Het handmatig verwerken van zakelijke kosten is tijdrovend en leidt vaak tot fouten bij het invoeren. De financiële afdeling heeft te maken met een onnodige administratieve last, zoals het verifiëren van uitgaven, terwijl werknemers veel tijd kwijt zijn met bonnetjes invoeren.
Met declaratiesoftware kunt u medewerkers digitaal kosten laten invoeren en het declaratieproces slimmer maken. De grootste delen van het proces gaan van handmatig naar digitaal..
In dit artikel ontdekt u hoe medewerkers snel en eenvoudig hun kosten digitaal kunnen indienen, welke voordelen dit oplevert en welke functies de beste declaratiesoftware biedt om de uitdagingen bij declaraties tegen te gaan.
- Wat is een onkostendeclaratie?
- Uitdagingen van traditioneel onkostenbeheer
- Wat is declaratiesoftware?
- 5 voordelen van declaratiesoftware
- Hoe kiest u de juiste declaratiesoftware voor bedrijfsuitgaven?
- Interne Procesintegratie voor onkostendeclaraties
- Digitaliseer en automatiseer met N2F
1. Wat is een onkostendeclaratie?
Een onkostendeclaratie is een formeel verzoek van een medewerker om terugbetaling van zakelijke uitgaven die met eigen middelen zijn betaald. Dit kan variëren van een kop koffie met een klant tot een vlucht naar een internationale beurs.
Het correct en tijdig verwerken van declaraties draagt bij aan een prettige werksfeer en financiële nauwkeurigheid binnen een organisatie.
Voorbeeld van een onkostendeclaratie:
Lieke gaat op zakenreis en haar bedrijf heeft ermee ingestemd om haar zakelijke uitgaven te vergoeden. Tijdens haar reis betaalt ze zelf voor de volgende kosten:
- €25 voor parkeren
- €150 voor een hotelkamer
- €50 voor maaltijden met klanten
- €30 voor toegang tot een museum
- €15 voor stomerijkosten
Omdat onkostendeclaraties alleen gelden voor zakelijke uitgaven, krijgt Lieke €240 terugbetaald. Haar museumbezoek wordt niet vergoed, omdat dit geen directe zakelijke noodzaak heeft.
2. Uitdagingen van traditioneel onkostenbeheer
Een van de kerndoelen van declaratiesoftware is om werknemers eenvoudig en efficiënt hun gemaakte zakelijke kosten te laten declareren.
Of het gaat om een zakenreis, een reisvergoeding of een maaltijd bij een bezoek aan een klant, deze kosten zijn voor het werk gemaakt en voorgeschoten door de werknemer.
Uiteraard is het van belang dat de werknemer op snelle terugbetaling kan rekenen voor deze uitgaven.
Bij traditionele processen gaat dit vaak gepaard met het handmatig invoeren van bonnetjes en facturen en het werken met Excel-sheets. Dit brengt verschillende uitdagingen met zich mee:
- Tijdsintensieve verwerkingsprocessen
Gekreukelde papieren bonnetjes verzamelen en bewaren, handmatig invullen van formulieren en aanvragen vergt tijd van werknemers. Eventuele fouten bij het invoeren van deze documenten kunnen terugbetalingen vertragen. - Foutgevoeligheid door handmatige invoer
Bonnen en facturen handmatig invoeren gaat vaak gepaard met fouten, zoals dubbele invoer of verkeerde bedragen. Dit kan leiden tot onnauwkeurige reportages en/of overschrijding van budget limieten. - Weinig financiële transparantie
De nauwkeurigheid van financiële prognoses kan negatief beïnvloed worden zonder real-time inzicht in zakelijke uitgaven. - Declaratiefraude
Volgens een recent onderzoek denkt 33% van de werknemers dat er op het werk soms bewust wordt gesjoemeld met declaraties om meer terugbetaling te vorderen. Zonder adequate controle kunnen sommige declaraties immers makkelijker ongezien onjuist verwerkt worden, wat financiële schade aan de organisatie kan opleveren.
3. Wat is declaratiesoftware?
Declaratiesoftware automatiseert het proces van onkostendeclaraties binnen een bedrijf, waardoor medewerkers eenvoudig bonnen en facturen digitaal kunnen indienen, via een foto van hun bonnetje of factuur.
Vervolgens zorgt de software ervoor dat de declaraties automatisch bij de juiste persoon terecht komen voor validatie. Zodra deze declaratie (met een simpele klik) gevalideerd is, kan de werknemer direct uitbetaald worden.
De verwerking van kosten gaat dus sneller, de richtlijnen voor het uitgavenbeleid worden beter opgevolgd, en de werknemers blijven binnen hun budgetlimiet aangezien ook deze vooraf ingesteld kunnen worden. Medewerkers kunnen zo op een snellere terugbetaling rekenen.
Onkosten hoeven geen hoofdpijn te veroorzaken. Maak het u en uw medewerkers makkelijker! De juiste software bespaart tijd, vermindert fouten bij het invoeren en geeft beter inzicht in zakelijke uitgaven via geavanceerde real time rapportages.
Bovendien draagt u bij aan een prettige werksfeer met tevreden werknemers, én een duurzame omgeving met minder papier!
4. Gemakkelijk zakelijk uitgavenbeheer: 5 voordelen
Het handmatig beheer van zakelijke onkosten is niet alleen tijdrovend, maar leidt ook tot stress en frustraties. Voor de financiële afdeling is een efficiënt declaratieproces cruciaal, met name om operationele kosten onder controle te houden en om klaar te zijn voor eventuele financiële audits.
