Pour rappel, une note de frais représente un document permettant le remboursement par l’entreprise de frais professionnels effectués par un salarié. Ce remboursement est conditionné à plusieurs conditions, concernant la nature de ce frais, son montant, son mode de remboursement, etc.

L’URSSAF opère chaque année de nombreux contrôles sur la gestion des notes de frais par les entreprises. L’objectif ici pour l’URSSAF est notamment de veiller à ce que les entreprises ne versent pas d’avantages en nature par le biais des notes de frais à leurs salariés pour éviter de payer les taxes attachées au versement d’un salaire. En soi, peu d’entreprises faisant l’objet d’un redressement fiscal manifestent une volonté de fraude fiscale. Néanmoins, les sources d’erreurs peuvent se cumuler sur ce point. Voici donc les principales erreurs à ne pas commettre…

Une dépense insuffisamment justifiée pour être une note de frais

Tous les frais professionnels ne peuvent pas faire l’objet d’une note de frais remboursée partiellement ou intégralement par l’entreprise. En effet, une liste limitative de notes de frais est applicable à toutes les entreprises.

De plus, il ne suffit pas de mentionner une dépense faisant partie de la liste de notes de frais acceptée par l’URSSAF. Ladite note de frais devra également être accompagnée d’un justificatif prouvant sa nature et son montant.

Pour rappel, une note de frais — pour qu’elle soit valide aux yeux de l’URSSAF — doit être :

  • réalisée dans l’intérêt de l’entreprise (ex. : frais de déplacement professionnel, repas avec un client…) ;
  • raisonnable par rapport à la nature de la dépense, par conséquent il ne sera pas admis par l’URSSAF de générer une note de frais sur un repas au restaurant excessivement coûteux au regard de la finalité recherchée (ex. : parler affaires avec un client ou un collaborateur) ;
  • justifiée, avec à l’appui une facture ou un ticket de caisse.

Pour éviter toute erreur dans la saisie d’un montant ou sur la nature de la note de frais, l’application de gestion de notes de frais N2F permet à chaque salarié et collaborateur d’une entreprise de générer instantanément ses notes de frais. L’application propose également une fonctionnalité de prise de photos des justificatifs. Ainsi, un commercial qui vient de payer un repas avec un client au restaurant par exemple pourra prendre en photo le ticket de caisse via l’application, puis générer et envoyer automatiquement sa note de frais à son employeur.

L’utilisation de ce type de logiciels permet de réduire grandement les erreurs de gestion des notes de frais sanctionnées par l’URSSAF.

Le non-respect des barèmes imposés par l’URSSAF

L’URSSAF impose des barèmes applicables aux notes de frais. Ainsi, selon la nature de la dépense effectuée à titre professionnel, l’URSSAF impose un montant maximum de remboursement.

Le barème applicable peut donc être plus ou moins élevé selon les dépenses engendrées. De plus, dans certains cas un remboursement forfaitaire pourra être proposé, alors que d’autres dépenses exigeront un remboursement au réel.

L’application N2F intègre les barèmes applicables au moment de générer une note de frais. De plus, l’application N2F actualise ses données afin d’appliquer les barèmes qui font l’objet d’une mise à jour. Il s’agit donc d’une solution complète permettant de gagner du temps en ayant à portée de main les barèmes applicables à la note de frais.

Les erreurs de déclaration de TVA déductible

La TVA déductible représente la part de TVA qui peut être déduite de la TVA collectée à reverser à l’État. Cette TVA déductible se récupère sur certains frais effectués dans l’intérêt de l’entreprise. Par conséquent, sur certaines notes de frais il est possible pour l’entreprise de récupérer la TVA.

Cependant, tous les frais professionnels ne permettent pas de récupérer de la TVA déductible. En cas de contrôle, si une entreprise déduit un montant de TVA non déductible, celle-ci s’expose à un redressement fiscal.

À l’inverse, par manque de temps et manque d’organisation, l’entreprise peut perdre d’importantes sommes d’argent qu’elle aurait pu convertir en TVA déductible.

L’application de gestion de notes de frais N2F comprend une fonctionnalité de calcul automatique de la TVA déductible. Gain de temps et gain d’argent sont donc au rendez-vous en optant pour une application qui englobe toutes les fonctionnalités inhérentes à la gestion des notes de frais.