La gestione delle note spese aziendali è particolarmente laboriosa e dispendiosa. La creazione di una nota spese e l’inserimento delle relative spese richiedono molto tempo, il costo può rapidamente ammontare a varie decine di euro e il rischio di errori ed imprecisioni può essere importante. La digitalizzazione dei giustificativi di spesa permette di ottimizzare e semplificare l’intero processo.
Sorgono diverse domande: quali sono i svariati strumenti per digitalizzare la gestione delle note spese ? Perché farlo ? Che ne è del quadro giuridico ? Come scegliere il software giusto ? Vi diciamo tutto !
I vari strumenti per l’ottimizzazione e la semplificazione della gestione delle note spese
Prima di tutto ci sono software installati sulla rete interna dell’azienda. Questa soluzione è piuttosto obsoleta, non offre molta flessibilità perché l’accessibilità online non è possibile da qualunque postazione, i dipendenti devono in effetti essere collegati al network aziendale.
Oggigiorno, gli strumenti di gestione delle note spese si stanno trasformando in compagni di viaggio. I dipendenti possono utilizzare alcune applicazioni Cloud che hanno il vantaggio di essere accessibili da qualsiasi tipo di devices e luogo, contrariamente ai software sopra citati.
Esiste poi una soluzione più moderna che sembra essere la più adatta: un’APP mobile abbinata ad un software. È conveniente a chi percorre chilometri ed è spesso in viaggio. Grazie all’applicazione dotata di scansione intelligente e istantanea, ogni utente deve solamente scattare una foto della sua ricevuta o scontrino al fine di registrare le sue note spese. Tutti i dati vengono estratti automaticamente della foto e sono messi in evidenza per facilitare il reperimento.
Come avrete capito, la nota spese non viene più eseguita solo sul computer. L’ingresso dello smartphone nel processo permette di snellire la gestione delle note.
Perché digitalizzare questo processo utilizzando le nuove tecnologie ?
Prima di tutto, la dematerializzazione permette di non dover più conservare i giustificativi cartacei. Basta perdere scontrini ! Adesso, si deve solo scattare una foto e l’applicazione conserva tutti i dati necessari. È la soluzione che permette di eliminare definitivamente la carta dal processo e ridurre i rischi di frodi ed errori. Ad esempio, diventa impossibile concedere un rimborso due volte per la stessa spesa e il sistema trasmette un avviso se la spesa è fatta durante il week end, un giorno festivo o un giorno di assenza del collaboratore.
Grazie alla digitalizzazione, le note spese possono essere generate in tempo reale e l’amministrazione riceve immediatamente i dati. Il flusso approvativo e di convalida è ridotto al minimo ed è totalmente trasparente. Questo permette di evitare situazioni di ritardi a fine mese e di semplificare il compito del reparto contabilità. I rimborsi vengono effettuati più velocemente, e di conseguenza, i dipendenti sono più soddisfatti.
Non dimentichiamo di menzionare il grande risparmio di tempo che offre una gestione digitale delle note spese. I dipendenti non devono più inserire tutte le loro note spese in un foglio Excel, i manager possono controllare l’accuratezza della nota e il reparto contabilità e amministrazione può beneficiare dei controlli automatici non dovendo più verificare le informazioni dal cartaceo.
La dematerializzazione delle note consente di centralizzare tutti i documenti giustificativi in modo sicuro e in totale conformità con i requisiti dell’amministrazione fiscale. Non c’è bisogno di preoccuparvi, in caso di controllo, tutti i documenti necessari sono a portata di mano e facilmente accessibili.
Il quadro giuridico della digitalizzazione delle note spese
La dematerializzazione dei giustificativi di spesa solleva une serie di domande, tra le altre, quella del suo quadro giuridico. Esistono normative specifiche che inquadrano e autorizzano la digitalizzazione del processo.
I due atti importanti sono i seguenti: Il Codice dell’Amministrazione Digitale che riunisce le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese, e il decreto ministeriale 17 giugno 2014 sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
Nel 2017, l’Agenzia delle Entrate ha esaminato la questione e ha confermato che i giustificativi di spesa digitalizzati hanno validità legale secondo la legge italiana. Affinché siano ritenute valide, le note spese devono possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
La scelta del software giusto, una decisione essenziale
La scelta del software è a volte sottovalutata ma non dovrebbe mai essere una decisione da prendere alla leggera. Scegliere il giusto strumento è essenziale e richiede la valutazione di diverse criteri.
Prima di tutto, il software deve essere abbinato ad un’applicazione mobile con funzione OCR. Come abbiamo detto sopra, questo è essenziale per portare a termine il processo di dematerializzazione.
Il software deve poi essere personalizzabile in base alle esigenza dell’azienda e non il contrario.
Un software si dimostrerà efficace se ottimizza le verifiche amministrative e permette di controllare l’andamento del processo grazie ad un modulo di reportistica integrato. È in effetti essenziale avere una visione globale delle vostre spese, per esempio grazie alla possibilità di classificarle o di ottenere grafici o report personalizzati. In un attimo, potete riunire i dati, analizzarli e sintetizzarli.
Ricordatevi anche di verificare che il software calcoli automaticamente l’IVA recuperabile secondo le disposizioni di legge.
Inoltre, il software deve consentire di semplificare la verifica da parte del reparto amministrativo grazie ai controlli automatizzati che evidenziano eventuali errori o problemi. Riguardo la contabilità, il software deve poter generare le scritture contabili ed esportare i dati nel gestionale in modo automatico.
Infine, è importante avere a disposizione un servizio clienti di qualità per ascoltare e rispondere con attenzione alle vostre richieste in modo da fornirvi un supporto reale e una soluzione adatta alle vostre esigenze. Un problema ? Una domanda ? Dovete poter contare su un team disponibile e competente.
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