Met de juiste onkosten beheersoftware digitaliseert u het declaratieproces en profiteert u bovendien van onderstaande voordelen:
- Efficiëntie en tijdbesparing
Automatisering versnelt indiening en goedkeuring, zodat medewerkers sneller worden terugbetaald. Met de mobiele app kunnen ze eenvoudig facturen en bonnetjes scannen en indienen – geen gekreukeld papierwerk meer! - Nauwkeurigheid en minder fouten
Automatische gegevensinvoer verkleint de kans op typefouten en verkeerde toewijzingen, wat onnauwkeurige rapportages en budgetoverschrijdingen voorkomt. Dit zorgt voor betrouwbare en nauwkeurige financiële gegevens en accurate analyses. - Real-time inzicht in uitgaven
U krijgt inzicht in alle zakelijke kosten en verbetert de budgettering en financiële planning. Met een tool als N2F monitort u nauwkeurig real-time uitgaven en analyseert u trends via geavanceerde dashboards en declaratie-rapporten. Geen gedoe meer met compliance, en u kunt onderbouwde financiële beslissingen nemen. - Kostenbesparing door geoptimaliseerde processen
Automatisering vermindert administratieve kosten doordat de processen soepeler en sneller verlopen. Ook worden fouten zoals dubbele declaraties verminderd, wat besparingen oplevert op de lange termijn. - Duurzamere organisatie door minder papierverbruik
Papieren bonnetjes zijn verleden tijd. Alle declaraties en uitgaven staan digitaal en veilig opgeslagen in een centraal systeem, wat bijdraagt aan een duurzaam en milieuvriendelijk declaratieproces.
5. Hoe kiest u de juiste declaratiesoftware voor bedrijfsuitgaven?
Bij het kiezen het juiste systeem dient u op de volgende functies te letten:
- Smartphone-app voor onkosten invoering
Medewerkers kunnen declaraties direct indienen via een mobiele applicatie. De juiste tool is intuïtief in gebruik en altijd en overal toegankelijk, bijvoorbeeld wanneer zij op zakenreis zijn. - Automatische bonnen scanning (OCR)
Deze functionaliteit stelt medewerkers in staat om snel een foto te maken en in te dienen. Een juiste applicatie leest de bonnetjes uit en vult de gegevens automatisch in. Er hoeft niet meer gezocht te worden naar gekreukelde bonnetjes. - Integratie met boekhoudsystemen
Een goed systeem kan naadloos gekoppeld worden met de huidige boekhoudsoftware voor een efficiënte werking. Denk daarbij aan populaire boekhoudsoftware zoals Exact, SAP of QuickBooks. Het doel van een goede boekhoudsysteem integratie is dat alle data centraal wordt opgeslagen zodat alle reporting centraal gemanaged kan blijven worden. - Personalisatie van de workflow
Het is belangrijk dat de workflow-processen aangepast kunnen worden aan uw bedrijf. Dit zorgt ervoor dat de declaratie direct terechtkomt bij de juiste persoon. Managers kunnen op deze manier met één klik declaraties goedkeuren of afwijzen. - Real-time rapportage en analyse
Met real-time declaratie rapportages en uitgaven tracking houdt de financiële afdeling moeiteloos controle over zakelijke kosten.
6. Interne Procesintegratie voor onkostendeclaraties
Een efficiënt onkostenproces is van belang voor de gehele organisatie maar dient duidelijk te zijn voor zowel de medewerkers als andere delen van de organisatie. Met de volgende stappen zorgt u voor een soepel en efficiënt proces:
- Digitaliseer onkostendeclaraties: Gebruik declaratiesoftware
Een geautomatiseerd declaratiesysteem centraliseert en stroomlijnt declaraties, waardoor goedkeuringen sneller verlopen en fouten worden verminderd. Bovendien zorgt digitale archivering voor een betere naleving van regelgeving en audits. U bespaart tijd en geld over de lange termijn. - Stel duidelijke bestedingsregels in
Het instellen van uitgavenlimieten helpt bij het monitoren van zakelijke kosten en beschermt de cashflow van het bedrijf. Voor uitgaven boven een bepaald bedrag kunt u vooraf goedkeuring eisen, wat eventuele verrassingen voorkomt zoals het declareren van te hoge reiskosten. - Vermijd data silo’s
Veel bedrijven gebruiken losse systemen voor onkostenbeheer en salarisadministratie, wat leidt tot inefficiëntie. Kies voor declaratiesoftware met boekhoudkoppelingen zoals Exact, SAP of QuickBooks om gegevens automatisch te synchroniseren. - Zorg voor duidelijke declaratiebeleid-richtlijnen
Medewerkers moeten weten wat wel en niet wordt vergoed en hoe het declaratieproces werkt. Een helder en digitaal toegankelijk declaratiebeleid voorkomt fouten en bespaart tijd voor HR en finance teams.
Zorg ervoor dat medewerkers de richtlijnen ondertekenen, zodat iedereen akkoord is met eventuele limieten. Dit voorkomt misverstanden en onnodige vertragingen zoals het navragen van rechten door medewerkers of het corrigeren van overbestedingen.
7. Digitaliseer en automatiseer onkostendeclaraties met N2F
Met het geautomatiseerde declaratiesysteem van N2F digitaliseert u onkostenbeheer, versnelt u goedkeuringen en vermindert u fouten, wat leidt tot efficiënter declaratiebeheer.
N2F werkt met meer dan 300 boekhoudsystemen, waardoor declaraties direct worden verwerkt in een centrale organisatie, zonder extra handmatige handelingen.
Ervaar het zelf: Vraag nu een gratis demo aan en ontdek hoe eenvoudig declaratiebeheer kan zijn.
