Si vous ne vous êtes pas encore doté d’une solution de gestion des notes de frais, cela signifie que chaque mois, vos collaborateurs, vos managers et vos comptables passent du temps à remplir, vérifier et valider des notes de frais. Pour calculer le ROI d’un logiciel de gestion de notes de frais, il s’agit dans un premier temps de calculer ce que vous coûte un tel fonctionnement à l’ancienne, en prenant en compte les risques de fraude. Découvrez quel peut être le retour sur investissement d’un logiciel de gestion des notes de frais dans cet article.
Les coûts associés à une mauvaise gestion des notes de frais
Déclaration des notes de frais
Commencez par lister toutes les personnes de l’entreprise qui déclarent chaque mois des notes de frais. Il convient ensuite d’évaluer le temps moyen que met chaque personne concernée à établir sa note de frais. Ce temps est estimé entre 20 et 30 minutes. Enfin, prenez en compte le coût horaire par salarié. Multipliez ces trois chiffres pour obtenir le coût du reporting des frais pour votre structure.
Par exemple, si vous avez 100 salariés qui prennent chaque mois 30 min pour traiter leurs notes de frais, pour un coût horaire moyen de 20 euros :
- 100 x 30 min = 3000 minutes soit 50h
- 50h x 20 euros = 1000 euros de coût de reporting chaque mois.
Validation des notes de frais
Mais la facture ne s’arrête pas là ! Une fois que les déclarants ont rempli leurs notes de frais, il faut encore que leurs managers les valident, pour s’assurer que les frais déclarés rentrent bien dans le cadre de leurs missions, avant de les transmettre au service comptable. Sachant que les chefs d’équipes présentent un coût horaire plus élevé, les coûts de traitement augmentent rapidement. Le calcul à effectuer pour chaque manager est le suivant :
- le nombre de notes de frais à valider par mois x le temps passé à les traiter x le coût horaire.
Ainsi, si pour vos 100 salariés, 10 chefs d’équipes managent chacun 10 collaborateurs, et qu’ils prennent 20 minutes pour chaque note de frais alors que leur coût horaire s’élève à 30 euros :
- 10 x (10 x 20 minutes) = 2000 minutes qu’on arrondit à 33h30
- 33h30 x 30 euros = 1000 euros de coûts liés à la validation des notes de frais des collaborateurs par les managers.
Vérification des notes de frais
Les notes de frais doivent ensuite faire l’objet d’une vérification auprès du service comptabilité. Pour savoir combien coûte cette étape, le calcul est le suivant :
Nombre de personnes affectées à la vérification des notes de frais x nombre de notes de frais à traiter x temps de traitement moyen x coût horaire.
Si l’on reprend notre exemple, on peut imaginer qu’au moins 2 comptables sont mobilisés pour assurer la gestion des notes de frais, pour un coût horaire de 20 euros, et un temps moyen de traitement par note de frais de 20 minutes :
- 2 x (100 x 20) = 4000 minutes soit environ 66h30
- 66h30 x 20 euros = environ 1300 euros de coûts liés à la vérification des notes de frais par les comptables.
Ainsi, au total, un traitement à l’ancienne des notes de frais coûte à l’entreprise de 100 personnes plus de 3300 euros chaque mois. Un prix auquel il convient d’ajouter le coût de la fraude intentionnelle et du temps perdu en cas de négligence lors de la déclaration (non-présentation des justificatifs, erreurs de saisie dans les montants…). Sachant qu’en moyenne, une erreur est rencontrée dans 19% des cas.
Qu’est-ce qui change avec un logiciel de notes de frais ?
En choisissant d’équiper votre entreprise d’un logiciel de gestion des notes de frais, tel que l’application N2F, l’ensemble de la chaîne de traitement gagne un temps précieux. Les déclarants n’ont qu’à photographier leurs justificatifs depuis leur smartphone, pour que le scan intelligent détecte les différents montants. Les notes de frais sont générées automatiquement et les managers peuvent les valider au fil de l’eau, en un simple clic. Côté comptabilité, l’application alerte en cas d’anomalies au regard de la politique de remboursement de l’entreprise et calcule automatiquement la TVA récupérable. Grâce aux exports pré-paramétrés, plus aucune saisie n’est nécessaire. Au final, un logiciel de gestion des notes de frais vous permet de diviser par 4 le temps de traitement des notes de frais, et donc leurs coûts associés, pour seulement quelques euros par collaborateur. Le retour sur investissement est garanti ! Toujours pas convaincu ? Demandez une démo !
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