Nel 2022, circa il 70% dei imprenditori ha affermato di aver constatato un aumento della soddisfazione dei propri clienti come risultato degli sforzi impiegati nella trasformazione digitale. Se l’utilizzo di nuovi software in azienda può aumentare la produttività, stimolare le vendite e favorire la velocità decisionale, tuttavia ci possono essere alcune difficoltà che è indispensabile superare. Sempre più aziende impiegano software per determinate attività come la gestione dell’inventario, la contabilità o il trattamento delle note spese. È quindi fondamentale selezionare una soluzione che soddisfi le loro esigenze e, a volte, riconoscere quando è necessario cambiarla.
Volete sostituire il software delle note spese ma temete che una nuova soluzione possa essere dannosa per il vostro business? Niente panico, ecco la guida completa per una transizione senza stress.
Quali sono le ragioni che spingono le aziende a cambiare il proprio software per le note spese?
Innanzitutto è necessario individuare i motivi che vi spingono a sostituire il software per la gestione delle note spese. Questo lavoro vi permetterà di spiegare con precisione ai vostri dipendenti perché avete deciso di passare a una nuova soluzione.
Il software non è più innovativo
Uno dei primi motivi per cambiare il software delle note spese è la necessità per l’azienda di utilizzare uno strumento più innovativo. Infatti, come qualsiasi tecnologia, il software per le note spese deve essere in grado di adattarsi rapidamente alle nuove esigenze aziendali. Per evitare di trovarsi intrappolati con una soluzione diventata obsoleta, controllate che il software attuale sia compatibile con il sistema informatico e i volumi di dati che si desidera elaborare. In caso contrario, si consiglia di optare per una soluzione che si adatti alle nuove tecnologie con aggiornamenti recenti.
Il software è troppo costoso
Il budget è cambiato, siete alla ricerca di un miglior rapporto qualità/prezzo o le vostre esigenze non sono più le stesse? Dunque, potrebbe essere utile sostituire il software per le note spese al fine di ridurne il costo. Per essere certi di optare per la miglior soluzione, non esitate a chiedere agli editori i costi esatti di implementazione e manutenzione della vostra futura soluzione di gestione delle note spese.
Il vostro software non è più adatto per lo sviluppo internazionale della vostra società.
L’attività si sta espandendo a livello internazionale? La soluzione di gestione delle note spese deve tenere conto di questa nuova opportunità. Assicuratevi che il vostro software riconosca le valute locali, integri i tassi di cambio e le aliquote IVA, nonché la lingua parlata in ogni paese dove fate affari.
L’interfaccia utente e l’app mobile sono disponibili in tutte le lingue utilizzate dal vostro gruppo? L’assenza di questa funzionalità può incoraggiare un’azienda a cambiare il software di gestione delle note spese.
Come sostituire il software per il trattamento delle note spese? 3 passi da seguire
Una volta sicuri di voler cambiare software, bisogna procedere per fasi in modo che la transizione avvenga nel modo più tranquillo possibile per i dipendenti.
1. Identificare le esigenze 🎯
Prima di tutto è importante definire con precisione i bisogni che il nuovo software deve soddisfare. Per fare questo, elencate le funzionalità che desiderate ma che non possiede la soluzione attuale. Potete anche raccogliere il parere di alcuni collaboratori che potrebbero essere il motore di questo cambiamento. Se trascurate questo passaggio, correte il rischio di investire in un programma che non soddisfa necessariamente le esigenze aziendali meglio del precedente e la cui implementazione potrebbe sembrare inutile per i dipendenti.
Per assicurarvi di non dimenticare nulla, potete consultare la nostra guida che elenca i punti essenziali da valutare quando si sceglie un nuovo software di gestione delle note spese.
2. Spiegate il cambiamento di software ai vostri dipendenti 🤝
Cambiare significa anche saper accompagnare i dipendenti prima, durante e dopo. Quando si introduce una nuova soluzione, è essenziale condividere con i propri dipendenti le ragioni, la natura e l’impatto di questo cambiamento in modo che si sentano coinvolti fin dall’inizio del processo. Durante l’implementazione del nuovo software, è imperativo includere una fase di formazione per i dipendenti in modo che possano sperimentare le nuove funzionalità offerte. Idealmente, questa formazione dovrebbe essere personalizzata e supervisionata da esperti nella soluzione per ottenere i migliori risultati possibili.
3. Valuta l’impatto dell’adozione di un nuovo software 🎙
Il modo migliore per convincere i dipendenti è dare loro la prova concreta che questa nuova soluzione è vantaggiosa per l’azienda. Fin dall’inizio dell’introduzione del nuovo software per il trattamento delle note spese, raccogliete, analizzate e confrontate i dati con il vecchio metodo per convincere i dipendenti della vostra scelta.
N2F vi accompagna e vi consiglia nel processo di cambiamento del vostro software per la gestione delle note spese.
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Editore di software specializzato nella dematerializzazione delle note spese, N2F vi accompagna dall’inizio alla fine in questo processo di transizione. Infatti, una volta stabilita la partnership tra la vostra azienda e N2F, il nostro team di consulenza vi aiuta ad affinare le vostre esigenze e a configurare gli strumenti contabili necessari a soddisfarle. Successivamente, sarete affiancati dai nostri consulenti anche nella fase di formazione e sperimentazione in modo che l’integrazione del nuovo software sia gestita nel migliore dei modi. Una volta implementata la soluzione, i nostri tecnici sono disponibili per rispondere alle vostre domande e risolvere eventuali problemi.
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