In veel kleine en middelgrote bedrijven (MKB) is onkostenbeheer een tijdrovende en frustrerende taak. Medewerkers raken bonnetjes kwijt, voeren handmatig gegevens in, en fouten leiden tot problemen zoals lange wachttijden en gedoe met compliance.
Waarom blijven we vasthouden aan deze omslachtige manier in tijden waarin er slimme tools zijn die alles voor u kunnen regelen?
Door te moderniseren en over te stappen op een geautomatiseerde oplossing die het declaratieproces efficiënter en gemakkelijker maakt, wordt het hele proces eenvoudiger en tot vier keer sneller.
Ontdek hoe u moeiteloos grip houdt op uw onkosten – zonder papierwerk en gedoe.
- 4 redenen waarom u uw onkostenbeheer zou moeten automatiseren
- Eigenschappen van een tijdbesparend digitaal onkosten software
- Stappen bij het aanschaffen van een digitaal onkostendeclaratie systeem
- De beste onkostenbeheer apps
1. 4 redenen waarom u uw onkostenbeheer zou moeten automatiseren
Tijd is kostbaar, vooral als professional. U wilt zich immers focussen op klanten, nieuwe inkomstenbronnen en strategische beslissingen, in plaats van tijd te verliezen aan het managen van de handmatige invoer van reis- en zakelijke kosten van medewerkers.
Hieronder vindt u de vier belangrijkste redenen waarom het slim is om in een te investeren in automatisatie van uw interne proces:
- Efficiëntie en tijdbesparing
Digitalisatie stroomlijnt onkostendeclaraties en goedkeuringsprocessen, waardoor declaraties sneller verwerkt worden en minder tijdrovend zijn voor uw team. Alles wordt digitaal ingevoerd door de werknemers en automatisch verwerkt en geanalyseerd. - Nauwkeurig onkostenbeheer
Automatisering vermindert fouten in financiële processen door intelligente controle en categorisatie, wat leidt tot een betrouwbaarder financieel overzicht. U kunt bijvoorbeeld te allen tijde een rapportage opvragen gebaseerd op actuele data. - Schaalbaarheid bij bedrijfsgroei
Digitale systemen voor onkostenbeheer ondersteunen de groei van uw bedrijf zonder dat u meer tijd aan administratie hoeft te besteden. Uw bedrijf kan eenvoudig extra zakelijke kosten, nieuwe medewerkers en processen integreren zonder de werklast te verhogen. - Tevreden werknemers
Minder gedoe met declaraties betekent meer tijd voor kerntaken voor medewerkers, wat bijdraagt aan een hogere productiviteit en een prettige werksfeer.
Via digitalisatie kan uw team eenvoudig onkostendeclaraties indienen met een foto van het bonnetje of de factuur. Geen gedoe meer met papieren bonnetjes of het wachten tot het einde van het kwartaal.
Vooral voor MKB-bedrijven is dit een game changer. Kleinere teams hebben vaak geen tijd voor omslachtige processen – een digitale oplossing bespaart tijd en voorkomt frustratie.
2. Functionaliteiten van een tijdbesparende declaratiesoftware
Niet elke onkostendeclaratie-app is hetzelfde. Sommige bieden uitgebreide financiële rapportages, terwijl andere puur gericht zijn op declaraties en terugbetalingen. Om de beste app voor uw bedrijf te kiezen, is het belangrijk om helder te hebben wat u nodig hebt.
Wilt u tijd besparen en meer controle over uw bedrijfsuitgaven? Een slimme declaratiesoftware is de oplossing.
Dit zijn de zes belangrijkste functies om op te letten bij de keuze voor een tijdbesparende declaratie-app:
- Automatisering van onkostendeclaraties
Een goede app moet bonnenscanning met OCR, automatische categorisatie en kilometerregistratie bieden. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. Geen gedoe meer met papieren bonnetjes – werknemers maken gewoon een foto en de app voert automatisch de juiste gegevens in.
- Naadloze integratie
Uw declaratie-app moet samenwerken met uw boekhoudsoftware zoals QuickBooks of SAP. Hierdoor worden alle transacties automatisch verwerkt, zonder ontbrekende gegevens of extra handmatig werk.
- Mobiele toegankelijkheid
Een mobiele app maakt declareren veel makkelijker. Werknemers op zakenreis kunnen bijvoorbeeld hun reiskosten direct onderweg indienen door een lunch bonnetje of factuur te fotograferen en meteen te uploaden. Dit voorkomt vergeten bonnetjes en tijdrovende administratie achteraf.
