La note de frais questionne beaucoup d’entrepreneurs qui cherchent à comprendre ce qu’ils peuvent considérer comme telle et quels outils sont les plus pertinents pour gérer ces notes de frais. C’est pourquoi nous avons sélectionné pour vous les questions les plus souvent posées pour y apporter les réponses que vous attendez.
Sommaire :
#1 – Qu’est-ce qu’une note de frais ?
#2 – Que passer en note de frais ?
#3 – Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?
#4 – Où trouver un exemple de note de frais ?
#5 – Comment faire une note de frais ?
#6 – Comment faire une note de frais Excel ?
#7 – Quel logiciel de notes de frais choisir ?
#8 – Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?
#9 – Comment calculer les frais kilométriques ?
#10 – Combien de temps conserver les notes de frais ?
#11 – Sous combien de temps faire le remboursement des notes de frais ?
#12 – L’employeur peut-il imposer une date limite pour le remboursement des notes de frais ?
#1 – Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un document qui permet d’identifier une dépense. Elle est collectée par un employé qui a engagé une dépense dans l’intérêt de son entreprise et dans le cadre de son activité professionnelle. Cette note de frais doit être justifiée à l’aide d’une facture. Cela lui permettra ensuite d’être remboursé par son entreprise. Le remboursement de la note de frais peut se faire au réel ou de manière forfaitaire.
#2 – Que passer en note de frais ?
Plusieurs dépenses sont éligibles. On recense 4 catégories principales à savoir les frais de repas, les frais de déplacement, les frais d’hébergement et les frais de télétravail. Détaillons un peu ces différents frais professionnels.
- Les frais de repas correspondant aux dépenses réalisées durant la mission du salarié, le forfait décidé par l’URSSAF dépend de l’obligation du salarié à prendre son repas au restaurant ou non.
- Les frais d’hébergement concernent l’hôtel ou tout lieu dans lequel le salarié a été contraint de dormir.
- Les frais de déplacement concernent les trajets en voiture, en avion, en train, en taxi, mais aussi le péage, etc.
- Les frais de télétravail concernent le forfait internet, le forfait mobile, etc.
#3 – Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?
Il s’agit de tout document qui permet à l’employé d’identifier une dépense et ainsi de rembourser la note de frais au salarié : facture, facturette, ticket de caisse, etc.
Pour les frais de repas, si votre employé a invité un client, il doit indiquer au dos de cette facture son nom, sa fonction et le nom de son entreprise.
Pour les déplacements en train, en avion ou encore en taxi, le salarié doit fournir un justificatif des billets de transport. Si l’employé s’est déplacé avec la voiture de l’entreprise, il doit fournir une facture de carburant et un ticket de péage le cas échant.
Quant aux frais d’hébergement, le salarié doit fournir un justificatif de note de frais détaillant le nombre de nuitées et les frais liés à cet hébergement, y compris taxe de séjour.
#4 – Où trouver un exemple de note de frais ?
Si votre entreprise n’utilise pas encore de logiciel de notes de frais, vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de note de frais Excel prêt à l’emploi 👇
#5 – Comment faire une note de frais ?
Il existe différentes manières de faire cela. Vous pouvez faire une note de frais sur papier libre en reprenant un modèle sur internet ou en téléchargeant notre modèle de notes de frais ci-dessus. Vous pouvez réaliser vos notes de frais sur Excel également. Mais tout ceci prend du temps, nous ne pouvons que vous conseiller d’utiliser une application de note de frais telle que N2F. C’est simple, rapide, et cela permet de dématérialiser la gestion de vos notes de frais et ainsi de limiter le risque de perdre un justificatif.
#6 -Comment faire une note de frais Excel ?
Là encore, il s’agit d’une question que beaucoup de salariés se posent. Comment faire une note de frais sur Excel ? En soi, c’est assez simple, mais, une fois de plus, ce n’est pas la solution la plus rapide et pertinente.
