La génération de fichiers d’écritures comptables (FEC) est une tâche essentielle de la comptabilité d’une entreprise. Ces documents enregistrent l’ensemble des opérations financières effectuées par une entreprise : ventes, achats, paiements, encaissements, etc.
Le FEC pourra être utilisé par l’administration fiscale en cas de contrôle, mais aussi pour alimenter le logiciel comptable et avoir une vision complète de la santé d’une entreprise sur une période donnée.
Sommaire :
#1 – Qu’est-ce que le fichiers d’écritures comptables
#2 – Quelles sont les informations obligatoires du FEC ?
#3 – Nos 5 conseils pour générer vos fichiers d’écritures comptables
Qu’est-ce que le Fichier d’Ecritures Comptables ?
Le fichier d’écritures comptables (FEC) est un état normé de la comptabilité d’une entreprise. Il doit pouvoir être présenté en cas de contrôle fiscal et être recevable sous peine d’amende.
Selon l’article L74A du Livre des Procédures Fiscales, le FEC est un document obligatoire pour les contribuables tenus à une comptabilité informatisée, c’est-à-dire soumis :
- À l’impôt sur les sociétés
- À l’impôt sur le revenu des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA) au régime réel.
💡 FEC et journal comptable, quelle différence ?
Un FEC est un document à valeur légale offrant une image complète de la comptabilité d’une entreprise sur une période donnée. Au contraire, un journal comptable n’a pas de valeur légale.
Quelles sont les informations obligatoires du FEC ?
Le FEC contient des informations utilisées pour préparer les états financiers d’une entreprise. Il doit donc inclure l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans les journaux au titre d’un même exercice comptable
Document de référence pour la tenue comptable des entreprises, le fichier d’écritures comptables (FEC) doit respecter les normes françaises et contenir obligatoirement 3 sections :
- Les noms de champs
- Les soldes d’ouverture de chaque compte
- La liste des comptes et des soldes.
Générer des FEC peut être une tâche stressante, car vous devez produire des documents immédiatement recevables en cas de contrôle fiscal. Et gare aux amendes ! Le contrôleur est doté d’un outil qui indique immédiatement si le FEC est recevable, et peut vous infliger une amende de plusieurs milliers d’euros par année de non-recevabilité.
Il est donc crucial de hiérarchiser et classer tous les flux entrants et sortants d’une entreprise. Cependant, cette tâche peut être ardue, surtout si l’on n’a pas les outils et méthodes adaptés. Suivez les conseils de nos experts pour vous faciliter la vie et gagner du temps !
Nos 5 conseils pour générer vos fichiers d’écritures comptables
#1 – Utiliser un logiciel de facturation
Les logiciels de facturation vous permettent de créer et d’envoyer des factures électroniques, conformément à l’Article 153 de la Loi des Finances 2020, mais aussi de les transformer automatiquement en écritures comptables.
Plus besoin de saisir manuellement vos données dans un tableur ou un logiciel dédié ! Il devient également plus simple de suivre le paiement de vos factures et de relancer les impayés.
#2 – Utiliser un logiciel conforme à la norme FEC
La norme FEC est un format standardisé pour les fichiers d’écritures comptables, imposé par l’administration fiscale depuis 2014 et permettant de faciliter les audits comptables d’une entreprise.
C’est pour cela que nous vous conseillons de vous doter d’un logiciel comptable conforme à la norme FEC, afin de générer facilement et rapidement les fichiers d’écritures comptables au format requis. Utilisez un logiciel adapté à vos besoins et à votre secteur d’activité, qui vous permette de saisir facilement vos opérations comptables et de les exporter dans le format souhaité.
Vous pouvez également utiliser l’outil de test des fichiers des écritures comptables proposé par la Direction Générale des Finances Publiques.
🔎 Des doutes sur le logiciel qui convient à votre activité et à la taille de votre entreprise ? Notre article est pour vous : Logiciel de comptabilité : comparatif des 5 meilleurs logiciels du marché
💡 Sécurisez la transmission et la conservation de vos fichiers d’écriture comptable, en utilisant des supports fiables et des protocoles sécurisés, et en respectant les délais de conservation légaux.
#3 – Adopter un système de numérisation et de classement de vos pièces justificatives
Les pièces justificatives attestent de la réalité des opérations financières entrantes et sortantes de votre entreprise. Il peut s’agir de :
- Factures
- Justificatifs de notes de frais
- Tickets de caisse
- Relevés bancaires
- Bons de commande
- Rapports budgétaires
- Etc.
Ces pièces justificatives doivent être conservées pendant dix ans. Nous vous conseillons de les classer par ordre chronologique et par type d’opération, et d’utiliser des outils dotés d’une solution d’archivage à valeur probante pour les sauvegarder sur un support sécurisé et valable en cas de contrôle fiscal.
💡 Vérifiez la cohérence et la fiabilité de vos données comptables avant de générer votre fichier, en contrôlant par exemple que la balance des comptes est équilibrée et que les pièces justificatives sont bien rattachées aux opérations.
#4 – Externaliser la génération des fichiers d’écriture comptable
Les FEC sont une tâche chronophage et ardue. Afin de vous concentrer sur votre cœur de métier, nous vous conseillons de faire appel à un service comptable en ligne ou à un expert-comptable. Il se chargera de collecter vos pièces justificatives, de les vérifier, de les enregistrer dans votre comptabilité et de vous fournir des fichiers d’écriture comptable valides.
#5 – Utiliser des logiciels reliés à votre solution comptable
Les données comptables concernant les flux financiers de l’entreprise proviennent de multiples sources, et les agréger peut être une source d’erreurs, sans parler du temps passé à le faire. Nous vous conseillons donc de vous doter de logiciels connectés à votre solution comptable, qui vont injecter directement les dépenses et justificatifs.
C’est le cas de N2F : notre solution de notes de frais se connecte avec plus de 200 logiciels comptables, afin d’exporter automatiquement vos écritures en comptabilité, y compris avec une ventilation sur plusieurs comptes comptables si nécessaire.
💡 Le saviez-vous ? Les FEC peuvent être utilisés dans une optique de business intelligence. En effet, ils permettent d’avoir un aperçu de tous les flux d’une entreprise, et ainsi de prendre des décisions stratégiques.
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FAQ :
Un fichier d’écriture comptable est un document qui enregistre les opérations comptables d’une entreprise sur une période donnée.
Il existe plusieurs méthodes pour générer un fichier d’écriture comptable, selon le type de logiciel utilisé et le format souhaité. On peut utiliser un tableur (Excel ou Google Sheets), ou un logiciel dédié comme Sage ou Ciel.
Les formats les plus courants pour un fichier d’écritures comptables sont le format CSV et FEC (fichier des écritures comptables), qui est un format normalisé et obligatoire en France depuis 2014.
Un fichier d’écritures comptables doit inclure au minimum les informations suivantes : le numéro de compte, le libellé de l’opération, le montant au débit ou au crédit, la date de l’opération, le numéro de pièce justificative et le code journal. Il peut également inclure d’autres informations comme le code analytique, le code devise ou le taux de change.
