Nell’esercizio delle proprie funzioni, gli amministratori di una società sono spesso chiamati a sostenere diverse spese nell’ambito di trasferte di lavoro (spese di vitto e alloggio oppure spese di carburante). Come i dipendenti, anche gli amministratori hanno diritto al rimborso delle spese effettuate durante la loro missione. Ma ci sono delle specificità da conoscere. Quali? Scopriamolo insieme.

Rimborso spese amministratore: ecco come gestirle nel 2022

In linea di principio, il rimborso spese amministratore è basato sul modello dei rimborsi effettuati per i dipendenti. Si parte dal riempimento di una nota spese classica con l’identificazione precisa delle spese sostenute, delle date delle trasferte, e dei giustificativi di spesa corrispondenti. La differenza fondamentale sta nella gestione dei rimborsi in base al rapporto di subordinazione dell’amministratore rispetto all’azienda. Egli può infatti essere un libero professionista con partita IVA oppure un dipendente (o assimilato dipendente) della società stessa.

Amministratore libero professionista

Quando l’amministratore è un libero professionista con partita IVA, ad esempio un dottore commercialista, il trattamento fiscale del rimborso segue la disciplina stabilita per il rimborso spese professionisti. In questo caso, le modalità di rimborso dipendono dalle 3 variabili che seguono:

  • L’amministratore intesta la fattura a sé stesso oppure alla società?
  • Il rimborso viene regolato secondo il metodo analitico oppure forfettario?
  • Come sono fatturate le spese in questione (dall’amministratore alla società oppure da un terzo verso l’amministratore stesso o direttamente in favore della società)?

Se le spese sono prepagate dalla società, le fatture corrispondenti saranno intestate alla società stessa. In questo caso, l’amministratore non ha alcuna incombenza amministrativa.

Se invece le spese sono sostenute dall’amministratore, che diventa quindi l’intestatario delle fatture, queste saranno scaricate sulla società ma non costituiranno reddito da lavoro autonomo. Ciò vuol dire che gli importi non andranno a sommarsi al reddito dell’amministratore. Esiste poi la possibilità che l’amministratore anticipi le spese e che, in seguito, egli stesso fatturi gli importi corrispondenti alla società per la quale lavora. In questo caso, gli importi vanno a contribuire alla formazione del suo reddito da lavoro autonomo

Amministratore dipendente (o equivalente)

Quando l’amministratore è legato alla società da un contratto come lavoratore dipendente, oppure da un contratto che lo vincola con un legame di subordinazione alla società stessa, allora il rimborso spese segue la disciplina fissata dall’art. 51 del DPR n. 917/86 (TUIR) che stabilisce le regole applicabili al rimborso spese dei dipendenti.

Ci sono così diverse tipologie di rimborso spese:

  • Rimborso analitico: quando l’amministratore viene rimborsato unicamente sulla base dei documenti che attestano le spese sostenute in trasferta.
  • Rimborso chilometrico: in questo caso si rimborsano i chilometri percorsi durante la trasferta. Il calcolo dell’importo avviene sulla base delle tabelle ACI. I quozienti riportati nelle suddette tabelle prendono in considerazione non solo il costo del carburante, ma anche il costo per la manutenzione ordinaria e straordinaria del veicolo, dell’assicurazione e della quota di ammortamento del veicolo.
  • Rimborso forfettario: questo tipo di rimborso è possibile solo se l’amministratore è inquadrato contrattualmente come dipendente della società, con regolare busta paga. In questo caso viene fissato un forfait di 46,48€ per ogni trasferta in Italie per coprire le spese di vitto e alloggio. Per le trasferte all’estero, invece, il forfait si eleva a 77,46€.
  • Rimborso misto: si tratta di una tipologia di rimborso che comprende due tipologie di spesa (rimborso forfettario e rimborso analitico di vitto o alloggio). Sarà l’amministratore a scegliere quale dei costi sostenuti vorrà farsi rimborsare in modo analitico, ad esempio l’alloggio oppure il vitto. In questo caso, l’importo del rimborso forfettario sarà ridotto di un terzo (30,98 €). Se l’amministratore sceglie di farsi rimborsare in modo analitico sia il vitto che l’alloggio, il forfait sarà ridotto di due terzi (15,49 €).

N2F e il rimborso spese amministratore

Abbiamo visto che un amministratore deve seguire gli stessi passaggi di un dipendente aziendale per richiedere e ottenere i rimborsi spese. La procedura può rivelarsi macchinosa e lunga. Una nota spese è un documento formale che deve essere il più preciso possibile, deve infatti presentare i dati anagrafici nella loro interezza, nonché la data, l’ora, il luogo e naturalmente l’importo della spesa.

All’azienda spetta quindi di approvare il rimborso spese dell’amministratore in base ai seguenti criteri:

  • Spese autorizzate
  • Coerenza con la trasferta di lavoro
  • Presentazione dei giustificativi

A seguito della risoluzione 96/2017 dell’Agenzia delle Entrate, è possibile ormai fornire i giustificativi in formato dematerializzato. Ecco uno dei principali punti di forza della tecnologia sviluppata da N2F per ridurre i tempi di compilazione delle note spese nonché eliminare gli eventuali errori scaturiti da un inserimento manuale dei dati.

Il software N2F si basa in effetti sulla tecnologia OCR per scannerizzare scontrini e giustificativi di spesa ed estrarre direttamente i dati fiscali: data, importo, aliquota IVA (anche se sono presenti più aliquote), esercente, tassa di soggiorno, mancia o volume del carburante, tutto in un solo clic. La scansione intelligente di N2F permette anche il calcolo automatico dell’IVA. Questo automatizza il calcolo dell’importo da recuperare (ove la legislazione fiscale lo permette) poiché esso è preconfigurato per ogni categoria di spesa.

L’amministratore deve richiedere un rimborso chilometrico? Nessun problema. N2F ha sviluppato un’interfaccia con Google Maps che semplifica l’inserimento dei dati da parte del lavoratore calcolando la distanza automaticamente e tracciando il percorso sulla mappa.

Il nostro software offre in più la possibilità di seguire lo stato di avanzamento della nota spese in qualsiasi momento e tutti i dati sono esportabili in PDF, XLS o CSV in modo da essere facilmente condivisibili. Una soluzione semplice e affidabile per tutti gli amministratori, siano essi liberi professionisti con partita IVA oppure lavoratori dipendenti e/o subordinati dell’azienda.

Per saperne di più, non esitare a contattare i nostri esperti!