Pour établir une note de frais sur Excel, vous devez :
- Indiquer les mentions obligatoires : nom, prénom, fonction
- Lister les dépenses effectuées dans un tableau : date, marchand, montant, objet de la dépense, taux de TVA.
Vous pouvez les regrouper par mois afin de faciliter le travail du service comptabilité de votre entreprise, mais aussi regrouper les dépenses par catégorie. La complexité viendra aussi des différentes TVA qui s’appliquent selon les catégories de dépenses.
#7 – Quel logiciel de gestion de note de frais choisir ?
Il existe un certain nombre d’applications de notes de frais sur le marché. Pour faire le bon choix, n’hésitez pas à faire un essai gratuit, comme proposé par N2F. Cela vous permettra de savoir si votre logiciel de note de frais est personnalisable, mobile, conforme à la législation et paramétrable.
Nous vous conseillons de choisir une solution de notes de frais offrant les fonctionnalités suivantes :
- Un classement des dépenses par catégorie, pour gagner du temps
- Des outils de reporting avancés, qui permettent aux salariés de visualiser leurs postes de dépenses et à l’équipe administrative de voir les dépenses en temps réel par poste, équipe, fonction ou filiale
- Une connexion à la suite comptable, afin d’automatiser les écritures comptables
- Une fonctionnalité de connexion bancaire, afin de faire remonter l’ensemble des informations en temps réel
Naturellement, nous ne pouvons que vous conseiller de choisir un logiciel de note de frais ergonomique et intuitif pour que la gestion de ces frais professionnels devienne un jeu d’enfant, même si vous n’êtes pas expert en la matière.
#8 – Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?
Lorsque des dépenses sont engendrées dans le cadre professionnel, selon la nature de ces dépenses, vous pouvez récupérer de la TVA au regard des taux en vigueur. Il faut être à même de prouver que la dépense a réellement été engagée au service de l’entreprise. De plus, un justificatif de note de frais doit être fourni. Bien sûr, les factures doivent détailler le ou les montants de TVA afin que cela puisse être récupéré.
#9 – Comment calculer les frais kilométriques ?
Le calcul des frais kilométriques se réalise selon un barème publié chaque année par l’Etat. Il tient compte de la puissance administrative du véhicule et du kilométrage effectué. Pour connaître ce barème, il vous suffit de vous rendre sur le site economie.gouv.fr. Bien sûr, vous pourrez vous éviter de nombreux calculs en utilisant un logiciel de gestion de note de frais. En effet, cette fois, tout est calculé automatiquement selon la distance parcourue dès lors que les caractéristiques de votre véhicule sont déjà saisies dans l’application.
#10 – Combien de temps conserver ses notes de frais ?
Selon l’article L123-22 du Code du Commerce, “les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans”.
Pour conserver vos notes de frais, trois possibilités :
- Classement papier : dans un classeur ou une boîte d’archive, avec les justificatifs agrafés à la note.
- Cloud : numérisez vos documents et conservez-les dans le Cloud.
- Solution de notes de frais avec archivage à valeur probante : les notes de frais et justificatifs sont facilement accessibles par le service comptabilité, facilitant le travail en cas de contrôle fiscal. De plus, l’archivage est certifié à valeur légale pendant 10 ans.
#11 – Sous combien de temps faire le remboursement des notes de frais ?
Après présentation de la note de frais, l’employeur dispose d’un délai maximal de 5 ans pour rembourser le salarié de ses frais professionnels.
En pratique, nous ne vous conseillons pas d’attendre aussi longtemps pour ne pas entacher la relation employeur / employé ! Dans la plupart des cas, les entreprises préfèrent rembourser les notes de frais à la fin du mois durant lequel elles ont été communiquées.
#12 – L’employeur peut-il imposer une limite pour le remboursement des frais professionnels ?
Oui, l’employeur peut donner une limite pour produire ses notes de frais, au-delà de laquelle les frais ne seraient pas remboursés.
Cette date limite doit être clairement notée dans la politique de frais de votre entreprise.
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