Vos équipes ont-elles besoin de se déplacer dans le cadre de leurs missions ? Qu’il s’agisse d’une visite client sur une journée ou bien d’un déplacement de plusieurs jours à l’étranger, il est important de connaître les spécificités de chaque déplacement professionnel !
Quelle est la différence entre un grand et un petit déplacement ?
On parle de petit déplacement pour désigner des trajets à proximité de l’entreprise : visite client, salon, déplacement sur un chantier, etc. Les frais engagés par les salariés et remboursables par l’entreprises sont très encadrés :
- Carburant
- Restaurant
- Transport
- Parking.
Par un petit twist linguistique, il s’avère qu’on parle aussi d’indemnités de petits déplacements pour désigner les salariés contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail pour des raisons d’organisation ou d’horaires.
Au contraire, un grand déplacement se caractérise par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile, en raison de ses conditions de travail. Selon les critères de l’URSSAF, cette impossibilité se manifeste par deux conditions réunies :
- La distance (aller) entre le domicile et le lieu de travail est égale ou supérieure à 50km
- Ce trajet (aller) ne peut pas être réalisé en moins de 1h30 en transports en commun.
🤯 Tout ça vous semble compliqué ? Pas de panique, on vous explique toutes les spécificités dans la suite de l’article !
Indemnités de petits déplacements : qui sont les salariés concernés ?
On l’a vu, un petit déplacement peut concerner une visite chez un client, par exemple. Dans ce cas, le salarié pourra réaliser des notes de frais à partir de ses justificatifs afin de se faire rembourser des sommes engagées pour le transport et le repas.
Lorsque le collaborateur ne peut pas regagner son domicile pour manger, on parle également de petit déplacement. Dans ce cas, l’employeur peut choisir un remboursement des frais réels sur présentation des justificatifs, ou verser une indemnité de repas exonérée de charges sociales. Sont concernés :
- Les salariés en déplacement contraints de manger au restaurant
Lorsqu’ils ne peuvent ni regagner leur domicile ni le lieu de travail auquel ils sont rattachés et doivent manger au restaurant, les collaborateurs peuvent percevoir une indemnité exonérée de charges sociales (19,10€ en 2021). L’employeur doit cependant pouvoir démontrer que le salarié était contraint de prendre son repas au restaurant.
- Les salariés travaillant sur un chantier
Les collaborateurs travaillant sur un chantier, ne pouvant ni regagner leur domicile ni le lieu de travail auquel ils sont rattachés mais qui ne sont pas tenus de prendre leurs repas au restaurant bénéficient d’une indemnité (9,40€ en 2021).
- Les salariés présents dans les locaux et contraints de manger sur le lieu de travail
Attention, ne sont concernés ici que les collaborateurs sédentaires, qui doivent rester sur leur lieu de travail en raison de leurs horaires ou de l’organisation (vente, travail de nuit, sécurité, horaires décalés, etc.). L’indemnité versée par l’employeur peut être fixée par la convention collective. Dans tous les cas, elle sera exonérée de charges sociales dans la limite de 6,70€ (en 2021).
- Cas du cumul de plusieurs indemnités
Il est possible que certains de vos collaborateurs soient susceptibles de bénéficier de plusieurs indemnités. Dans ce cas, seule la plus élevée ne sera pas soumise aux cotisations sociales.
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Indemnités de grands déplacements : comment ça marche ?
Que votre collaborateur assiste à un salon à 150km pendant 2 jours ou fasse un voyage d’affaires de 10 jours à Dubaï, il s’agira dans tous les cas d’un grand déplacement. Notons d’ailleurs que cela concerne aussi les salariés qui ne peuvent pas regagner leur domicile pour les raisons suivantes :
- Horaires de travail décalés, qui ne permettent pas de prendre les transports en commun
- Pas de transport disponible du fait de la situation géographique du lieu de rendez-vous.
En cas de remboursement, c’est l’employeur qui devra justifier auprès de l’administration que le salarié n’a pas pu rejoindre son logement. Dans le cas contraire, ou si l’employeur a mis à sa disposition un logement gratuit, on ne parlera plus de frais professionnels : les remboursements ne seront donc pas exonérés.
Quelles sont les indemnités de grands déplacements ?
Les frais du collaborateur en situation de grand déplacement sont couverts par l’employeur, en règle générale sur l’une des deux bases suivantes :
- Frais réels : le salarié est remboursé de ses dépenses sur présentation de ses justificatifs conformes et valides. Afin de faciliter le traitement et le remboursement des notes de frais et d’automatiser le processus, nous vous conseillons d’utiliser une solution de note de frais.
- Indemnité forfaitaire : l’indemnité est déterminée selon le lieu du déplacement ainsi que le nombre de journées et de nuitées. Elle est calculée selon un barème annuel pour les déplacements en métropole, en Outre-Mer ou à l’étranger. Dans ce dernier cas, les frais journaliers sont adaptés au niveau de vie du pays de déplacement. L’indemnité forfaitaire est cependant réduite lorsqu’une partie des frais sont pris en charge par l’employeur (ex : hôtel payé en avance).
Comment gérer les notes de frais des salariés en grand déplacement ?
Quelle que soit la base utilisée pour les indemnités de grand déplacement, vous devrez forcément passer par la case note de frais. En effet, l’indemnité forfaitaire ne couvre pas les frais de transport du collaborateur.
Or, vous le savez, les grands déplacements impliquent beaucoup de gestion pour les équipes, autant pour la personne qui s’est déplacée que pour celles qui vont valider et gérer l’intégration comptable puis le remboursement.
Pour faciliter la gestion des indemnités et limiter le risque d’erreur, nous vous conseillons de vous doter d’une solution de gestion de notes de frais telle que N2F. Grâce à l’application mobile, la note de frais est créée simplement à partir de la photo du justificatif.
En vous dotant d’un logiciel de note de frais, vous vous assurez que les notes sont créées au fil de l’eau, et non toutes en même temps, assurant une meilleure ventilation des tâches au sein des services RH et financiers. Mais surtout, vous avez une meilleure vision des dépenses et remboursements, vous permettant de gérer au mieux les finances de l’entreprise !
