La gestion des notes de frais est souvent très chronophage pour vos collaborateurs concernés par leur soumission et leur traitement. Avez-vous conscience du temps qu’ils dédient à cette tâche ? Des taux d’erreurs, qui multiplient encore le temps passé à la gérer ? Voici quelques-uns des KPI les plus significatifs à suivre pour toujours avoir l’œil sur ce que la gestion des notes de frais vous coûte en argent, en temps mais aussi en productivité.
Quels sont les KPI les plus significatifs dans la gestion des dépenses ?
Taux de rejet
Cet indicateur concerne les notes de frais sans justificatif ou avec un justificatif non conforme. Cette situation implique des échanges entre les collaborateurs pour rendre sa conformité à la note de frais, ce qui implique une perte de temps. Cet indicateur devrait être proche de zéro pour que la gestion de vos notes de frais soit la plus optimisée possible.
Durée du cycle de la demande à la validation
Il s’agit ici de calculer le temps total qui s’écoule entre le moment où le collaborateur soumet sa note de frais jusqu’au moment où elle est validée par le service comptabilité et que le remboursement est déclenché. Cette durée doit être la plus courte possible pour atténuer la pression qu’un temps de traitement trop long peut impliquer sur les finances du collaborateur concerné.
Durée ou délai du cycle d’approbation des notes de frais / Lead Time
Cet indicateur concerne plus particulièrement les notes de frais hors cadre, celles qui demandent un traitement particulier parce qu’elles dépassent un certain montant et qu’elles ont donc besoin d’un échelon d’approbation supplémentaire. Il peut aussi concerner la soumission de notes de frais par un collaborateur dont le poste ne justifie pas habituellement d’en émettre. Il s’agit donc ici de calculer le temps passé à valider de telles notes de frais.
Taux de remboursement des notes de frais conformes aux politiques de dépenses
Ce KPI permet d’évaluer si les notes de frais soumises respectent bien la politique mise en place par l’entreprise. On cherche ici à ce que ce pourcentage soit le plus élevé possible. Les politiques de dépense peuvent concerner le choix des prestataires ou le montant maximum qu’ils peuvent dédier à chaque type de dépenses. Si cet indicateur est trop bas, il peut être intéressant de faire auprès de vos collaborateurs un rappel sur votre politique de dépenses ou, si la situation persiste, à engager des réflexions sur sa cohérence.
Productivité
Combien de notes de frais un collaborateur peut-il traiter en une heure ? Ce KPI indique la capacité de traitement de vos collaborateurs, en tenant compte des éventuelles erreurs, des justificatifs manquants, des allers/retours supplémentaires nécessaires. Idéalement, cet indicateur devrait être le plus élevé possible.
Nombre de notes de frais passées par un fournisseur ou prestataire non autorisé
Il est souvent d’usage pour les entreprises d’avoir une liste de prestataires approuvés. Que ce soit pour les déplacements professionnel des salariés ou encore les fournitures . Cette liste est constituée de partenaires avec lesquels l’entreprise a conclu des accords, comme un pourcentage de réduction ou encore un contrôle strict de la viabilité de l’entreprise. Si les notes de frais passées hors de cette liste sont trop nombreuses, peut-être que ces partenaires ne sont pas les plus adaptés aux besoins de votre entreprise. Il serait alors judicieux de mettre à jour cette liste.
Ancienneté moyenne des notes de frais
Cet indicateur mesure le temps écoulé entre la date où le salarié a effectué sa dépense et le moment où il fait sa demande de remboursement de notes de frais. Pour garder une cohérence sur les comptes de l’entreprise, il faudrait que ce délai n’excède pas 30 jours.
Taux d’audit des dépenses
Il s’agit ici de mesurer le pourcentage de notes de frais vérifiées manuellement et de manière approfondie par les équipes comptable, dans le but de dénicher de potentielles tentatives de fraudes à la note de frais. Cette vérification peut se faire de manière aléatoire parmi toutes les notes de frais, ou peut viser plus particulièrement un salarié sur lequel l’entreprise a des soupçons. Une telle vérification est excessivement chronophage et donc coûteuse pour l’entreprise.
La gestion digitale de vos notes de frais : la clé vers la productivité
Pour que le plus grand nombre de ces indicateurs soient dans le vert, nous recommandons de passer par le biais d’une application de gestion de notes de frais telle que N2F. Ainsi, vous éliminerez un grand nombre d’obstacles pour que la gestion de vos notes de frais soit optimale.
Avec le scan intelligent, vous éliminez les pertes de temps liées à l’erreur humaine, c’est la machine qui détecte toutes les informations utiles. Et avec la possibilité de paramétrer votre politique de dépenses dans votre logiciel, vous éviterez les navettes entre les différents services. En moyenne, vous pourrez diviser par 4 le temps que vos collaborateurs consacrent aux notes de frais.
Grâce à la technologie, vous allez pouvoir optimiser votre productivité sur la gestion de vos notes de frais, puisque vous pourrez en traiter un plus grand nombre plus rapidement. Mais surtout, c’est votre entreprise toute entière qui va pouvoir bénéficier de cet accroissement de la productivité. En libérant du temps à vos collaborateurs sur la gestion de leurs notes de frais, ils vont pouvoir se consacrer à leur cœur de métier et être plus productifs sur leurs tâches individuelles. Sans oublier le confort que l’utilisation d’une telle application va leur apporter au quotidien, puisqu’ils n’auront plus de tickets de caisse à garder précieusement, plus de temps perdu à remplir des fichiers de notes de frais et des remboursements plus rapides qui mettront moins de pression sur leur trésorerie personnelle.
En surveillant de près les différents indicateurs ci-dessus, vous aurez une vision globale de l’efficacité de votre solution de la gestion de vos notes de frais. Si trop d’entre eux dépassent le seuil d’alerte, c’est peut-être qu’il est l’heure de revoir votre gestion des notes de frais. Avec une solution digitalisée et automatisée, vous pourrez faire gagner beaucoup de temps et d’argent à votre entreprise. Si une telle solution vous intéresse pour votre entreprise, les équipes de N2F sont à votre disposition pour répondre à vos questions et même vous faire essayer gratuitement le logiciel. Contactez-vous !
