données traitées en leur donnant accès aux rapports. Ces derniers sont conçus pour être co-édités et partagés en toute simplicité.
L’analyse des données est à la portée de toute l’entreprise : Power BI de Microsoft le prouve avec une solution intelligente de centralisation et de traitement de grands volumes de données.
#4 – Gestion des notes de frais : N2F
N2F, application de gestion de notes de frais, permet en quelques clics de digitaliser l’ensemble des documents et des opérations relatifs aux frais professionnels.
Un gain de temps considérable
Sur cette solution digitale dédiée, la saisie des informations et des documents s’effectue en temps réel et le calcul des montants est en grande partie automatisé. Les comptables consacrent donc beaucoup moins de temps à traiter les notes, et retrouvent facilement tous les justificatifs sur le logiciel.
Une simplification des démarches comptables
La DAF est prévenue dès que l’algorithme remarque une potentielle erreur ou un oubli. Les comptables contrôlent les notes de frais préremplies et, une fois validées, ils effectuent directement le remboursement depuis N2F, vers le logiciel de paye ou par virement bancaire.
De plus, l’export des données traitées dans l’application se fait immédiatement sur votre logiciel comptable : il n’est donc plus nécessaire de réaliser une double saisie, dans Excel et dans votre logiciel de comptabilité !
L’assurance de meilleures relations inter-services
Avec l’automatisation du processus, le risque d’erreur et de fraude est quasiment nul. Les tensions présentes entre les salariés et les comptables, responsables du remboursement de leur frais professionnels, n’ont plus lieu d’être !
Véritable allié des comptables dans le traitement des notes de frais, N2F assure la fluidité des démarches et la sérénité des collaborateurs. Rapide, intuitif et fiable, le logiciel permet de centraliser les données et d’augmenter la rentabilité de l’entreprise.
DAF : pourquoi digitaliser votre équipe ?
Vous l’avez compris, il existe sur le marché une multitude d’outils créés tout spécialement pour répondre aux besoins de la direction administrative et financière.
En effet, si les processus sont bien rodés, les confinements successifs ont cependant prouvé l’importance de se doter d’outils permettant d’assurer une continuité dans les missions, et ce malgré le travail à distance. Eliminer le papier, faciliter les vérifications et centraliser toutes les informations importantes sont devenues des nécessités pour la direction administrative et financière !
Ainsi, utiliser des solutions digitales en comptabilité va vous permettre de :
- Eliminer les tâches chronophages et rébarbatives
- Gagner en fluidité dans vos processus de comptabilité et de gestion
- Centraliser toutes les informations
- Eliminer les risques d’erreurs en limitant les saisies manuelles et les besoin de doubles saisies dans des logiciels différents.
Mais surtout, vous allez fortement gagner en sérénité, et vos collaborateurs, déchargés des tâches chronophages, pourront se concentrer sur leur coeur de métier. Enfin, vous équiper de solutions adaptées a un autre avantage : toutes les informations sont centralisées, et vous pouvez avoir accès en temps réel aux données de l’entreprise ! Un avantage considérable lorsqu’il s’agit de prendre des décisions stratégiques, puisque vous pourrez vous appuyer sur les chiffres actuels, voire, selon les solutions, avoir accès à des détails prévisionnels.
Enfin, vous réaliserez des économies !
- Les risques d’erreurs étant limités, vous ne payez plus pour toutes celles-ci
- Vos collaborateurs sont plus efficaces sur leur cœur de métier
- Et enfin, vous pouvez vérifier d’un seul coup d’œil les finances de l’entreprise et vérifier les postes de dépenses, et ainsi prendre les décisions qui s’imposent !
Vous vous sentez prêt à digitaliser votre service mais ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, nous avons réalisé pour vous ce template spécial de cahier des charges pour la digitalisation de vos notes de frais, qui vous donnera toutes les informations ! 👇
