Het vergoeden van zakelijke onkosten is een vast onderdeel van elk bedrijf, of medewerkers nu regelmatig op zakenreis zijn of regelmatig aankopen doen voor de zaak.
Daarom is het van belang om een goed doordacht proces op te zetten in uw organisatie. U kunt immers te maken krijgen met inconsistente declaraties, uitgaven zonder autorisatie of een gebrek aan transparantie in het onkostenbeheer. Met duidelijke mechanismen op het gebied van regels en financiële controle kunt u dit soort zaken voorkomen.
In dit artikel geven we handige tips bij het opstellen van een effectief beleid voor declaraties met enkele praktische voorbeelden die bijvoorbeeld uw financiële teams en de HR-afdeling kunnen gebruiken.
Wat zijn de onderdelen van een efficiënt zakelijk kostenbeleid?
Elk bedrijf heeft zijn eigen specifieke onkostendeclaratie regelgeving, afhankelijk van de structuur en de sector. Bij een dienstenbedrijf zal het bijvoorbeeld weinig voorkomen dat een werknemer een zakelijke vergoeding vraagt voor gereedschap, terwijl dit soort declaraties in de bouwvak industrie normaal is.
Bij het opstellen van een goede workflow is het daarom belangrijk om rekening te houden met de specifieke behoeften van uw organisatie. Duidelijkheid voor de medewerkers staat hierbij centraal: ze moeten weten wat het beleid inhoudt, welke zakelijke kosten ze kunnen declareren en wat de eventuele limitatie is.
De volgende onderdelen zouden elk beleid op het gebied van onkosten moeten bevatten:
- Beleidsdoelstellingen en scope
Dit gedeelte bepaalt welke medewerkers in aanmerking komen voor onkostenvergoedingen en welke soorten kosten gedekt worden. Hier hoort ook een beschrijving van de verschillende categorieën en de bedrijfsprocedure voor terugbetaling van zakelijke uitgaven. - Gedekte kosten
Bepaal de uitgaven die binnen het beleid vallen, zoals reiskosten, maaltijden, kantoorartikelen en kilometervergoedingen. Beschrijf de verschillende categorieën zo uitgebreid mogelijk zodat het voor zowel HR en finance als voor werknemers duidelijk is wat gedeclareerd kan worden en wat erbuiten valt. - Intern goedkeuringsproces
Beschrijf hoe het declaratieproces verloopt. Hieronder vallen eventuele deadlines voor het indienen van onkostenclaraties. Breng in kaart welke personen de uitgaven goedkeuren, wanneer en wie de persoon vervangt bij afwezigheid. - Budget limieten
Bepaal de maximale vergoedingen per categorie en de eventuele specifieke omstandigheden waarin een medewerker deze limieten kan overschrijden, bijvoorbeeld door autorisatie van de manager of financiële afdeling. . - Indieningstermijn en gegevensinvoer
Leg vast welke informatie nodig is om een goedkeuring van een declaratie te krijgen. Denk hierbij aan bonnen of facturen. Ook geeft u aan wat de uiterlijke termijn is van het indienen van de onkostendeclaratie.
Stem uw beleid af op de doelstellingen van de organisatie. Neem de tijd om interne processen te ontwikkelen die de workflow daadwerkelijk efficiënter maken.
Welke categorie onkosten zijn er?
Welke kosten vergoed worden en welke niet, wordt bepaald in het interne beleid voor zakelijke kosten. De Belastingdienst legt bepaalde beperkingen op aan de kosten die organisaties mogen vergoeden, maar de exacte regels mogen door elke organisatie zelf vastgesteld worden?
De zakelijke kosten die medewerkers maken, kunt u in verschillende categorieën opsplitsen:
- Reiskosten: transparantie en controle
Duidelijke afspraken over reiskostenvergoedingen zorgen voor transparantie en helpen onverwachte uitgaven te voorkomen. Het is essentieel om vast te leggen welke reiskosten vergoed worden en onder welke voorwaarden. Zo kunnen medewerkers zonder zorgen op zakenreis gaan.
Een duidelijke richtlijn voor reiskosten kan als volgt luiden:
“Reiskosten worden vergoed als een medewerker reist voor zakelijke doeleinden, zoals klantbezoeken, externe vergaderingen of bedrijfsevenementen.” Vergoedingen gelden voor openbaar vervoer (op basis van tweede klas tickets), kilometervergoedingen voor eigen vervoer (€XX per km) en parkeerkosten. Taxi’s en huurauto’s worden alleen vergoed na voorafgaande goedkeuring van een manager.”
- Verblijfskosten: zakelijke hotelovernachtingen en accommodaties
Deze rubriek omvat hotelovernachtingen en andere accommodaties voor zakelijke reizen. Een medewerker die een hotel boekt op naam van de organisatie, moet daadwerkelijk op zakenreis zijn. Zorg ervoor dat deze en andere regels duidelijk vastliggen in het reis- en onkosten beleid om misverstanden te voorkomen.
Voorbeeld van voorwaarden voor vergoeding van hotelovernachtingen:
“Hotelovernachtingen komen in aanmerking voor vergoeding als de zakenreis meer dan twee uur van de vaste werkplek verwijderd is.” Medewerkers moeten binnen het vastgestelde plafond van €XX per nacht boeken, tenzij vooraf schriftelijk goedkeuring is verkregen van de Head of Finance.”
- Maaltijdkosten : bepaal duidelijk wat daarbuiten valt
Duidelijke richtlijnen voor maaltijdvergoedingen zijn essentieel. U wilt tenslotte geen declaratie ontvangen voor een persoonlijke maaltijdbezorging van een medewerker. Mag de werknemer een klant uitnodigen in een restaurant op kosten van het bedrijf? Valt alcohol daarbuiten? Het is belangrijk om deze regels vooraf helder te formuleren.
