Nous sommes heureux de vous annoncer que N2F est désormais certifié par la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) pour l’archivage à valeur probante en Espagne.
Cette homologation assure à nos clients que l’ensemble des documents digitalisé via N2F, qu’il s’agisse de notes de frais ou de factures électroniques, sont reconnus et acceptés par l’administration fiscale espagnole.
C’est aussi un gage de qualité, qui certifie que nos solutions respectent des standards de qualité et de sécurité élevés.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante (aussi appelé archivage à valeur légale) est une forme de numérisation et de stockage sur le long terme des documents, qui conservent leur validité légale au fil des années.
Depuis ses débuts, N2F œuvre pour créer des solutions garantissant le respect des normes sur la conservation des documents en vigueur dans les différents pays.
Les entreprises peuvent ainsi stocker leurs documents numérisés en toute sécurité, avec une garantie de leur authenticité et de leur intégrité, y compris en cas de contrôle fiscal, d’audit ou de procédure administrative. Ils peuvent également être utilisés comme preuves lors de procédures judiciaires ou administratives, la valeur probante signifiant qu’ils n’ont pas été altérés, mais aussi qu’ils sont accessibles à long terme.
Législation en vigueur : quelles sont les normes sur la numérisation des documents en Espagne
En Espagne, la numérisation certifiée des documents est régulée par différentes normes :
- Loi 59/2003 sur la Signature Electronique : elle établit le cadre légal pour l’utilisation de la signature électronique, garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents numériques
- Loi 25/2013 de Facturation Electronique et Conservation des Factures : elle régule l’émission de factures électroniques et établit les prérequis pour l’archivage numérique
- Règlementation (UE) n°910/2014 (eIDAS) : elle offre un cadre pour l’identification électronique et les services de confiance en Union Européenne, assurant l’interopérabilité et la reconnaissance mutuelle des signatures électroniques et d’autres services.
Normes techniques et formats standards : lesquels utiliser ?
Pour garantir l’intégrité et l’accessibilité à long terme des documents numériques, plusieurs formats sont utilisés :
- ISO 190005 PDF/A : un standard pour la conservation à long terme de documents électroniques en format PDF
- PNG, JPEG2000, Acrobat 5 PDF 1.4 ou supérieur, TIFF 6 ou supérieur : formats d’archivage de haute qualité et garantissant une bonne accessibilité.
Comment et combien de temps peut-on conserver un document numérique ?
Les documents numériques se conservent avec une valeur probante durant le temps établit par la législation applicable (6 ans pour les entreprises du secteur privé en Espagne).
Ces documents doivent être stockés dans des conditions assurant leur sécurité et leur intégrité, notamment en les protégeant des modifications non autorisées via des accès contrôlés.
Comment s’assurer qu’un document numérique est certifié à valeur probante ?
Pour s’assurer qu’un document numérique est bien certifié, il doit respecter plusieurs critères techniques et légaux :
- Signature électronique : essentielle pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. Des techniques cryptographiques assurent que le document n’a pas été altéré depuis sa signature.
- Certificat numérique : ce document électronique lie une clé publique à une entité ou à une personne, permettant de vérifier son identité et l’authenticité de la signature électronique.
- Logiciel homologué par le gouvernement : la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) espagnole exige que les logiciels mis sur le marché soient homologués par son administration. Ceci garantit que le logiciel respecte toutes les exigences techniques et légales nécessaires à la validité des documents numériques.
- OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) : cette technologie est centrale pour la numérisation certifiée, car elle permet d’extraire efficacement les informations d’un document et de reconnaître automatiquement les factures.
- Archivage sécurisé : l’archivage de documents numériques doit respecter des exigences de sécurité strictes pour garantir la protection contre les accès non autorisés et les modifications.
N2F : des solutions avancées pour la digitalisation et l’archivage de vos documents comptables
N2F propose des outils avancés pour digitaliser les processus administratifs des entreprises de toute taille, comme la gestion des notes de frais et la digitalisation des factures fournisseurs.
Nos solutions respectent les normes et exigences techniques et légales, assurant la validité probante des documents digitalisés.
N2F – Notes de frais
N2F – Notes de frais est une solution complète dédiée à la gestion des notes de frais, disponible sur mobile pour les utilisateurs et sur desktop pour les administrateurs, liée à un module de cartes bancaires professionnelles. Ce logiciel permet aux entreprises de toutes tailles de digitaliser et gérer tout le processus des notes de frais, depuis la création jusqu’au remboursement, de façon efficace et sécurisée.
N2F – Invoices
N2F – Invoices est notre nouvelle solution pour la digitalisation de vos flux de factures fournisseurs. Conçue pour vous mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique, elle a pour but d’automatiser les tâches manuelles liées à la réception, à la saisie, au contrôle et au paiement.
Nos logiciels sont homologués par la AEAT, garantissant que toutes les factures digitalisées respectent les exigences techniques et légales.
Les avantages de cette homologation
- Respect des normes : étant homologué par la AEAT, N2F vous garantit que les toutes les factures digitalisées via sa solution respectent les exigences légales, évitant des risques de refus de la part des administrations.
- Sécurité juridique : les entreprises sont assurées que leurs documents ont une valeur juridique en cas de contrôle fiscal, audit ou procédure judiciaire.
- Efficacité opérationnelle : grâce à la digitalisation et à l’archivage à valeur probante, les entreprises peuvent optimiser leurs processus administratifs, réduisant le temps et les coûts associés à la gestion des documents physiques.
- Accès et gestion simplifiés : la plateforme N2F assure un accès rapide et sécurisé aux documents numérisés, facilitant leur gestion et améliorant l’efficacité en termes de prise de décision.
FAQ
Que faire en cas de perte d’un document numérisé ?
Il est possible de le récupérer si vous en avez fait une copie. Les solutions N2F incluent des options de stockage sur le Cloud ainsi que des copies de sécurité automatiques pour éviter la perte des données.
La numérisation des documents affecte-t-elle les audits internes ?
La numérisation facilite les audits internes en permettant un accès plus rapide et efficace aux documents. N2F, par exemple, offre des fonctionnalités de suivi et de journal des modifications, pour un historique détaillé de chaque document.
Est-il possible d’intégrer la digitalisation des documents avec d’autres systèmes d’entreprise ?
Oui, les solutions N2F peuvent s’intégrer avec des systèmes ERP et comptables, pour une gestion plus cohérente et efficace des données financières de l’entreprise.
