Pour assurer le remboursement de toutes les dépenses avancées lors d’une activité professionnelle, il est nécessaire d’accompagner sa note de frais de justificatifs. Ces derniers fournissent à l’employeur l’ensemble des informations sur la dépense, font office de preuve et permettent de récupérer la TVA déductible. Ils sont traités par le service comptabilité, qui procède ensuite au remboursement de la note de frais.
Pour le salarié ou l’entrepreneur concerné, pas facile de sélectionner et de trier les bons justificatifs ! S’ils se présentent généralement sous forme d’une facture, ils sont à différencier selon la nature du frais engagé, et doivent présenter plusieurs éléments indispensables à leur prise en compte.
Afin d’éviter les petites erreurs, voici en quelques points les types de documents pour chaque dépense, et les détails à repérer pour garantir leur validité.
Justificatif de note de frais : le cas courant
Quand on parle de justificatif, on pense tout de suite au fameux reçu ou à la facture, qui peuvent être demandés en caisse lors du règlement. Ils existent en version papier (il faut alors transmettre l’original) ou en format électronique.
Pour être conforme, tout justificatif de note de frais, quelle que soit la dépense concernée, doit afficher ces 4 éléments :
- La raison sociale complète du fournisseur
- La date de la dépense effectuée
- La description de la dépense
- En cas de dépense soumise à la TVA, la préciser
Justificatif de frais de repas
Les repas pris par le collaborateur ainsi que son ou ses invités, dans le cadre de l’activité professionnelle, peuvent être remboursés sur présentation d’un justificatif de frais de repas. Cela concerne notamment les repas d’affaires et les frais de réception, mais également les achats effectués dans un magasin d’alimentation pour le seul repas de l’employé.
En plus des mentions précisées dans le cas courant, le document doit contenir des détails sur chaque convive :
- Les nom et prénom
- La fonction professionnelle
- Le nom de l’entreprise dans laquelle le convive exerce son activité
Les repas de plus de 150€ ayant lieu dans un restaurant nécessitent une facture. Pour être réglementaire, elle doit inclure des données supplémentaires :
- Le nom et l’adresse du restaurateur
- Son numéro de TVA intracommunautaire
- Le nom et l’adresse de l’entreprise de l’employé
- Le montant de la TVA et son détail par taux
- Le montant du HT et le montant du TTC
Justificatif de frais kilométriques
Une mission professionnelle peut impliquer d’utiliser son véhicule personnel pour se déplacer. En vue de vous faire rembourser les frais kilométriques réels, il est d’abord nécessaire de faire vérifier la puissance fiscale de la voiture par l’employeur, en lui communiquant votre carte grise.
Sur le justificatif, l’entreprise doit pouvoir retrouver :
- Le motif du déplacement, comme par exemple un rendez-vous avec un partenaire, une visite d’entreprise ou un événement professionnel. Il faut alors préciser le nom des clients, des structures ou de l’événement en question.
- L’adresse à laquelle vous vous rendez
- Le kilométrage total réalisé
- La puissance fiscale du véhicule (ou chevaux vapeur)
Il est recommandé de conserver tous les documents liés au déplacement, tel que le ticket de péage et le reçu de paiement de la station essence.
Demander un remboursement pour un déplacement à vélo dans le cadre de l’activité professionnelle est également valable depuis 2016. L’employé peut être dédommagé de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru, pour un total de 200€ par an.
Justificatif de frais de transports
Les trajets en transports en commun entre le domicile et le lieu de travail de l’actif sont remboursables à hauteur de 50%.
En revanche, l’employé peut se faire rembourser l’intégralité des frais avancés pour un déplacement vers un lieu de rendez-vous, ainsi qu’un trajet entre le domicile et un lieu de départ pour une mission professionnelle comme une gare ou un aéroport.
Tout comme le justificatif de frais kilométriques, le document pour les frais de transports doit mentionner la raison précise du déplacement. De plus, l’employé doit fournir l’ensemble des billets ou reçus des billets avancés.
Par ailleurs, l’entreprise rembourse les frais engagés sur un trajet effectué avec une voiture de fonction, sur présentation des justificatifs : carburant, péage, parking etc.
Justificatif de frais d’hébergement
Pour se faire rembourser les frais d’hébergement lors d’un déplacement professionnel, vérifiez bien que votre destination respecte ces deux critères :
- Elle est située à 50 kilomètres minimum de votre lieu de travail
- Elle n’est pas atteignable en transports en commun en moins d’1h30
Pour justifier les frais d’hébergement, l’entreprise doit recevoir une facture détaillée. Celle-ci doit absolument indiquer :
- Le nombre total de nuitées
- La catégorie de la chambre
- Tous les frais annexes engagés sur le lieu d’hébergement, comme le repas en chambre ou la consommation de produits dans le minibar (attention : certaines dépenses liées au confort personnel ne peuvent pas faire l’objet d’un remboursement)
Justificatif : choisir entre reçu et facture
Il est important de distinguer les deux termes afin de choisir le document le plus approprié, et de veiller à sa conformité avant toute demande de remboursement.
Le reçu est un justificatif très complet : l’entreprise peut retrouver toutes les informations essentielles comme le nom du prestataire, la date de l’opération, la nature des biens ou services et surtout le moyen de paiement. Ce dernier point permet de prouver que l’employé a bien effectué un règlement.
La facture, en revanche, ne constitue pas une preuve de paiement en l’état. Veillez donc à spécifier si elle est non payée, payée partiellement ou payée en totalité, et à la dater avant de la transmettre à l’entreprise.
Appliquer l’ensemble des règles aux différents justificatifs de note de frais peut s’avérer fastidieux. D’autant que les documents en format papier s’égarent ou s’abîment facilement ! Pour assurer le remboursement de vos frais, vous avez le choix : prendre le temps de traiter tous ces documents avec rigueur et minutie, en vous assurant de posséder des duplicatas, ou opter pour une solution numérique facile d’accès et d’utilisation.
N2F, application de gestion de note de frais, est une plateforme de dématérialisation de tous les documents en lien avec les dépenses professionnelles. Elle fait gagner un temps précieux à l’employé comme à l’entreprise et permet d’éviter toute perte ou dégradation des justificatifs. Il vous suffit de photographier votre reçu ou votre facture dès sa réception, depuis l’application N2F : les informations sont alors numérisées et génèrent une note de frais transmise en direct au service comptable de votre employeur. Il ne vous reste plus qu’à jeter le justificatif papier.
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