Se siete uno studio di commercialisti, la contabilità rappresenta certamente un importante servizio rivolto alle aziende. Tuttavia, se non si possiedono strumenti di gestione al passo coi tempi, questo genere di mansione può essere di intralcio ad attività di consulenza con un più alto valore aggiunto per il cliente.
Lo avrete certamente constatato nel caso della registrazione contabile delle note spese. Decifrare una moltitudine di ricevute e scontrini, verificare interminabili fogli Excel alla ricerca di errori, calcolare l’importo IVA recuperabile per ogni singola voce… Incombenze decisamente dispendiose in termini di tempo ed energie!
La tecnologia, per fortuna, viene in nostro aiuto ed esistono soluzioni innovative per automatizzare ed ottimizzare la gestione dei processi.
Ecco allora tre ottime ragioni per convincere i vostri clienti ad adottare un software di gestione delle note spese con funzioni avanzate per la contabilità.
1. Un notevole risparmio di tempo
Il funzionamento di queste soluzioni è generalmente piuttosto intuitivo. Utilizzando un’applicazione mobile, il dipendente in trasferta scatta una foto del giustificativo. Il software, grazie alla tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), estrae tutte le informazioni e le digitalizza, integrandole al flusso di lavoro.
Una volta superate le tappe di convalida interne dell’azienda, i dati sui pagamenti effettuati vengono automaticamente analizzati, organizzati e resi disponibili all’export sotto forma di scritture contabili.
Potrete accordarvi con il vostro cliente su come meglio personalizzare la generazione degli export, che saranno poi pronti per essere registrati sul vostro sistema contabile. Attenzione quindi a privilegiare una soluzione che garantisca la compatibilità con i principali gestionali contabili.
Grazie all’automatizzazione della ricezione, della classificazione e della conversione in scritture contabile delle ricevute, il lungo lavoro manuale di controllo e inserimento viene eliminato assieme alla laboriosa gestione della documentazione cartacea.
Inoltre, grazie all’intelligenza artificiale, il vostro software di gestione delle note spese sarà in grado di calcolare automaticamente l’IVA recuperabile, tenendo conto delle differenze di aliquota ed evitando qualche grattacapo in termini di verifica fiscale.
2. Meno errori e più sicurezza
Quando si parla di note spese, una delle priorità delle aziende è minimizzare gli errori ed eliminare gli abusi. Potrete innanzitutto accompagnare i vostri clienti nella definizione di una policy adeguata ed esaustiva, al fine di evitare malintesi con i dipendenti e minimizzare le perdite economiche.
I gestionali di note spese propongono poi uno strumento che verrà sicuramente apprezzato in ambito contabile: la rilevazione automatica dei doppioni nelle voci di spesa. L’intelligenza artificiale infatti li identifica e li segnala, eliminando così il rischio di doppi rimborsi.
Un livello di sicurezza accresciuto che aiuterà le aziende non solo a scoraggiare la frode ma le rassicurerà anche in caso di controlli fiscali.
Con una contabilità in ordine, i vostri clienti potranno dormire sonni tranquilli.
3. Maggiore accessibilità e visione d’insieme
La trasformazione digitale degli uffici investe l’impresa italiana già da alcuni anni. La fatturazione elettronica obbligatoria sta accelerando questo processo, spingendo molte aziende ad adottare una progressiva dematerializzazione della documentazione amministrativa.
Ovviamente, ogni tipo di documento è soggetto ad uno specifico quadro regolamentare. Come previsto dall’art. 2220 del cod. civ., le note spese devono essere trattate come qualsiasi altro documento a rilevanza fiscale e archiviate per un periodo di 10 anni.
L’Agenzia delle Entrate ha recentemente chiarito quali modalità di conservazione vanno rispettate. Dovreste quindi informare i vostri clienti riguardo i principi cosiddetti di “conservazione sostitutiva” (immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità), richiesti per una dematerializzazione a norma di legge.
Una volta dematerializzate grazie al software di gestione, le note spese sono facilmente organizzabili e possono essere rapidamente recuperate in caso di necessità, senza bisogno di andare a spulciare in polverosi archivi cartacei.
Non solo, grazie alla digitalizzazione delle informazioni, molte soluzioni propongono funzioni avanzate di analytics: immaginate i vantaggi in termini di contabilità analitica una volta ottenuta una visibilità d’insieme sulle spese di viaggio e di rappresentanza dei vostri clienti.
Avrete un potente strumento di analisi per arricchire ed implementare il vostro lavoro di consulenza.
Studi di commercialisti: aiutate i vostri clienti a scegliere il buon software di gestione delle note spese
Dovreste quindi consigliare i vostri clienti incoraggiandoli ad adottare un software di gestione delle note spese.
Non solo il vostro lavoro di registrazione e controllo contabile verrà facilitato ma la dimensione win-win della vostra collaborazione con il cliente ne risulterà notevolmente rafforzata.
Abbiamo elencato i vantaggi che un software per la gestione delle note spese apporta al responsabile della contabilità ma dal punto di vista operativo e organizzativo le aziende sono quelle che ne traggono i principali vantaggi.
Per il dipendente in viaggio o in trasferta sarà sufficiente fotografare il giustificativo utilizzando l’APP e sarà rimborsato in tempi più rapidi. Il manager potrà invece verificare e convalidare le spese in tempo reale, mentre i dirigenti saranno in grado di definire la giusta policy e potranno facilmente customizzare i livelli di controllo.
È stato inoltre stimato che il costo per l’azienda dell’elaborazione non automatizzata di una singola nota spese può rapidamente elevarsi a diverse decine di euro, senza considerare i rischi di frode o di errore.
N2F è un gestionale per le note spese che ottimizza i processi semplificando la vita delle aziende e dei commercialisti ad un prezzo decisamente contenuto. Oltre ad includere tutte le funzioni di base che un buon gestionale di note spese dovrebbe avere, e che abbiamo sopra descritte, N2F propone altre interessanti funzionalità: la possibilità di collegarsi all’agenzia di viaggi, la gestione dei rimborsi chilometrici implementata da un’integrazione con Google Maps, un’integrazione e compatibilità totale con i gestionali di contabilità (Sistemi, SAGE, SAP, Zucchetti…) e di buste paghe. E molto altro ancora.
Sul web, su smartphone e tablet, N2F è un’applicazione per la gestione della nota spese che soddisferà tanto l’azienda quanto il commercialista.
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