- Real-time rapportage
Als u tijd wilt besparen met onkosten tracking-apps, is real-time rapportage onmisbaar. Programma’s voor onkostendeclaratie met real-time rapportage bieden duidelijke en directe financiële inzichten.
Zit uw budget bijna vol? Dan kunt u direct actie ondernemen, zoals het bijsturen van kosten, het aanpassen van limieten of het regelen van extra financiering.
- Slimme goedkeuringsworkflows
Automatische goedkeuringsprocessen zorgen ervoor dat de juiste persoon een declaratie beoordeelt en akkoord gaat. Zodra een werknemer een bonnetje uploadt, krijgt de manager een melding en na goedkeuring gaat het direct naar de salarisadministratie. Geen knelpunten, geen vertraging.
- Aanpasbare beleidsregels
Een strakke uitgaven controle is essentieel. Met een declaratie-app kunt u uitgavenlimieten instellen. Bijvoorbeeld: als het maandbudget €200 is, kan de app automatisch bonnetjes boven dit bedrag blokkeren of laten goedkeuren door een manager.
3. Digitaal onkostenbeheer: Zo kiest u de beste declaratiesoftware
Het kiezen van de juiste oplossing hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Volg deze vier stappen om de beste oplossing voor uw bedrijf te vinden:
- Begrijp uw doelstellingen
Waarom wilt u investeren in een digitalisatie? Analyseer inefficiënties in uw huidige proces en bepaal welke functies essentieel zijn voor uw bedrijfsgrootte en structuur.
Bepaal over welk budget u beschikt en wat u op de lange termijn kunt besparen. - Analyseer uw huidige onkostenbeheer
Voordat u kiest voor een nieuwe oplossing is het belangrijk om een goed overzicht te hebben van het huidige onkostenproces om eventuele knelpunten te identificeren.
Welke taken kunnen van handmatig naar digitaal? Hoe zit de goedkeuringsworkflow in elkaar? Zijn er bepaalde vereisten in verband met compliance? Worden er regelmatig fouten gemaakt op bepaalde gebieden? - Identificeer welke fases menselijk toezicht vereisen
Menselijke tussenkomst is bij efficiënt onkostenbeheer eigenlijk niet nodig. Kunstmatige intelligentie kan de meeste stappen automatiseren en veel werk uit handen halen voor de financiële afdeling. Sommige zaken vereisen echter menselijke tussenkomst.
Het controleren en aanpassen van beleidsregels is bijvoorbeeld een gebied waarop een balans tussen automatisch toezicht en menselijke controle essentieel blijft.
- Bereken welke ROI u eruit kunt halen
Het potentiële rendement op investering (ROI) kunt u bepalen door de kosten van de implementatie van de app te vergelijken met de tijd- en geldbesparingen op de lange termijn.
Houd hierbij rekening met initiële en terugkerende kosten. Reken bij de ROI niet alleen kwantitatieve data, zoals tijd- en kostenbesparing, maar ook kwalitatieve elementen als medewerkerstevredenheid en compliance. De juiste app betaalt zichzelf terug op de lange termijn.
- Vergelijk verschillende aanbieders
Er zijn verschillende applicaties op de markt en elke applicatie heeft zijn voordelen. Lees gebruikersreviews en casestudy’s om betrouwbaarheid en functionaliteit te vergelijken. Bekijk de belangrijkste functionaliteiten en of de digitale oplossing voor onkostenbeheer aansluit op uw huidige boekhoudingssysteem. - Test gratis versies
Twijfelt u tussen meerdere aanbieders? Maak gebruik van gratis proefperiodes om de bruikbaarheid en functies in de praktijk te testen met echte werknemers scenario’s. Het is belangrijk dat de app gebruiksvriendelijk is voor medewerkers en past binnen de organisatie.
4. De beste onkostenbeheer apps
De juiste oplossing kiezen is essentieel om tijd te besparen en administratieve processen te stroomlijnen. Hieronder vind u de meest bekende Expense Management systemen op de markt:
- N2F – Automatische bonnetjes scanning, real-time goedkeuringen en naadloze integratie met de meeste boekhoudsoftware. Ideaal voor onder andere het MKB.
- Expensify – AI-gestuurd onkostenbeheer met een gebruiksvriendelijke interface.
- Zoho Expense – Budgetvriendelijke optie met krachtige functies voor kleine bedrijven.
- SAP Concur – Schaalbaar en flexibel, vooral ideaal voor grotere bedrijven.
Deze tijdbesparende programma’s zijn geselecteerd op basis van hun functies, prijzen en gebruikersbeoordelingen. Er zijn nog andere opties beschikbaar, maar dit zijn bewezen en betrouwbare oplossingen voor declaratiebeheer.
