Le aziende sono legalmente obbligate ad effettuare le registrazioni contabili. Questo fornisce alle autorità fiscali informazioni sulle finanze dell’azienda, ma è anche un buon indicatore di performance e di monitoraggio per l’azienda stessa.

In questo articolo, vi diamo tre consigli per evitare spiacevoli sorprese quando inserite le vostre fatture d’acquisto, fatture di vendita, estratti conto, dichiarazioni IVA, avvisi fiscali o informazioni relative agli stipendi!

#1 – Seguite un chiaro circuito di convalida per le spese e gli acquisti

Seguire un circuito di convalida chiaro e preciso per le spese e gli acquisti è essenziale per la registrazione contabile corretta. Questo processo di controllo interno garantisce la conformità dei vostri processi di acquisto e vi permette di approvare e poi convalidare gli acquisti di beni o servizi.

Il circuito di convalida delle spese e degli acquisti comprende quattro passaggi:

Trasmettere le richieste di acquisto alla direzione

I vostri dipendenti dovrebbero indicare in un documento le specifiche con le loro richieste. Questi documenti forniscono informazioni chiave sull’acquisto in questione: breve descrizione, data richiesta, dipartimento interessato.

Identificate gli approvatori

Il numero e il profilo dei decisori non è fisso, poiché dipende dal tipo di acquisto, dal suo importo e dal dipartimento interessato. Questa catena di approvazione è semplificata quando fa parte di un processo di acquisto digitalizzato: le richieste di acquisto sono inviate automaticamente agli approvatori che le accettano o le rifiutano.

Configurate le impostazioni di approvazione

La direzione dovrebbe definire diversi livelli di autorizzazione e condizioni di approvazione sotto forma di soglie di spesa. Questi flussi di approvazione devono essere in grado di adattarsi e di reindirizzare le informazioni alla persona giusta – se un decisore è assente, per esempio

Tracciate le richieste e le approvazioni

Tracciare l’intero circuito di approvvigionamento vi permette di verificare che il processo sia soddisfacente e di dimostrare che un acquisto è conforme, durante gli audit o in caso di  controversie per esempio. Inoltre, garantire la tracciabilità di tutti i vostri flussi contabili e assicurare la trasparenza delle vostre operazioni ridurrà significativamente il rischio di errori

#2 – Organizzare e archiviare i documenti contabili

Mettete questa organizzazione in atto gradualmente in modo da non essere completamente sopraffatti quando è il momento di inserire la vostra voce contabile!

Per esempio, usate una presentazione in tre parti per il vostro giornale degli acquisti:

  • Un conto fornitore: inserire l’importo da pagare, IVA inclusa, sul lato del credito;
  • Un conto spese: deve indicare l’importo, IVA esclusa, delle spese generali o dell’acquisto a debito;
  • Un conto IVA deducibile a monte: inserire l’importo dell’IVA a debito.

Ricordiamo che le fatture elettroniche sono un obbligo dal 2018. L’obiettivo del governo, introducendo questo obbligo, è di modernizzare la raccolta di informazioni e di controllare meglio l’IVA. In questo modo il lavoro risulta facilitato archiviando subito i documenti in formato digitale. Il processo dovrebbe essere meglio organizzato creando cartelle con nomi appropriati e archiviando tutti i documenti contabili uno per uno, idealmente “man mano” quando i documenti sono creati.

#3 – Digitalizzate la vostra attività

L’utilizzo di soluzioni che vi permettono di passare a documenti contabili “paperless” e di automatizzare alcune azioni sarà particolarmente vantaggioso. Noterete rapidamente i risparmi in tempo reale, e sarete in grado di evitare compiti a basso valore aggiunto

Inoltre, tutte le fatture di acquisto e vendita, come documenti contabili di supporto, devono essere conservate con cura per una durata minima di 10 anni. A seconda del vostro settore di attività, questo può significare decine o addirittura centinaia di documenti cartacei! La digitalizzazione dei vostri processi contabili è quindi fondamentale per semplificarvi la vita, sia in termini di archiviazione che in caso di audit – sarà più facile trovare i vostri documenti.

💡 Leggi anche : Come convincere la direzione aziendale ad optare per la digitalizzazione delle note spese?

Per la gestione delle note spese, una risposta semplice è quella di utilizzare una soluzione come N2F. Questa applicazione di gestione delle note spese rende quasi divertente la registrazione in contabilità! I dipendenti non hanno più bisogno di tenere tutte le loro ricevute nella loro borsa. Una semplice foto può raccogliere tutte le informazioni necessarie. La persona che dichiara la spesa può aggiungere ulteriori informazioni se necessario (nome del progetto o del cliente, per esempio), prima di presentare le spese di viaggio per l’approvazione e il pagamento. La spesa viene quindi accettata o rifiutata. Ecco fatto!

E con un tempo dichiarato di meno di 5 secondi per inserire una spesa, questa applicazione diventerà rapidamente indispensabile!

Oltre a ridurre gli errori, la tecnologia digitale fa risparmiare tempo e migliora la produttività della vostra azienda e il benessere dei vostri dipendenti, permettendovi di godere di una registrazione contabile senza stress!