Voor midden- en kleinbedrijven (MKB) is het beheren van zakelijke onkosten vaak een uitdaging. Omdat expense management uit meerdere facetten bestaat en kleinere teams vaak andere prioriteiten hebben, wordt dit proces vaak naar de achtergrond geschoven. Slecht onkostenbeheer kan echter leiden tot problemen met compliance, verlies van financieel overzicht en efficiënte workflows.
Gelukkig zijn er tegenwoordig verschillende applicaties en software op de markt die dit proces kunnen digitaliseren. Hoewel deze tools gepaard gaan met een investering, leveren ze op de lange termijn aanzienlijke voordelen op, zoals tijdbesparing en betere controle over reiskosten en andere zakelijke uitgaven.
In dit artikel ontdekt u de vijf belangrijkste redenen waarom declaratiesoftware met een goede app essentieel is voor uw organisatie.
1. Uw bedrijf heeft geen goed overzicht op zakelijke uitgaven
Een van de meest voorkomende problemen binnen MKB-bedrijven is het gebrek aan een volledig overzicht van zakelijke uitgaven door werknemers. Er zijn namelijk veel verschillende soorten declaraties, zoals reiskostenvergoedingen, kilometervergoedingen, zakelijke aankopen en maaltijdvergoedingen.
Wanneer declaraties handmatig worden verwerkt, ontstaan er vaak fouten, zoals dubbele declaraties of vergeten kosten, wat kan leiden tot een onvolledig financieel overzicht. Dit maakt een grondige financiële analyse lastig en kan resulteren in een rommelige administratie.
Een digitale onkostenbeheer software helpt om:
– Kosten digitaal vast te leggen met de juiste gegevens
– Uitgaven automatisch te categoriseren
– Real-time inzicht te behouden via een gebruiksvriendelijk dashboard
Als uw organisatie meer financiële transparantie nodig heeft, is digitaal beheer van grote waarde.
2. Werknemers besteden te veel tijd aan administratieve taken
Als manager wil u uiteraard dat uw medewerkers productief blijven en zich kunnen focussen op klanten en hun kerntaken. Wanneer u merkt dat zij veel tijd kwijt zijn aan het invoeren van bonnetjes, het opvragen van facturen of het bijhouden van kosten in losse Excel-sheets, is het tijd voor verandering.
Een van de grootste voordelen van automatisering is het verminderen van tijdrovende, handmatige taken. Met de juiste uitgavenbeheer oplossing wordt het declaratieproces sneller, eenvoudiger en minder foutgevoelig.
– Bonnetjes en declaraties worden digitaal verwerkt. Met een digitale oplossing worden foutmarges aanzienlijk verminderd en bespaart u tijd op administratieve zaken.
– Goedkeuringsworkflow is geautomatiseerd, duidelijk voor medewerkers en besparen tijd
– Alle data wordt centraal opgeslagen en gesynchroniseerd met uw financiële systemen
Hierdoor houden werknemers meer tijd over voor hun werk, in plaats van saaie administratieve taken zonder toegevoegde waarde.
3. Uw huidige onkostenbeheer gaat vaak gepaard met fouten
Fouten zoals dubbele declaraties, onjuiste kilometervergoedingen of te late invoeringen kunnen vervelende financiële verrassingen opleveren en zelfs risico’s vormen voor uw bedrijf. Als uw team regelmatig met dit soort fouten te maken krijgt, is dat een duidelijk teken dat uw huidige proces niet efficiënt werkt.
Een declaratiesoftware helpt uw bedrijf fouten te voorkomen door:
– Automatische berekeningen en detectie van onjuistheden
– Tracking van declaraties volgens uw bedrijfsbeleid en compliance-regels
– Real-time inzicht in zakelijke uitgaven en automatische herinneringen voor ontbrekende facturen
Door invoering en verwerking te digitaliseren, vermindert u fouten en werkt uw organisatie efficiënter en nauwkeuriger.
4. U heeft moeite om financiële analyses nauwkeurig te houden
Bij elk bedrijf is het een no-go om belangrijke beslissingen te baseren op onnauwkeurige financiële analyses. Een correcte en complete financiële analyse is niet alleen cruciaal voor de interne besluitvorming, maar ook om investeerders aan te trekken of in aanmerking te komen voor zakelijke leningen.
Als uw bedrijf veel tijd en moeite moet besteden aan het opstellen van een compleet en foutloos financieel rapport, is dat een duidelijk teken dat een beter systeem noodzakelijk is.