Voorbeeld:
“Maaltijden komen alleen in aanmerking voor vergoeding als ze worden genuttigd met een klant of tijdens een zakelijke reis. De maximale vergoeding bedraagt €XX per dag tijdens een dienstreis. “Alcoholische dranken worden niet vergoed.”
- Kantoorbenodigdheden en apparatuur: kantoor en/of remote
Deze categorie omvat standaard kantoorartikelen en een vergoeding voor bepaalde thuiswerk benodigdheden, zoals een koptelefoon, bureaustoel of andere tools. Sommige bedrijven stellen vooraf een budget vast waarmee artikelen voor thuiswerk aangeschaft mogen worden door medewerkers. Het is belangrijk duidelijk het bedrag, het soort artikel en de termijn waarin het budget geldig is te formuleren.
Dit kunt u als volgt formuleren:
“Medewerkers kunnen een maandelijkse vergoeding van €XX aanvragen voor Wi-Fi. Alle andere kantoorbenodigdheden worden vergoed tot een maximum van €XX per maand. HIer valt onder: xxxx. Voor uitgaven boven deze limieten of buiten de lijst artikelen is voorafgaande goedkeuring van de manager vereist.”
- Overige zakelijke kosten
Soms komen er speciale zakelijke kosten voor die niet onder de standaard categorieën vallen. Het is daarom belangrijk om hier duidelijke richtlijnen voor op te nemen in uw kostenbeleid. Zorg ervoor dat specifieke beperkingen worden vermeld, zodat het duidelijk is waar de grenzen liggen.
Bijvoorbeeld:
- “Kosten die niet in deze lijst voorkomen, vereisen goedkeuring van de manager.”
- “Kosten op het gebied van entertainment komen niet in aanmerking voor vergoeding, tenzij vooraf toestemming is verkregen van de manager.”
Hoe implementeert u een kostenbeleid in uw organisatie?
Het opstellen en invoeren van een effectief onkosten beleid vergt tijd en aanpassingen. Hier zijn enkele “Best Practices” om rekening mee te houden bij het ontwikkelen ervan:
1. Zorg voor samenwerking tussen afdelingen
Financiële teams, Human Ressources en de boekhoudafdeling spelen een cruciale rol in het beheer van onkosten. Terwijl de ene afdeling verantwoordelijk is voor het goedkeuren van declaraties, verwerkt de andere afdeling de uitbetalingen. Het is daarom essentieel om een nauwe samenwerking tussen deze teams te garanderen zodat het proces soepel verloopt.
Voordat uw organisatie een nieuw onkostenbeleid vastlegt, is het verstandig om een vergadering te organiseren waarin verschillende teams feedback kunnen geven. Dit helpt om onduidelijkheden in de richtlijnen te weg te nemen en efficiëntere werkwijzen af te stemmen voor rapportage en goedkeuring.
2. Automatiseer declaraties met een digitaal programma
Een groot deel van het zakelijke onkosten proces kan vereenvoudigd worden met de juiste declaratiesoftware. Door bepaalde taken te automatiseren, bespaart uw organisatie tijd en geld. Daarnaast helpt automatisering om handmatige fouten, zoals verkeerde bedragen van bonnetjes, en fraude te voorkomen.
Een goed onkostenbeheer systeem kan zo worden ingesteld dat het automatisch controleert of declaraties binnen het kostenbeleid vallen. U ontvangt tijdige waarschuwingen, kunt blokkeringen instellen bij overschrijding van limieten, uitgavenplafonds per periode of limieten aanpassen op basis van het type gebruiker.
U profiteert niet alleen flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden, maar ook van gebruiksvriendelijkheid voor zowel managers als medewerkers. Veel systemen beschikken over een mobiele applicatie waarmee reizende medewerkers hun kosten onderweg kunnen invoeren en maken het proces intuïtief en leuk.
3. Zorg voor training en heldere communicatie
U kent het onkostenbeleid waarschijnlijk van binnen en van buiten, maar dat betekent niet dat al uw medewerkers het net zo goed begrijpen. Neem daarom de tijd om vanaf het begin het beleid en het declaratieproces duidelijk uit te leggen.
Dit kan via een korte training, een informele infosessie of een praktische handleiding met de belangrijkste richtlijnen. Hoe duidelijker de regels zijn voor medewerkers, hoe soepeler het declaratieproces in de toekomst zal verlopen.
4. Houd uw kostenbeleid up-to-date
Naarmate uw bedrijf groeit, kunnen zich situaties voordoen die tot zover niet in uw huidige onkostenbeleid zijn opgenomen. Door uw beleid regelmatig te herzien en bij te werken, zorgt u ervoor dat het relevant en volledig blijft.
Soms kan het zijn dat regels rond vergoedingen moeten veranderen. In tijden van prijsstijgingen kan bijvoorbeeld het heel goed gebeuren dat de limiet van hotelboekingen te krap wordt. Het is dan essentieel om het beleid opnieuw te bekijken en aan te passen zodat het nog steeds accuraat en compliant is.
Conclusie
Een goed ontworpen onkosten beleid is essentieel voor het beheersen van kosten en declaraties. Het maakt het declaratieproces eenvoudig en draagt bij aan meer medewerkerstevredenheid. Het is echter wel van belang dat het beleid duidelijk goed geïntegreerd wordt en goed gecommuniceerd binnen de organisatie.
Ook dient het regelmatig bijgewerkt te worden om in lijn te blijven met de groei van het bedrijf en ontwikkelingen in de markt.
Met de juiste declaratiesoftware kunt u de grootste delen van uw proces automatiseren en eventuele fouten vermijden.
