Nombreux sont les salariés qui prennent leur repas à l’extérieur des locaux de l’entreprise ou de leur lieu de travail – bureau, chantier… Quelles qu’en soient les raisons – motif personnel ou absence de cantine dédiée à la pause déjeuner – l’employeur peut supporter tout ou partie des coûts liés à la prise de repas à l’extérieur pendant la journée de travail, pour alléger le budget des salariés. 2 alternatives à cet effet : le ticket restaurant et la note de frais. Quelles sont les conditions de mise en œuvre ? Est-il possible de cumuler ticket restaurant et note de frais ? Réponses.
Les conditions d’attribution du ticket restaurant
Ticket restaurant, titre restaurant, chèque restaurant, ticket repas, chèque déjeuner ou ticket resto… ces termes recouvrent la même notion. Ils désignent en effet un moyen de paiement spécifique, partiellement financé par l’employeur, et remis aux salariés en l’absence d’espace de restauration à leur disposition – cantine d’entreprise ou de salle déjeuner.
A savoir sur le ticket restaurant :
- Les modalités d’émission et d’utilisation du ticket restaurant sont régies par les articles L3262-1 et suivants du Code du travail.
- En aucun cas l’employeur n’a l’obligation de mettre en place un système de tickets restaurant. Le titre-restaurant est un avantage salarial non obligatoire.
- L’employeur finance entre 50 et 60 % de la valeur du chèque déjeuner. L’entreprise est exonérée de charges sociales et patronales sur le financement des tickets restaurant, dans la limite d’un plafond légal. En 2020, le plafond est fixé à 5,55 € par titre restaurant.
- L’attribution des tickets restaurant est limitée à 1 titre par salarié et par jour de travail. Par exception, le salarié dont l’horaire de travail inclut 2 repas peut se voir attribuer 2 titres.
Les modalités de la note de frais
Une note de frais est un document établi par le salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels avancés dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’employeur.
Concrètement, la note de frais se présente généralement sous forme d’un tableau mentionnant :
- Le nom du salarié ayant engagé les frais remboursables.
- La date, le montant et la nature de la dépense.
Pour les dépenses engagées par le salarié pour ses repas, la note de frais indique le montant total de la note du restaurant, ainsi que le nom des invités et le motif de l’invitation, le cas échéant.
A noter : lorsque la note du restaurant est supérieure à 150 €, le salarié doit demander une facture.
Dès lors que la note de frais est justifiée – dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise, justifiée et proportionnée – l’employeur a l’obligation de procéder au remboursement du salarié. 2 options :
- Le remboursement au réel : l’employeur rembourse le salarié du montant exact du repas, sur présentation de la note de frais dûment justifiée.
- Le remboursement au forfait : l’employeur accorde une allocation forfaitaire au salarié pour payer ses repas. Le salarié en dispose librement, sans avoir à produire de justificatifs.
Lire aussi : Notes de frais : toutes les questions que vous vous posez
Ticket restaurant et note de frais : le cumul est-il possible ?
Les finalités respectives du ticket restaurant et de la note de frais sont distinctes :
- Le ticket restaurant est un avantage qui vise à compenser l’absence d’un lieu de restauration spécifique. Il est utilisé à l’occasion des déjeuners quotidiens du salarié.
- La note de frais permet de rembourser les dépenses de repas avancées par le salarié dans le cadre d’une mission professionnelle. Elle est utilisée à l’occasion de repas d’affaires, ou en déplacement.
Ticket restaurant et note de frais ne sont pas cumulables : le salarié ne peut demander le remboursement d’une note de frais pour un repas payé avec un ticket restaurant. Lorsque l’entreprise rembourse un repas sur présentation d’une note de frais, le salarié ne peut bénéficier d’un ticket restaurant pour ce même repas.
Attention : l’administration fiscale est stricte. Lorsqu’un repas est déclaré en note de frais, l’employeur doit réguler l’attribution des tickets restaurant – en retirant un titre le mois suivant. A défaut, l’entreprise est redressée et sanctionnée par l’URSSAF sur le fondement d’un abus fiscal. Le salarié également s’expose à un risque de redressement.
Pour alléger les contraintes de gestion du système de tickets restaurant, N2F génère automatiquement, en fin de mois, un état du nombre de titres à retirer pour chaque salarié – eu égard aux repas remboursés sur présentation de notes de frais. En jeu : faciliter la tâche aux RH et au service comptable de l’entreprise.
N2F distingue les repas du midi et du soir, et permet de paramétrer parfaitement le rythme de travail. Dans ces conditions, le service en charge s’économise le comptage manuel. N2F indique avec exactitude le nombre de tickets restaurant à attribuer à chaque salarié.