Met een declaratiesoftware wordt alle data centraal beheerd in één systeem. Dit biedt de volgende voordelen:
– Automatische generatie van kosten rapporten
– Volledig inzicht in gemaakte en geplande zakelijke kosten
– Een personaliseer dashboard met real-time data
Hierdoor is uw administratie altijd up-to-date. U bespaart tijd en uw organisatie komt professioneler over bij investeerders of andere partijen.
5. Uw bedrijf groeit, en uw onkosten groeien mee
De groei van uw bedrijf is geweldig nieuws! Maar groei brengt ook uitdagingen met zich mee, zoals stijgende kosten en administratieve taken die omslachtiger en complexer worden.
Als uw teams nog steeds met traditionele handmatige verwerking bezig zijn, kan dit op gegeven moment te omslachtig worden en stress veroorzaken.
Expense Management-systemen zijn speciaal ontworpen om organisaties mee te ontwikkelen. Zo kan de juiste software meerdere valuta verwerken en omrekenen, naadloos integreren met uw boekhoudsoftware en zorgen voor nauwkeurige en real-time financiële rapportages.
Een slim en schaalbaar systeem groeit mee met uw bedrijf, waardoor u efficiënter werkt en meer controle houdt over uw financiën.
De voordelen van een onkostenbeheer-software
Nu het duidelijk is dat het tijd is om een digitaal onkosten systeem aan te schaffen is het tijd om de belangrijkste voordelen op een rijtje te zetten:
- Meer financieel overzicht – met een centraal systeem en tracking behoudt u nauwkeurig overzicht en kunt u weloverwogen beslissingen maken
- Tijdsbesparing – verminder taken zonder toegevoegde waarde zodat er gefocust kan worden op de business
- Kostenbesparing op lange termijn – traceer direct eventuele overbestedingen en stel uw budget bij waar nodig
- Geen gedoe met compliance: automatisch beheer zorgt voor een nauwkeurige administratie en juiste opvolging van btw-regelgeving
Waar moet ik op letten bij het kiezen van de juiste software?
Nu de belangrijkste voordelen helder zijn, is het tijd om te kiezen voor het juiste systeem. Het is belangrijk dat deze goed aansluit op de behoeften van uw organisatie.
Vervolgens zijn de volgende functionaliteiten een must:
#1 – OCR (Optical Character Recognition)
Het mogelijk maken van het digitaal scannen van bonnen en facturen, en het herkennen van de juiste informatie, door middel van de OCR-functionaliteit maakt het mogelijk om minder met papier te werken.
#2 – Personaliseerbare workflow
De applicatie moet je ook de mogelijkheid geven om workflows aan te passen aan die van jouw organisatie. De juiste gegevens komen op deze manier bij de juiste personen terecht voor een efficiënt proces.
#3 – Real-time analyse en rapportage
Dit maakt het mogelijk om op ieder moment up-to-date de juiste informatie op te vragen. U kunt op elk moment een rapport genereren om te zien welke transacties zijn ingediend en hoe de verhouding is tot de begrote bedragen.
#4 – Integratie boekhoudingsysteem en ERP
Dit is een van de belangrijkste functies, want zonder integratie van een digitale applicatie aan uw huidige systemen kunt u te maken krijgen met operationele silo’s. Let hier op zodat de administratie en rapportage gecentraliseerd kan blijven verlopen.
#5 –Mobiel en gebruiksvriendelijk
Met een mobiele applicatie kunnen medewerkers direct hun onkosten bewijs indienen wanneer ze op zakenreis zijn. Dit vermijdt kosten die te laat ingediend worden of het zoeken naar papieren bonnetjes en facturen.
Conclusie
Indien u op het gebied van onkosten te maken heeft met problemen als: handmatige processen, onnauwkeurige rapportages, fouten in de administratie, problemen met compliance of uitdagingen in verband met bedrijfsgroei, dan is het tijd om te investeren in een digitale oplossing.
Bij het kiezen van een onkostenbeheer-app dient u onder andere te letten op de automatiseringsbehoeften van uw bedrijf, aansluitingsmogelijkheden op uw huidige boekhouding- of accounting systeem, een aanpasbare workflow, real-time rapportage, een gebruiksvriendelijke mobiele werknemers-interface en OCR-functie.
N2F beheerst bovenstaande functies en beschikt over een gebruiksvriendelijke applicatie die u kunt personaliseren op de workflow van uw bedrijf.
Onze slimme onkostenbeheer-app kan op de meeste boekhouding systemen aangesloten worden en kan u helpen bij het beter organiseren van de onkosten procedures.
