Nell’esercizio delle loro funzioni, molti lavoratori sono obbligati a viaggiare per conto dell’azienda. Durante questi spostamenti sono costretti a sostenere spese che vengono poi rimborsate dal loro datore di lavoro spesso dietro presentazione di una nota spese. Esistono due tipologie di rimborso spese per le trasferte di lavoro : il rimborso analitico o a piè di lista e il rimborso forfettario. In questo articolo capirete cosa si intende per rimborso spese forfettario e come funziona.
Cos’è il rimborso o regime forfettario ?
Quando si parla di rimborso spese forfettario, il datore di lavoro eroga una cifra pattuita al dipendente in trasferta a seconda del tipo di spesa sostenuta e dichiarata nella nota spese. L’importo di questo rimborso può variare in base ai parametri stabiliti dalla legge. Può accadere che i datori di lavoro definiscano in modo autonomo l’importo del forfait* se offre condizioni più favorevoli per i lavoratori. Nel regime forfettario, l’importo è calcolato in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera e deve essere corrisposto per l’intero periodo della trasferta di lavoro,indipendentemente dalla sua durata effettiva. Questo significa che è possibile beneficiare del rimborso forfettario anche se la missione è stata completata in poche ore.
Al contrario, lo spostamento del dipendente all’interno del territorio comunale non è considerato una trasferta. In questo caso, se il datore di lavoro riconosce un’indennità forfettaria, essa contribuisce pienamente alla determinazione del reddito del lavoratore ed è quindi soggetta a tassazione.
Inoltre, a differenza del rimborso a piè di lista, nel rimborso spese forfettario il lavoratore non deve produrre alcun documento giustificativo per certificare l’ammontare delle spese sostenute durante la trasferta di lavoro. Deve solo indicare la tipologia delle spese nella nota spese, permettendo all’azienda di calcolare l’importo da riconoscere al dipendente. L’importo del rimborso viene stabilito a priori e non è considerato come retribuzione, il che significa che non viene tassato entro certi limiti. Il limite giornaliero è di 46,48€ per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale in Italia e di 77,46€ per le trasferte effettuate all’estero.
Come funziona e chi ha diritto al rimborso forfettario?
L’azienda e il lavoratore concordano un importo forfettario fisso che coprirà le spese tipiche sostenute durante le attività lavorative, come viaggi, vitto, alloggio, ecc. Questo importo è solitamente calcolato sulla base di stime medie delle spese previste.
I lavoratori che devono viaggiare per motivi di lavoro, sia a livello nazionale che internazionale hanno diritto a questo tipo di rimborso.
Se previsto dal contratto, anche i collaboratori esterni o i rappresentanti commerciali che viaggiano per incontrare clienti o fornitori possono ricevere un rimborso forfettario.
In molte aziende, anche dirigenti e manager con ruoli che richiedono frequenti viaggi o spese rappresentative possono beneficiare di questo regime.
Regime forfettario e fatture elettroniche Il regime forfettario è una scelta fiscale vantaggiosa per molti piccoli imprenditori e professionisti, grazie alle sue semplificazioni contabili e all’aliquota ridotta. Tuttavia, ci sono alcune peculiarità da considerare, soprattutto per quanto riguarda la gestione dei rimborsi spese e l’obbligo di fatturazione elettronica.
Dal 1° luglio 2022, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per la maggior parte dei contribuenti in regime forfettario, con l’estensione a tutti i contribuenti in regime forfettario a partire dal 1° gennaio 2024.
Cosa cambia con la fatturazione elettronica?
- Emissione delle fatture: anche i rimborsi spese devono essere fatturati elettronicamente. Nella fattura elettronica, i rimborsi spese devono essere indicati separatamente, ma l’importo totale contribuisce al calcolo del ricavo annuale.
- Diciture specifiche: le fatture devono contenere la dicitura che attesta l’appartenenza al regime forfettario e l’esenzione dall’IVA, come previsto dalla legge.
- Invio e conservazione: le fatture devono essere inviate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) e conservate digitalmente per almeno 10 anni.
Anche se i rimborsi spese non sono deducibili, è fondamentale considerarli nel calcolo del reddito imponibile, poiché influenzano l’importo totale dichiarato. Sebbene non vi sia un impatto diretto sull’imposta sostitutiva (poiché non è prevista la deducibilità delle spese), è comunque essenziale gestire correttamente questi importi per evitare errori nella dichiarazione dei redditi.
La combinazione tra rimborsi spese e fatturazione elettronica nel regime forfettario richiede attenzione e una gestione accurata delle fatture emesse. È importante che i professionisti e le piccole imprese comprendano come includere i rimborsi nelle loro fatture elettroniche e siano consapevoli del loro impatto sul reddito imponibile. Con una corretta gestione, è possibile evitare complicazioni fiscali e sfruttare al meglio i vantaggi del regime forfettario.
Rimborso forfettario: quali limiti ?
Si parla di rimborso forfettario nel momento in cui l’azienda versa una somma al proprio dipendente per le trasferte e le spese sostenute per conto della società. La somma del rimborso forfettario varia a seconda che il viaggio venga effettuato in Italia o all’estero. Affinché tali costi siano deducibili, l’importo del rimborso forfettario fissato dalla società deve rientrare nei limiti fiscali detraibili. A seconda del tipo di viaggio l’importo può quindi variare e non concorre alla determinazione del reddito alla formazione del reddito entro i seguenti limiti :
– 46,48 Euro al giorno per le trasferte fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia;
– 77,46 Euro al giorno per le trasferte all’estero.
Qualunque sia la durata della trasferta, al lavoratore viene sempre riconosciuta un’indennità forfettaria fino ad 46,48€ al giorno, se la trasferta viene effettuata in Italia, che la mansione sia durata qualche ore o un’intera giornata.
L’azienda può scegliere se applicare i limiti esatti o applicare limiti più bassi. Il datore di lavoro può anche scegliere di superare questi limiti ma perde il delta dell’eventuale rimborso.
I vantaggi del rimborso forfettario
Grazie al regime forfettario, a differenza delle altre tipologie di rimborsi, l’azienda non ha limiti di deducibilità e come già visto, non concorre alla determinazione del reddito per il dipendente fino ai limiti sopra esposti.
Per poter usufruire del regime forfettario, il lavoratore deve essere dipendente dell’azienda e ricevere i rimborsi direttamente in busta paga, a seguito della presentazione di una nota spese.Il rimborso forfettario non è imponibile per il dipendente, mentre per l’azienda è interamente deducibile. Ciò consente ai datori di lavoro di ridurre l’imponibile sul quale viene calcolata la tassazione.
In sintesi, il rimborso forfettario si configura come una soluzione pratica e conveniente per semplificare la gestione delle spese professionali, rendendolo una scelta diffusa in molti contesti aziendali. Per le aziende, è fondamentale conoscere le diverse tipologie di rimborso esistenti, al fine di adottare la soluzione più adatta alle proprie esigenze e a quelle dei propri dipendenti.
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*forfait: compenso o retribuzione globale, fondato su una valutazione complessiva delle prestazioni di lavoro fornite, indipendentemente dalla loro frequenza e dalla loro entità.
