En principe, tout déplacement professionnel nécessite d’établir un ordre de mission en amont. Ce document permet de déterminer précisément les frais de mission et garantit aux salariés du privé et du public d’être indemnisés.
Néanmoins, le remboursement des frais est soumis à des règles spécifiques et cette gestion peut s’avérer difficile pour l’entité.
Alors, quelles sont les conditions d’un remboursement de frais de mission ? Et surtout, comment simplifier le pilotage de ces indemnisations ? On vous explique tout dans cet article.
Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?
L’ordre de mission est un document contractuel obligatoire pour les salariés du privé ou du public en déplacement professionnel. Emis par l’employeur au format Word ou PDF, il atteste de sa demande de missionner un salarié hors de l’entreprise, et permet d’anticiper les dépenses tout en couvrant le salarié en déplacement.
#1 – Ordre de mission dans le secteur privé : de quoi s’agit-il ?
L’ordre de mission est un document contractuel entre l’employeur et un salarié. Rédigé par le premier, il doit être fait en anticipation de toute mission du collaborateur afin d’anticiper le remboursement de ses frais professionnels et assurer la couverture sociale du salarié en cas d’accident dans le cadre de la mission.
💡 Selon l’article L411-2 du Code de la Sécurité Sociale, le déplacement du salarié est considéré comme privé et non professionnel en l’absence de ce document.
Pour être valide, un ordre de mission doit obligatoirement prendre la forme d’un formulaire sous Word ou PDF ou d’une lettre, mais ne peut être un simple email.
#2 – Ordre de mission dans le secteur public : de quoi s’agit-il ?
De même que pour le secteur privé, l’ordre de mission dans le secteur public correspond au document qui autorise et légitime le déplacement temporaire d’un agent. Il précise ainsi toutes les modalités relatives au déplacement professionnel – type de mission, dates, lieu d’exécution etc. – et définit le budget nécessaire à son accomplissement. L’administration ou l’établissement public qui délivre l’ordre de mission à l’employé s’engage ainsi à régler les indemnités de déplacement.
L’ordre de mission a un caractère individuel et ne peut dépasser une durée de douze mois. Il est néanmoins possible de le renouveler, ou dans certains cas, de le rendre permanent en fonction des tâches exercées par la personne concernée.
#3 – Qui est concerné par un ordre de mission ?
Tout employé effectuant un déplacement professionnel a droit à des indemnités de mission.
Dans le secteur privé, chaque salarié effectuant une mission hors des locaux de l’entreprise doit avoir signé un ordre de mission en amont, qu’il s’agisse d’un déplacement ponctuel à proximité ou d’un voyage de plusieurs semaines à l’autre bout du monde.
Dans le secteur public, tout le personnel civil de l’Etat et les agents opérant dans des établissements publics sont donc concernés par le dispositif.
L’ordre de mission peut ainsi s’appliquer :
- Au personnel civil de l’Etat ;
- Au personnel des établissements publics, y compris les magistrats et les agents contractuels ;
- Au personnel des groupements d’intérêt public (GIP).
Quelles sont les informations obligatoires à préciser ?
Lettre ou formulaire, l’ordre de mission doit faire figurer certaines mentions obligatoires pour assurer sa conformité :
- Le motif de la mission (stage, formation, séminaire…) ;
- La durée de la mission avec ses dates exactes ;
- Les horaires de voyage ;
- Le lieu de la mission ;
- Les moyens de déplacement que l’employé sera amené à utiliser ;
- Les informations personnelles de l’employé ;
- Le mode de remboursement des frais de mission ;
- La signature de l’employeur.
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Ordre de mission : quels sont les frais professionnels éligibles au remboursement ?
Lorsqu’un agent est en déplacement professionnel, les frais relatifs à son hébergement, son transport et ses repas peuvent être pris en charge sous certaines conditions.
Les frais de transport
L’indemnité de frais de transport peut s’appliquer à n’importe quel moyen de locomotion : transports en commun, véhicule personnel ou taxi. Néanmoins, dans le cadre de la fonction publique le choix du moyen de transport doit être :
- Soit le moins onéreux ;
- Soit, lorsque la mission l’exige, le plus adapté à la nature du déplacement.
Dans le cas où l’agent utilise son véhicule personnel, l’indemnité liée aux frais de déplacement se base sur l’application d’un barème de frais kilométriques en fonction du type de véhicule, de sa puissance et de la distance parcourue.
A noter : les frais d’assurance et de réparation en cas d’accident lors de la mission ne sont pas pris en charge par l’organisme.
Les frais de repas et d’hébergement
- Les frais de repas pour un agent en mission sont pris en charge à hauteur de 17,5 euros par repas. Le petit-déjeuner est compris dans les frais d’hébergement.
- Le montant de la prise en charge des frais d’hébergement varie en fonction de la localité :
- A Paris, son montant est de 110€ par nuit ;
- Dans une commune proche de Paris ou dans une ville de plus de 200 000 habitants l’indemnité s’élève à 90€ par nuit ;
- Dans les autres villes ou dans les DOM-TOM, le montant du remboursement correspond à 70€ par nuit.
Les travailleurs handicapés ou en situation de mobilité réduite bénéficient d’une indemnité de 120€ par jour dans le cadre d’un déplacement professionnel. Ce remboursement forfaitaire spécifique permet au travailleur d’accéder à un logement adapté à sa situation.
Ordre de mission : comment obtenir le remboursement des frais de mission ?
Pour être remboursé, l’agent doit disposer de l’ordre de mission détaillant la nature et les modalités de sa mission, mais également fournir des pièces justificatives qui légitiment sa demande. Grâce à ces pièces justificatives, une note de frais décrivant les dépenses effectuées peut être rédigée dès le retour du salarié. Ce document doit ensuite être validé par un supérieur hiérarchique puis géré par le service comptable.
Cas particulier : missions à l’étranger
Dans le cas où un agent est en déplacement à l’étranger, il bénéficie d’indemnités journalières englobant les frais de repas et d’hébergement. Cette indemnité varie en fonction du pays d’accueil et de la durée et des modalités de la mission. Ainsi, cette indemnité diminue :
- De 65% si l’agent est logé gratuitement ;
- De 17% s’il bénéficie d’un déjeuner ou d’un diner ;
- De 35% s’il est nourri sur les deux repas.
💡 Pour être remboursé du montant réel de ses frais, l’agent doit fournir des justificatifs de paiement à son ordonnateur.
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