Che sia una cena d’affari, un viaggio oppure un evento aziendale, le spese di rappresentanza fanno parte della vita di un’impresa. Sono uno strumento per sostenere le pubbliche relazioni e promuovere la società. Ecco quello che c’è da sapere sul trattamento fiscale delle spese di rappresentanza.
Quali sono le spese aziendali che possono essere considerate come spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza sono tutte le spese sostenute da un’azienda per ospitalità di partner o un viaggio per un convegno aziendalead esempio. Per essere considerate come spese di rappresentanza e quindi detraibili, devono rispettare determinati criteri come stabilito dal Decreto Ministeriale del 19 novembre 2008 relativo alle regole generali disposte dall’articolo 108, comma 2 del TUIR.
“Si considerano inerenti, sempreché effettivamente sostenute e documentate, le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore.”
Questo decreto qualifica come spese di rappresentanza:
- Le spese per viaggi turistici in occasione dei quali sono programmate e svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attività caratteristica dell’impresa;
- Le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di:
- ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose;
- inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa;
- mostre, fiere ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa;
- Le spese per beni, servizi e contributi distribuiti o erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni.
La legge stabilisce che le spese di rappresentanza debbano essere inerenti all’erogazione a titolo gratuito di beni e servizi che abbiano scopi promozionali o di pubbliche relazioni. Tali spese devono inoltre rispondere a criteri di ragionevolezza poiché devono avere l’obiettivo di generare benefici economici o averne la potenzialità e che sia coerente con le pratiche di settore.
Possiamo quindi riassumere i principi a cui si devono attenere le spese di rappresentanza così :
- Ragionevolezza, rapporto di adeguatezza della spesa rispetto al ritorno economico previsto
- Finalità promozionale, lo scopo deve essere quello di consolidare e migliorare l’immagine dell’azienda
- Coerenza, ovvero conforme alle pratiche del settore
- Gratuità, la spesa non deve essere collegata a una prestazione fornita dall’interessato.
E’ importante sapere la differenza fra spese di rappresentanza rispetto a quelle di propaganda o pubblicità. Mentre le prime hanno lo scopo di aumentare il prestigio e l’immagine dell’azienda le secondo hanno lo scopo di aumentare le vendite e i ricavi.
Detraibilità e deducibilità delle spese di rappresentanza : quali sono i requisiti
Ai fini della detraibilità IVA e della deducibilità del costo, si considerano spese di rappresentanza quelle:
- effettivamente sostenute e documentate;
- di erogazione di beni e servizi a titolo gratuito;
- con finalità di pubbliche relazioni o promozionali;
- che rispondono ai criteri di ragionevolezza con obiettivo di generare benefici economici per l’impresa in coerenza con le pratiche commerciali del settore.
Le spese di rappresentanza devono assolutamente essere sostenute relativamente ad eventi che coinvolgano clienti dell’impresa, effettivi o potenziali, cioè interessati all’impresa dal punto di vista commerciale. Devono anche rispettare stringenti obblighi documentali. L’Agenzia delle entrate deve avere a disposizione tutti gli elementi per collegare le spese ai soggetti, un’eventuale irregolarità farebbe in effetti perdere il diritto alla deduzione integrale.
L’integrazione della documentazione è tuttavia possibile anche successivamente nel momento in cui si è soggetti ad una verifica.
Deducibilità e detraibilità: come funzionano
Deducibilità
Per le imprese la deducibilità relativa alle spese di rappresentanza è proporzionale ai ricavi della gestione caratteristica dell’azienda. In particolare come previsto dal comma 2 dell’art. 108 del Tuir il massimale deducibile potrà essere :
- 1,5% dei ricavi e altri proventi della gestione caratteristica fino a euro 10 milioni;
- 0,6% dei ricavi e altri proventi della gestione caratteristica per la parte eccedente euro 10 milioni e fino a 50 milioni;
- 0,4% dei ricavi e altri proventi della gestione caratteristica per la parte eccedente euro 50 milioni.
Facciamo un esempio per capire meglio come si applica :
I ricavi della gestione caratteristica dell’azienda sono 70.000.000 €. Per calcolare qual è il limite delle spese di rappresentanza che potranno essere dedotte dovremo sommare questi valori:
- 1,5% dei primi 10.000.000 € sul totale dei ricavi = 150.000 €
- 0,6% dei 40.000.000 € successivi = 240.000 €
- 0,4% di quanto eccede i 50.000.000 €. In questo esempio 20.000.00 € (70.000.000 € – 50.000.000 €). Quindi 0,4% di 20.000.000 = 80.000 €
Il tetto massimo deducibile sarà perciò 470.000 €
Questo tetto si applica a tutte le spese di rappresentanza. Nel caso di spese relative a vitto e alloggio la deducibilità è al 75%. La deducibilità è invece totale (100%) per le altre spese di rappresentanza quali spese per feste, ricevimenti e altri eventi ; viaggi turistici in occasione dei quali sono programmate e svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi dell’azienda.
Diversa modalità si applica invece per il calcolo del tetto massimo sulle spese di rappresentanza deducibili sostenute dai liberi professionisti. In questo caso il plafond di deducibilità ha il limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.
Detraibilità IVA
Per quanto riguarda la detraibilità IVA risulta possibile applicarla al 100% sulle spese di rappresentanza con costo unitario non superiore a 50€. Questi possono essere ad esempio degli omaggi.
La detraibilità si può inoltre applicare a tutte le spese di ospitalità sostenute per i clienti dell’azienda, reali o potenziali, con lo scopo di farli soggiornare durante eventi quali mostre, fiere, esposizioni o similari il cui obiettivo sia esporre beni e servizi dell’azienda. Sono da considerarsi compresi anche eventi di audit che avvengono nei locali della società, quali sedi e stabilimenti produttivi.
