Plus que jamais, les entreprises doivent prendre le pas de la digitalisation pour gagner en agilité. Mais par où commencer ? Comment faire ?
Chez N2F, nous aimons dire que la dématérialisation des documents est le premier pas vers la digitalisation de l’entreprise. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’en digitalisant les documents administratifs, on retire une énorme épine du pied des services supports !
Dans cet article, on vous donne toutes nos astuces pour dématérialiser au mieux vos documents et simplifier tous vos processus.
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
On a presque envie de vous dire « parce qu’on est en 2022 et que c’est une nécessité » ! Cependant, nous savons bien que ce n’est pas toujours aussi simple. Cependant, si la crise sanitaire et les périodes de télétravail successives nous ont bien montré une chose, c’est le besoin de digitaliser ses processus.
En effet, lors du premier confinement, nombre d’entreprises se sont trouvées coincées : avec des services postaux ralentis, et sans personne dans les locaux pour réceptionner des papiers, les processus ont forcément été complexifiés. Comment signer un contrat ? Comment renvoyer ses justificatifs de note de frais ? On comprend bien les difficultés qui ont bloqué tant de PME et ETI.
Dématérialiser les contrats des collaborateurs
Avec la démocratisation du télétravail, couplée à des difficultés à recruter, de plus en plus d’entreprises se sont rendu compte de l’importance de proposer des prises de poste à distance.
Mais encore faut-il être organisé pour pouvoir proposer du télétravail complet ! En effet, outre les entretiens à distance, qui peuvent être assez facile à gérer, tout l’aspect administratif est à repenser.
Rappelons que la signature électronique a une valeur légale depuis 2000, bien que de nombreux processus administratifs passent toujours uniquement par une signature manuscrite. Pourtant, c’est bien l’occasion de vous doter d’une solution favorisant l’envoi de documents électroniques, et la signature numérique ! Attention, pour avoir une valeur probante, la signature électronique doit respecter les critères suivants :
- Elle doit pouvoir valider les documents
- L’identité du signataire doit être clairement identifiable, ainsi que le but du document
- L’intégrité des documents doit être assurée
- Le signataire doit pouvoir conserver la signature sous son contrôle (le document ne peut être modifié).
Vous allez ainsi pouvoir proposer directement en signature électronique tout ce qui concerne les contrats : création, avenant, rupture de contrat, etc.
De nombreuses solutions de signature électronique comptent un certificat ainsi que l’envoi d’un code secret pour signer le document, permettant ainsi d’en assurer la validité. YouSign ou encore Docusign sont des solutions que vous pouvez tout à fait intégrer dans votre entreprise pour fluidifier votre organisation !
Dématérialiser les bulletins de paie du personnel
Depuis 2017, la Loi Travail prévoit que chaque salarié reçoive une copie électronique de sa fiche de paie. Les collaborateurs qui souhaitent conserver une copie papier de leur bulletin de salaire doivent en faire la demande spécifique auprès de leur employeur, car cela ne se fait plus automatiquement.
Le bulletin de paie dématérialisé doit respecter 4 critères :
- Intégrité des données : il doit être crypté selon un processus permettant de respecter l’intégrité des données. C’est ce qui lui donne sa valeur probatoire.
- Confidentialité : le bulletin de paie doit être déposé dans un espace prévu à cet effet, ou envoyé sous format PDF et protégé par mot de passe.
- Disponibilité : l’entreprise peut choisir la disponibilité des fiches de paie : soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié. Si l’entreprise cesse son activité ou change de prestataire, elle devra en informer les salariés 3 mois auparavant, afin qu’ils puissent récupérer leurs bulletins de paie.
- Accessibilité : les fiches de paie doivent être facilement accessible (à tout moment, et sous un format électronique simple d’accès, type PDF).
Et c’est un format qui est particulièrement plébiscité par les salariés, qui apprécient de pouvoir retrouver l’ensemble de leurs bulletins de paie en un seul et même endroit.
Pour les entreprises, c’est un gain de temps certain ! Il suffit de déposer les documents dans un espace sécurisé et individualisé afin que chaque salarié y ait accès. Plus besoin pour les RH de se déplacer dans les locaux en distribuant les enveloppes contenant la fiche de paie !
Dématérialiser vos notes de frais
Pendant les confinements successifs, les notes de frais ont été une véritable plaie à gérer pour les entreprises. En effet, les salariés continuaient à remplir les documents et à envoyer leurs justificatifs pour se faire rembourser, mais personne n’était là pour les réceptionner.
Cette situation a pu créer des tensions entre la comptabilité et les salariés, les premiers se retrouvant avec une montagne de notes de frais à gérer, et les seconds attendant leur remboursement.
C’est pour éviter cela, mais aussi pour faciliter la gestion quotidienne des remboursements, que nous vous conseillons d’opter pour une solution de gestion de note de frais ! Plus besoin de recourir au papier, elle permet de faciliter la vie de tout le monde.
- Pour les collaborateurs : il leur suffit de prendre leur justificatif en photo depuis leur app de note de frais. Le scan intelligent reconnaît les données essentielles (date, montant, taux de TVA, lieu, etc.), ce qui permet de créer une dépense en moins d’une seconde !
- Pour les managers : plus besoin de faire des allers retours sur des documents ou des dizaines d’échanges de mails. Grâce à une application de notes de frais, le manager reçoit une notification lorsqu’une note est soumise. S’il l’approuve, elle part en comptabilité, sinon, elle peut revenir au collaborateur qui la modifiera.
- Pour la comptabilité : plus besoin de s’épuiser les yeux sur des justificatifs et de rentrer des données dans plusieurs documents. Un logiciel de notes de frais permet de faciliter le contrôle des frais et se connecte directement au logiciel comptable, afin de réaliser tous les exports.
La solution de notes de frais facilite également le calcul des tickets restaurant, et vous permet de conserver tous les justificatifs avec une valeur légale (plus de stockage de papier et la garantie d’être toujours lisible dans le futur).
🔥 Prêt à dématérialiser vos processus administratifs ? Nous avons réalisé pour vous ce guide complet pour vous aider à bien choisir votre solution de notes de frais ! 🔥
Dématérialiser vos factures fournisseurs
Vous le savez, à partir de 2024, les entreprises auront l’obligation de dématérialiser les factures, c’est-à-dire qu’elles devront pouvoir émettre et recevoir l’ensemble de leurs factures sous format numérique.
Le fournisseur n’adressera donc plus sa facture directement à l’acheteur, mais devra passer soit par une plateforme immatriculée privée, soit par le portail public de facturation.
Vous pouvez d’ores et déjà vous doter d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Elle vous permettra notamment de fluidifier les flux de facturation, en accélérant le temps de paiement et en ayant une meilleure visibilité en temps réel, mais aussi de faciliter le travail comptable.
Vous l’avez compris, la dématérialisation des processus administratifs est un premier pas, et un pas de géant, vers la digitalisation des entreprises. En vous dotant de solutions qui permettent d’automatiser certaines étapes, vous vous assurez de limiter le risque d’erreur et de gagner du temps. Mais surtout, vous soulagez grandement vos équipes ! Libérées de tout une charge de vérification et de validation, elles peuvent enfin se concentrer sur leur véritable cœur de métier.
