Couramment utilisé au sein des entreprises, et en particulier dans les services comptables, le logiciel Excel peut vite devenir votre ennemi dans la gestion spécifique des notes de frais. S’il est accessible et facile d’utilisation, son interface reste limitée. Une société en plein essor a besoin d’outils performants pour enregistrer, valider et partager sans encombre les données et justificatifs. Les applications dédiées à la gestion des notes de frais sont de plus en plus privilégiées par les entreprises. Leur utilisation offre de nombreux avantages à l’ensemble des collaborateurs.
Excel pour les notes de frais : les limites vite atteintes
Optimal pour réaliser des tableaux et des graphiques, Excel n’est en revanche pas conçu pour la gestion de notes de frais. Et cela se constate dans la pratique, avec des complications régulières et des lacunes qui, bien loin de faciliter la tâche des comptables, ralentissent les démarches et créent des pertes conséquentes pour l’entreprise.
Il ne repère pas les erreurs
Excel nécessite une saisie manuelle de chaque donnée, ce qui augmente le risque d’erreurs, d’oublis et de tentatives de fraude. Par ailleurs, le tableur ne tient pas compte des changements de réglementations (TVA, devises étrangères…). Les comptables doivent donc vérifier chaque montant et actualiser régulièrement les critères de calcul. Une tâche laborieuse et une vraie perte de temps et d’argent.
Il n’inclut pas les pièces jointes
Toute note de frais nécessite des justificatifs pour être validée, mais il est impossible d’ajouter une pièce jointe sur un document Excel. Le comptable doit doubler son tableau d’un dossier contenant l’ensemble des justificatifs, et veiller à bien les relier. Pas pratique…
Il ne s’intègre pas toujours dans le SI
Dans le système d’information mis en place par l’entreprise, les documents Excel peuvent être incompatibles avec le logiciel comptable. Il n’existe pas d’échange de données en temps réel ni de mise à jour automatique des formules : les collaborateurs sont donc souvent amenés à créer des doublons, ce qui augmente le risque d’erreur.
Il limite le contrôle des données
Même si tous les employés utilisent le même modèle de document Excel pour les notes de frais, chacun entre ses informations selon son interprétation des critères de saisie et de calculs (réglementations, politique de remboursement de l’entreprise…) En plus d’être chronophage, le logiciel ne permet pas d’analyser clairement les notes de frais et d’ajuster la stratégie de dépense.
Logiciel de gestion de notes de frais : les avantages
Contrairement à Excel, un tableur efficace mais pas adapté à la gestion des notes de frais, les logiciels dédiés possèdent des algorithmes intelligents qui optimisent chaque étape du processus.
Un gain de temps
Sur une solution digitale spécialisée, la saisie se fait en temps réel. Le logiciel calcule les montants à rembourser. Les comptables n’ont qu’à vérifier les justificatifs accessibles sur le tableau de bord, et le paiement se transmet directement depuis l’application vers le logiciel de paye ou de virement bancaire. La durée de traitement des notes de frais est donc considérablement réduite !
La simplification des saisies
Grâce à l’automatisation du processus, les employés se laissent guider. Ils rentrent les informations dans les champs prédéfinis selon la politique de l’entreprise, ce qui ne laisse aucune place à l’interprétation.
Des calculs précis et conformes
Les applications de gestion de notes de frais repèrent les incohérences et calculent les montants des remboursements à partir de formules actualisées, sans intervention humaine. Le risque d’erreur ou de fraude est presque nul.
Un contrôle total
Grâce à la centralisation des données, l’entreprise peut visualiser toutes les dépenses de ses collaborateurs et adapter la politique de remboursement selon ses besoins.
Même si Excel reste un excellent outil bureautique, il n’est pas adapté au traitement des notes de frais. Préférez plutôt une solution intelligente et dédiée, comme N2F, application de gestion de notes de frais. Sur un logiciel comme N2F, la démarche est intégralement automatisée et toutes les données sont centralisées. Chaque collaborateur enregistre, valide et partage les documents sécurisés en quelques clics. Le pilotage est facilité pour, à terme, optimiser la productivité et la rentabilité de l’entreprise. Contactez-nous !
