Viaggiare, muoversi, spostarsi. In una sola parola, trasferta. Per molti settori professionali la trasferta lavorativa resta une necessità. Nonostante il perfezionamento delle nuove tecnologie che ci consentono di svolgere sempre più mansioni a distanza, il viaggio per motivi di lavoro è il quotidiano di molti professionisti. Come indennizzare le spese di trasporto del lavoratore dipendente? Nel caso in cui il lavoratore utilizzi un mezzo proprio per spostarsi nell’ambito dello svolgimento delle proprie mansioni, si applica il rimborso chilometrico. Come calcolarlo? Quali regole seguire? Scopriamolo insieme.
Rimborso chilometrico : come calcolarlo?
Per il reddito da lavoro dipendente, il comma 5 dell’art. 51 del TUIR stabilisce alcuni regimi di favore relativi alle indennità che un’azienda può corrispondere ai suoi dipendenti.
Bisogna innanzitutto fare la differenza tra trasferte con assegnazione di auto aziendale e quelle effettuate con un proprio mezzo di trasporto. In questo secondo caso si utilizza il sistema del rimborso chilometrico che rappresenta quindi un indennizzo giornaliero per uso di veicolo proprio per trasferte aziendali. Bisogna inoltre prendere in considerazione una serie di parametri e caratteristiche del veicolo :
- Il tipo di carburante usato
- La normativa vigente
- La tassazione e la deducibilità
- I chilometri percorsi
- Il comune nel quale è avvenuta la trasferta
Esistono infine due tipologie di spese che rientrano nel calcolo :
- Le spese proporzionali che aumentano in base al tempo di utilizzo del veicolo, quindi il carburante
- Le spese non proporzionali che invece hanno tariffa fissa, vale a dire i pedaggi autostradali
Il dipendente è tenuto a conservare tutti i documenti utili a dimostrare i costi sostenuti e poter quindi calcolare l’importo da rimborsare.
Un’azienda che indennizza le spese di trasporto dei suoi dipendenti tramite rimborso chilometrico ha due opzioni di calcolo : applicare le tabelle ACI oppure applicare un’indennità chilometrica propria all’azienda.
Le tabelle ACI rappresentano un valido supporto nel calcolo delle indennità di trasferta perché forniscono dati elaborati sulla base delle diverse tipologie di veicoli e delle tariffe del carburante (benzina, gasolio e metano). Questi dati, aggiornati due volte l’anno a febbraio-marzo e a ottobre, rappresentano anche il limite fiscale per la deducibilità del rimborso. Se l’azienda resta nel limite fiscale indicato dalle tabelle ACI, può dedurre l’importo dal suo fatturato annuo.
Circa il 90% delle imprese applica questo metodo, tuttavia, per un’azienda di medie e grandi dimensioni, la gestione del calcolo si rivela complessa. È infatti necessario aggiornare i dati per il veicolo di ogni dipendente, diversi per marca, anno di produzione, tipo di carburante, etc. Immaginate un’azienda con 200 dipendenti. L’amministrazione dovrebbe aggiornare manualmente i suoi dati due volte l’anno per 200 veicoli.
La complessità di questa procedura porta alcune aziende a scegliere un’alta metodologia di calcolo : l’applicazione di un’indennità chilometrica specifica dell’azienda. In questo caso, l’indennità è stabilita a monte e resta un parametro fisso.
Un’indennità chilometrica propria ad ogni azienda
Scegliere di applicare un’indennità aziendale fissa può rivelarsi più agevole poiché elimina la necessità di aggiornare i dati facendo guadagnare tempo ai servizi amministrativi e contabili dell’azienda. Ma come definire quest’indennità ? È molto importante tenere conto del limite fiscale per la deducibilità dei rimborsi. Le tabelle ACI, infatti, rappresentano il limite fiscale oltre il quale l’ammontare del rimborso chilometrico non è più deducibile dal fatturato dell’azienda. Quest’ultima può certamente scegliere di rimborsare più di quanto indicato dalle tabelle ACI accettando però di perdere la differenza in deducibilità. Se invece vuole conservare il beneficio fiscale della deducibilità totale, deve tenersi al di sotto delle somme indicate dalle tabelle ACI.
Trovare il giusto equilibrio
Come trovare il giusto equilibrio mantenendo i benefici fiscali per l’azienda e un rimborso adeguato per i dipendenti ? N2F ha sviluppato un sistema che permette alle aziende di guadagnare tempo nel calcolo del rimborso chilometrico per ogni veicolo. L’azienda è tenuta all’aggiornamento manuale dei dati per il veicolo di ognuno dei suoi dipendenti su un foglio Excel. Una volta fatta quest’operazione, può caricare il file in N2F. Il software sviluppato da N2F calcola automaticamente l’importo del rimborso per ognuno dei veicoli aziendali e, quindi, per ogni dipendente. L’indennità chilometrica viene quindi calcolata in funzione della potenza fiscale del veicolo utilizzato (17 cavalli fiscali nel caso di un veicolo a benzina e 20 cavalli fiscali per un veicolo a diesel) e del numero di chilometri percorsi. Un risparmio di tempo per l’azienda e una maggiore efficacia anche per il dipendente.
N2F ha infatti sviluppato un’interfaccia con Google Maps che semplifica l’inserimento dei dati da parte del lavoratore calcolando la distanza automaticamente e tracciando il percorso sulla mappa.
L’applicazione N2F permette anche di personalizzare il tariffario nel caso in cui l’azienda abbia optato per un’indennità fissa. L’azienda ha così la piena libertà di scegliere unicamente sulla base della propria politica interna quale tra le due opzioni di rimborso privilegiare:
- rimborso chilometrico basato sulle tabelle ACI
- indennità chilometrica propria all’azienda.
N2F e il rimborso chilometrico
La soluzione N2F permette una gestione semplificata delle note spese grazie alla scansione analitica dei giustificativi nonché ad un sistema di elaborazione dati che permette di avere una visione d’insieme precisa delle spese aziendali.
Sia la piattaforma web che l’applicazione mobile offrono molteplici funzionalità di gestione dei rimborsi chilometrici. Un esempio?
Quando un dipendente si reca regolarmente presso un cliente, l’interfaccia N2F permette di registrare i viaggi preferiti in modo da risparmiare tempo nell’inserimento di dati che si ripetono uguali nel tempo. Al dipendente basterà quindi fare la richiesta di rimborso chilometrico per il dato viaggio e l’applicazione compilerà i dati automaticamente permettendo il calcolo del rimborso. Allo stesso modo, l’applicazione detrae automaticamente la distanza casa-lavoro qualora il dipendente sia partito dal suo domicilio per raggiungere il cliente.
Un’applicazione flessibile e personalizzabile che si adatta alle PMI come ai grandi gruppi. E non solo in Italia. Grazie alla sua dimensione internazionale, N2F è in grado di integrare e gestire anche i rimborsi chilometrici di diversi sistemi fiscali come ad esempio quello francese.
Per saperne di più sulla soluzione N2F, contatta i nostri esperti!
